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1、監理工程師處理雙方所提出的索賠必須以合同為依據

盡管監理工程師受雇于業(yè)主，但當其遇到索賠事件時(shí)，則必須以完全獨立的裁判人的身份，站在客觀(guān)公正的立場(chǎng)上審查索賠要求的正當性。監理工程師必須對合同條件、協(xié)議條款等有詳細的了解，以合同為依據來(lái)公平處理合同雙方的利益糾紛。但有時(shí)合同文件本身也會(huì )引起索賠，由于合同文件的內容相當廣泛，包括合同協(xié)議、圖紙、合同條件、工程量清單以及許許多多來(lái)往的函件和修改變更通知，以致自相矛盾，或者可作不同解釋?zhuān)瑢е潞贤m紛。根據國家工商行政管理局、建設部的建設工程施工合同示范文本，合同文件應能互相解釋、互為說(shuō)明，除合同另有約定外，其組成和解釋順序如下：

1）協(xié)議條款；

2）合同條件；

3）洽商、變更等明確雙方權利義務(wù)的紀要協(xié)議；

4）招標承包工程的中標通知書(shū)、投標書(shū)和招標文件；

5）工程量清單或確定工程造價(jià)的工程預算書(shū)和圖紙；

6）標準、規范和其他有關(guān)技術(shù)資料、技術(shù)要求。

2、監理工程師必須注意資料的積累

積累一切可能涉及索賠論證的資料，同施工企業(yè)、建設單位研究的技術(shù)問(wèn)題、進(jìn)度問(wèn)題和其他重大問(wèn)題的會(huì )議應當做好文字記錄，并爭取會(huì )議參加者簽字，作為正式文檔資料。應建立嚴密的監理日志，承包方對監理指令的執行情況、抽查試驗記錄、工序驗收記錄、計量記錄、日進(jìn)度記錄以及每天發(fā)生的可能影響到合同協(xié)議的事件的具體情況等，同時(shí)還應建立業(yè)務(wù)往來(lái)的文件編號檔案等業(yè)務(wù)記錄制度，做到處理索賠時(shí)以事實(shí)和數據為依據。

3、及時(shí)、合理地處理索賠

索賠發(fā)生后，監理工程師必須依據合同的準則及時(shí)地對索賠進(jìn)行處理，任何在中期付款期間，將問(wèn)題擱置下來(lái)，留待以后處理的想法將會(huì )帶來(lái)意想不到的后果。如果承包方合理的索賠要求長(cháng)時(shí)間得不到解決，單項工程的索賠積累下來(lái)，有時(shí)可能會(huì )影響承包方的資金周轉，使其不得不放緩速度，從而影響整個(gè)工程的進(jìn)度。此外，在索賠的初期和中期，可能只是普通的信件往來(lái)，拖到后期綜合索賠，將會(huì )使矛盾進(jìn)一步復雜化，往往還牽涉到利息、預期利潤補償、工程結算以及責任的劃分、質(zhì)量的處理等，因此盡量將單項索賠在執行過(guò)程中陸續加以解決。這樣做不僅對承包方有益，同時(shí)也體現了監理工程師處理問(wèn)題的獨立性；既維護了業(yè)主的利益，同時(shí)又照顧了承包方的實(shí)際情況。監理工程師必須注意雙方計算索賠的合理性。如由于業(yè)主的原因造成工程停工，承包方提出索賠，機械停工損失按機械臺班單價(jià)計算、人工窩工按日工資單價(jià)計算，顯然是不合理的。機械停工由于不發(fā)生運行費用，應按折舊費加以補償；同樣對人工窩工，承包方可以考慮將工人調到別的工作崗位，實(shí)際補償的應是工人由于更換工作地點(diǎn)及工種造成的工作效益的降低而發(fā)生的費用。

4、加強主動(dòng)監理，減少工程索賠

在我國，監理與承包企業(yè)是為完成同一項工程而作的不同分工，必須提倡主動(dòng)監理，不要等到工程完工以后才進(jìn)行驗收。要在工程的實(shí)施過(guò)程中將預料到的可能發(fā)生的問(wèn)題告訴承包企業(yè)，避免由于工程返工造成工程成本上升，這樣也可以減輕承包企業(yè)的心理壓力，減少承包企業(yè)想方設法通過(guò)索賠途徑來(lái)彌補工程成本上升所造成的利潤損失。另外，監理工程師在項目實(shí)施過(guò)程中，應對可能引起的索賠進(jìn)行預測，盡量采取一些措施，進(jìn)行補救，避免索賠的發(fā)生。