摘要：

　　加快檔案信息自動(dòng)化系統建設，實(shí)現檔案工作各個(gè)環(huán)節的計算機化，是實(shí)現檔案工作現代化，提高檔案系統整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎和重要手段。

　　一、推進(jìn)自動(dòng)化，必須提高檔案標準化、規范化水平

　　目前，檔案信息自動(dòng)化系統的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多而亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。目前系統的主要矛盾不是硬件設備的缺乏，而是硬件的功能并沒(méi)有充分發(fā)揮。筆者認為對這一問(wèn)題取得共識是系統建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀(guān)察事業(yè)從計算機系統擴大到整個(gè)檔案信息管理。這一認識上的轉變給我們的啟示是檔案信息自動(dòng)化的內涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節，其中，首要的是檔案業(yè)務(wù)要規范，檔案標準要建立健全和真正實(shí)施。檔案標準和規范本身也是一個(gè)系統工程，要推進(jìn)檔案自動(dòng)化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

　　二、有重點(diǎn)地抓好數據庫建設

　　目前，檔案信息自動(dòng)化系統從總體上看仍處于與由文件處理向信息管理系統的過(guò)渡階段，完成這一部的關(guān)鍵在于數據庫建設。開(kāi)發(fā)和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數據庫系統是一項長(cháng)期的任務(wù)，要經(jīng)過(guò)由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過(guò)程。經(jīng)過(guò)試點(diǎn)，數據庫經(jīng)驗中最主要的有領(lǐng)導重視，統一認識，堅持計算機技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”；突出重點(diǎn)，由單一庫向系統庫發(fā)展等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來(lái)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò )連接形成開(kāi)放的分布式數據庫群，將使自動(dòng)化系統效率大大提高一步。

　　三、自動(dòng)化建設要著(zhù)眼于提高系統的整體水平

　　根據系統論思想和集成化要求，檔案信息自動(dòng)化建設的著(zhù)眼點(diǎn)應是整個(gè)系統，組成系統的縱向和橫向的各個(gè)節點(diǎn)都應達到一定水平，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò )加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統的綜合能力。部分節點(diǎn)甚至一個(gè)重要節點(diǎn)的障礙，都可能造成系統的梗阻。當然，要求每個(gè)節點(diǎn)的裝備水平和應用能力齊頭并進(jìn)是不現實(shí)的，在一些單位進(jìn)行較高水平的試點(diǎn)，以取得值得推廣的經(jīng)驗，對整個(gè)系統是有利的，但其基本出發(fā)點(diǎn)應是為了提高系統的整體水平，只有少數先進(jìn)的節點(diǎn)不可能組成先進(jìn)的系統。

　　四、實(shí)事求是的改進(jìn)管理體制

　　集中統一是管理任何社會(huì )化大生產(chǎn)所必需的方式，信息自動(dòng)化這一高新技術(shù)系統也不例外。人機結合是自動(dòng)化系統的建設方針，其含義為檔案業(yè)務(wù)人員直接使用微機開(kāi)展工作，這一是研究自動(dòng)化系統管理是必須考慮的原則之一。檔案信息自動(dòng)化系統的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結合。目前，我國檔案信息自動(dòng)化系統的管理體制，同時(shí)存在集中統一管理不力和使用不方便的問(wèn)題，主要方面是集中統一管理不力，這同我國檔案工作是在各專(zhuān)業(yè)基礎上發(fā)展起來(lái)的和系統建設從“微機起步”有關(guān)。應下決心解決分散現象，從管理制度上保證業(yè)務(wù)及時(shí)規范、標準，硬軟件的選用，上下各個(gè)層次和各專(zhuān)業(yè)辦公自動(dòng)化等都應納入統一的檔案信息自動(dòng)化系統管理之中，實(shí)行集中統一管理，不能各行其是自建系統，造成信息分割和資源浪費。也要下決心結局方便實(shí)用的問(wèn)題，如長(cháng)期將檔案部門(mén)的“硬任務(wù)”集中于一個(gè)部門(mén)，在檔案部門(mén)這一信息系統之內再組建一個(gè)“檔案信息系統”，就很難提高檔案工作整體水平。建立集中統一管理下的分散式系統，是較理想的模式，但這種高技術(shù)結構，必須有較強的管理能力和技術(shù)能力不具備這些條件，從集中向分散過(guò)渡，反倒有可能退回到分散式。

　　五、充分發(fā)揮系統建設資金的使用效益

　　檔案自動(dòng)化系統建設是檔案部門(mén)投資最大的項目，在資金籌集和管理鎂用方面，較好的做法是多渠道籌措資金，實(shí)行中央撥款、地方撥款、單位自籌和爭取外援相結合，資金使用上做到按項目管理，進(jìn)行項目論證并跟蹤考核。目前存在的主要問(wèn)題之一是沒(méi)有在國家和地方財政長(cháng)期建設發(fā)展計劃中立項，檔案信息自動(dòng)化項目資金大多通過(guò)領(lǐng)導特批解決，為此耗費了各級檔案部門(mén)領(lǐng)導很大精力。

　　六、重視人才管理

　　推進(jìn)檔案信息自動(dòng)化的關(guān)鍵是人才。加強培養教育，造就一大批復合型人才的重要性，已被廣泛關(guān)注。檔案信息自動(dòng)化系統的骨干力量是計算僅技術(shù)隊伍，其素質(zhì)水平直接影響自動(dòng)化水平的提高。當前有些單位的隊伍不穩，有人才流失現象。計算機技術(shù)人員的培養教育和管理是一個(gè)重要課題，要有針對性地對他們進(jìn)行政治思想教育，培育其事業(yè)心和奉獻精神；有計劃組織進(jìn)修，掌握信息技術(shù)的新知識；在工作條件和生活待遇上給與關(guān)心和照顧，解除其后顧之憂(yōu)；研究專(zhuān)門(mén)人才成長(cháng)和流動(dòng)的規律，以形成最佳人才結構等方面都需要給予重視。在管理上，還需要研究如何增強計算機機構和人員的活力，例如引入競爭機制，對某些項目實(shí)行項目管理，在保證完成檔案建設的前提下，開(kāi)展對社會(huì )有償服務(wù)等等。

　　七、科學(xué)民主決策

　　當前，我國檔案工作改革和發(fā)展已進(jìn)入整體推進(jìn)與重點(diǎn)突破相集合的階段，如何把繁重的任務(wù)和推進(jìn)現代化進(jìn)程結合起來(lái)，正確領(lǐng)導和協(xié)調起著(zhù)重要作用。因此，要求提高行政決策的科學(xué)性和決策過(guò)程的民主化，行政領(lǐng)導要與檔案業(yè)務(wù)、計算機專(zhuān)業(yè)技術(shù)、人事教育、后勤保障等部門(mén)共同研究，組織專(zhuān)家論證，從檔案改革的需求、傳輸技術(shù)的可行、人財物力的可能、社會(huì )經(jīng)濟效益等多方面進(jìn)行分析，集思廣益才能避免失誤。要加強檔案信息自動(dòng)化艱澀的協(xié)調工作，討論并提出系統建設中長(cháng)期發(fā)展目標和指導方針，協(xié)調自動(dòng)化系統建設中各有關(guān)方面工作，審定系統建設的階段目標、技術(shù)路線(xiàn)、標準規范、實(shí)施方案、投資規模、經(jīng)費預算及重大立項和執行。為使重大題在決策前得到充分論證，應設立專(zhuān)家咨詢(xún)小組，這為提高行政決策水平建立了制度保證。