[論文摘要]信息化是當今世界經(jīng)濟和社會(huì )發(fā)展的大趨勢。計算機技術(shù)的快速發(fā)展使我們步人了一個(gè)信息化的時(shí)代，無(wú)論是從政治、經(jīng)濟、文化、科技、軍事等多個(gè)領(lǐng)域還是到人類(lèi)生活的各個(gè)角落，信息技術(shù)不斷顯示其獨特的魅力，成為現代社會(huì )和現代�；畈豢扇鄙俚墓ぞ�。

　　1、檔案信息化的定義和內涵

　　1.1定義所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門(mén)的統一規劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應用現代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理并提供利用服務(wù)。

　　1.2內涵檔案信息化可以從以下幾個(gè)方面來(lái)理解：第一，要實(shí)現檔案信息的數字化和網(wǎng)絡(luò )化；第二，要實(shí)現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；第三，要實(shí)現檔案信息高度共享；第四，要引發(fā)檔案管理模式的變革。

　　2、檔案信息化管理的必要性

　　由于檔案需長(cháng)期保存，為提高存儲環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲(chóng)蝕以及火災等災害，每年大量投入文檔的保管經(jīng)費已在所難免，且因無(wú)備份而又為每年不得不有的文檔損失耽憂(yōu)。由于檔案需反復查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來(lái)管理上的困擾。在已認知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進(jìn)程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應用有待全面解決。信息化是當今世界經(jīng)濟和社會(huì )發(fā)展的大趨勢。無(wú)論是從政治、經(jīng)濟、文化、科技、軍事等多個(gè)領(lǐng)域還是到人類(lèi)生活的各個(gè)角落，信息技術(shù)兀不顯示其獨特的魅力，成為現代社會(huì )和現代�；畈豢扇鄙俚墓ぞ��？梢哉f(shuō)，現代信息技術(shù)成為實(shí)現科學(xué)開(kāi)發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。

　　3、加強檔案信息化管理的措施

　　《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》又把信息化建設列為戰略重點(diǎn)之一，明確了“十五”期間檔案信息化管理的主要任務(wù)。歸納其主要內容有：制定檔案信息化管理的有關(guān)標準，研制、推廣檔案管理應用軟件，加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規范、聯(lián)通各區域網(wǎng)絡(luò )，建立全國檔案信息網(wǎng)絡(luò )，并人國家信息網(wǎng)。實(shí)現館藏檔案數字化、傳輸網(wǎng)絡(luò )化、資源共享化、服務(wù)對象與需求擴大化。

　　3.1加強基礎設施建設

　　電子計算機技術(shù)是當今新技術(shù)革命的先導技術(shù)。電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動(dòng)進(jìn)行運算等特點(diǎn)，在文件的管理上，運用計算機進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應銷(xiāo)毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統計等工作。因此首先要從硬件上配備電子計算機，提高各類(lèi)檔案館、檔案室計算機和網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建設和完善局域網(wǎng)。使各項工作都網(wǎng)絡(luò )化，加強檔案的利用。

　　3.2檔案信息資源建設

　　3.2.1 檔案的電子化所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案資料紙質(zhì)或機讀形式的為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案文獻進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過(guò)程。檔案軟件沒(méi)有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門(mén)使用的計算機型號不一，規格各異，各自開(kāi)發(fā)的軟件不能互用，并且沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。加強電子文檔資料的歸檔工作，利用計算機、掃描儀把紙質(zhì)檔案數字化，建立全文數據庫，以便于查找利用。

　　3.2.2 加強檔案目錄數據庫建設

　　我國至今還沒(méi)有建立一個(gè)達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網(wǎng)絡(luò )建設形式各行其是，層次不一，規范性、開(kāi)發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求，需要加強檔案目錄數據庫建設，開(kāi)發(fā)標準化的檔案管理系統，加強檔案目錄的輸入，保存。

　　3.3檔案信息化人才的培養

　　從目前看，許多檔案部門(mén)缺乏現代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術(shù)水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進(jìn)了現代化設備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息化了，因此，信息化建設人才需要深厚的檔案學(xué)基礎理論，熟悉檔案工作的規律，從而創(chuàng )新更科學(xué)、更先進(jìn)的管理方法，因此必須通過(guò)各種途徑加強檔案業(yè)務(wù)人員培訓工作。提高檔案業(yè)務(wù)人員的管理水平。