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1、引言

在水利工程建設監理實(shí)施過(guò)程中，要開(kāi)不少的會(huì )。會(huì )議是總監理工程師溝通情況、協(xié)調矛盾、反饋信息、制定決策和下達指令、解決糾紛的主要方式；也是總監對工程進(jìn)行監督控制和對內部人員進(jìn)行有效管理的重要工具。有些比較重要的會(huì )議，應當做好記錄。有了記錄，可以照決議辦事，可以隨時(shí)檢查決議的執行情況，還可以查考發(fā)言的內容。

有的會(huì )議，不僅要做好記錄，會(huì )后還要根據記錄整理成會(huì )議紀要，作為文件，印發(fā)有關(guān)方面據以貫徹執行。為此，會(huì )議記錄和會(huì )議紀要是工程變更、簽證、延期、計量、質(zhì)量、安全事故原因分析及責任追究等方面的重要憑證和依據；是工程技術(shù)人員和各有關(guān)部門(mén)實(shí)行工程管理、制定措施、方案的重要參考資料；是監理單位的產(chǎn)品，也是監理資料的重要組成部分。

寫(xiě)好會(huì )議記錄和紀要并不是一件容易的事，除了耳靈手快，具有綜合分析能力外，還要按照有關(guān)規定和要求，隨工程進(jìn)度同步進(jìn)行，做到準確、及時(shí)、認真、真實(shí)、可信。由于監理人員參差不齊，水平不一，有的記錄和紀要還存在一定問(wèn)題。

2、會(huì )議記錄、紀要常出現的問(wèn)題

2.1 內容不全 由于管理不善、制度不嚴、責任不清及人員素質(zhì)差，記錄時(shí)該記的內容未記，該形成紀要的沒(méi)有形成，與會(huì )人員該簽字的沒(méi)有簽字，應妥善保管的資料出現損壞或丟失，這些都直接影響了資料的完整性。

2.2 真實(shí)性不夠 記錄時(shí)沒(méi)有把會(huì )議進(jìn)行的真實(shí)情況如實(shí)地記下來(lái)，任意增減或改變會(huì )議發(fā)言或者決議的原意，以主觀(guān)代替客觀(guān)，以偏蓋全，隨意加修飾詞等。這種作法有悖于誠信原則。記錄必須做到真實(shí)、準確、無(wú)誤。

2.3 格式不規范 有些監理人員不熟悉，甚至不懂記錄、紀要的書(shū)寫(xiě)格式，盲目地隨意地去寫(xiě)，寫(xiě)出來(lái)的東西條理不清、邏輯不強、語(yǔ)言不準確，沒(méi)有重點(diǎn)，雜亂無(wú)章，字跡潦草，完全脫離文體的要求，讓人難以明白其中的意思，無(wú)法據此行事。

2.4 編寫(xiě)不及時(shí) 有的監理機構，由于對會(huì )議紀要不夠重視，或是人員安排不當，檢查指導不力，使會(huì )議紀要不是不寫(xiě)就是嚴重滯后于記錄的形成時(shí)間，在需要時(shí)拿不出東西，需用時(shí)突出整理，往往是粗制濫造，漏洞百出。施工階段的工程監理記錄、紀要必須準確及時(shí)地反映工程建設施工過(guò)程的管理。施工期間的不可逆性，具有時(shí)過(guò)境遷不可追憶的過(guò)程。

3、會(huì )議記錄

水利工程推行招標投標和建設監理的實(shí)踐告訴我們，工程建設過(guò)程中必然會(huì )舉行眾多類(lèi)型的會(huì )議，通過(guò)會(huì )議的討論研究，統一了思想認識，形成決議。為使會(huì )議精神能在會(huì )后很好的貫徹執行，順利實(shí)現預定的目標，并作為日后檢查執行情況的根據，就有必要把會(huì )議的內容具體記錄下來(lái)。這些記錄材料就是會(huì )議記錄。工程建設監理會(huì )議記錄有別于其它會(huì )議記錄，有其自己獨特的格式，它所包括的兩個(gè)部分是：

3.1 會(huì )議記錄（B3-1） 由五個(gè)方面組成，即會(huì )議主持人、會(huì )議時(shí)間、會(huì )議地點(diǎn)、記錄人和會(huì )議內容。會(huì )議內容是會(huì )議記錄的主要部分，記錄方法有兩種。

（1 ）摘要記錄。只記會(huì )上報告了什么事情，討論了什么問(wèn)題，通過(guò)了什么決議。一般只要在開(kāi)會(huì )時(shí)認真地記一下，事后未必整理，但也要仔細地看過(guò)、補遺。

（2 ）詳細記錄。要把每個(gè)人的發(fā)言都記下來(lái)，不僅要在開(kāi)會(huì )時(shí)記好，而且要在會(huì )后認真地加以整理。會(huì )后整理的記錄還要經(jīng)過(guò)主持人的審閱。以上兩種方法，究竟采用哪一種比較合適，要根據會(huì )議的性質(zhì)、目的、要求及討論的問(wèn)題來(lái)決定。一般的會(huì )議，如討論的問(wèn)題比較簡(jiǎn)單，只要摘要記錄就可；討論的問(wèn)題比較復雜，在討論過(guò)程中有不同意見(jiàn)，甚至有爭論的，就要詳細地記下來(lái)。

3.2 會(huì )議簽名單（B3-2 ） 會(huì )議簽名單里主持人、時(shí)間、地點(diǎn)、記錄人與會(huì )議記錄相重復，書(shū)寫(xiě)時(shí)必須要一致，不能有誤。工程名稱(chēng)寫(xiě)建設項目名稱(chēng)，編號寫(xiě)工程合同編號+B3.2+N （N 是自然數）。出席人員及職務(wù)簽名欄較為關(guān)鍵，最好在散會(huì )前討論時(shí)間里抽空簽。尤其是重要領(lǐng)導人當時(shí)簽不上，會(huì )后再補很困難，往往空缺。

4、會(huì )議紀要

會(huì )議紀要是根據會(huì )議記錄摘要整理的、需要貫徹執行的書(shū)面文件。

水利工程建設過(guò)程中，要形成全文紀要的會(huì )很多，如：技術(shù)交底會(huì )議、施工方案審查會(huì )議、基礎驗收會(huì )議、工程階段驗收會(huì )議、年度工程計劃會(huì )議、竣工驗收會(huì )議、索賠協(xié)調會(huì )議、設備采購會(huì )議等。這些會(huì )議雖開(kāi)過(guò)后并不作出正式?jīng)Q定和決議，但對會(huì )上所討論的問(wèn)題，在取得一致意見(jiàn)后，需要貫徹執行，在這種情況下，就需要寫(xiě)會(huì )議紀要。

會(huì )議紀要一般包括兩個(gè)方面：會(huì )議情況簡(jiǎn)述和內容紀要。

4.1 會(huì )議情況簡(jiǎn)述 簡(jiǎn)要敘述開(kāi)會(huì )目的、時(shí)間、地點(diǎn)、參加會(huì )議的單位和討論的問(wèn)題及討論情況。

4.2 內容紀要 記述有關(guān)領(lǐng)導的講話(huà)摘要，歸納與會(huì )人員經(jīng)過(guò)討論取得一致意見(jiàn)的幾個(gè)問(wèn)題。

4.3 注意的問(wèn)題 會(huì )議紀要既然要貫徹執行，在寫(xiě)作時(shí)就必須注意以下幾點(diǎn)：

（1 ）闡述要清楚，交代要具體，否則就無(wú)法貫徹執行。

（2 ）觀(guān)點(diǎn)要鮮明，是非要分明，對有爭議的問(wèn)題要表明態(tài)度，以免造成障礙和損失。

（3 ）整理要忠實(shí)，要點(diǎn)要突出，抓住重點(diǎn)。

（4 ）語(yǔ)言要簡(jiǎn)煉，判斷要準確。

（5 ）條理要清楚，概括要全面。

總之，紀要應分條、分層敘述，避免雜亂無(wú)章、前后矛盾。寫(xiě)好紀要是我們每個(gè)監理人員應具備的起碼素質(zhì)。