1.招標文件、合同文本及附件，其他各種簽約（備忘錄、修正案等），業(yè)主認可的工程實(shí)施計劃，各種工程圖紙（包括圖紙修改指令），技術(shù)規范等；承包商的報價(jià)文件，包括各種工程預算和其他作為報價(jià)依據的資料，如環(huán)境調查資料、標前會(huì )議和澄清會(huì )議資料等。

　　2.來(lái)往信件（書(shū)信、電子郵件等）。如業(yè)主的變更指令，各種認可信、通知，對承包商問(wèn)題的答復信等。這里注意，商討性的和意向性的信件通常不能作為變更指令或合同變更文件。

　　在合同實(shí)施過(guò)程中，承包商對業(yè)主和工程師的口頭指令、傳真件、電子郵件等和對工程問(wèn)題的處理意見(jiàn)要及時(shí)索取書(shū)面證據。來(lái)信的信封也要封存，信封上的郵戳記載著(zhù)發(fā)信和收信的準確日期，起證明作用。

　　3.各種會(huì )議紀要。在標前會(huì )議和決標前的澄清會(huì )議上，業(yè)主對承包商問(wèn)題的書(shū)面答復，或雙方簽署的會(huì )談紀要；在合同實(shí)施過(guò)程中，業(yè)主、工程師和各承包商定期會(huì )商，研究實(shí)際情況，作出決議或決定。它們可作為合同的補充。但會(huì )談紀要須經(jīng)各方簽署才有法律效力。

　　4.施工進(jìn)度計劃和實(shí)際施工進(jìn)度記錄。包括總進(jìn)度計劃，開(kāi)工后業(yè)主的工程師批準的詳細的進(jìn)度計劃、每月進(jìn)度修改計劃、實(shí)際施工進(jìn)度記錄、月進(jìn)度報表等。這不僅是工程的施工順序、各工序的持續時(shí)間，還包括勞動(dòng)力、管理人員、施工機械設備、現場(chǎng)設施的安排計劃和實(shí)際情況，材料的采購定貨、運輸、使用計劃和實(shí)際情況等。

　　5.施工現場(chǎng)的工程文件，如施工記錄、施工備忘錄、施工日報、工長(cháng)和檢查員的工作日記、監理工程師填寫(xiě)的施工記錄和各種簽證等。它們應能全面反映工程施工中的各種情況，如勞動(dòng)力數量與分布、設備數量與使用情況、進(jìn)度、質(zhì)量、特殊情況及處理。各種工程統計資料，如周報、旬報、月報。這些報表通常包括本期中以及至本期末的工程實(shí)際和計劃進(jìn)度對比、實(shí)際和計劃成本對比和質(zhì)量分析報告、合同履行情況評價(jià)等。

　　6.工程照片。如表示工程進(jìn)度的照片、隱蔽工程覆蓋前的照片、業(yè)主責任造成返工和工程損壞的照片等。

　　7.氣象報告。如果遇到惡劣的天氣，應作記錄，并請工程師簽證。

　　8.工程中各種檢查驗收報告和各種技術(shù)鑒定報告。工程水文地質(zhì)勘探報告、土質(zhì)分析報告、文物和化石的發(fā)現記錄、地質(zhì)承載力試驗報告、隱蔽工程驗收報告、材料試驗報告、材料設備開(kāi)箱驗收報告、工程驗收報告等，它們能證明工程質(zhì)量。

　　9.工地的交接記錄（應注明交接日期，場(chǎng)地平整情況，水、電、路情況等），圖紙和各種資料交接記錄。工程中送停電、送停水、道路開(kāi)通和封閉的記錄和證明，它應有工程師簽證。