[摘要]人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的主要信息源，是知人善任、選賢舉能的重要工具。管好用好人事檔案，對人才資源開(kāi)發(fā)起著(zhù)重要作用。隨著(zhù)我國人事制度改革力度的不斷加大，事業(yè)單位的人事檔案管理存在著(zhù)諸多問(wèn)題。有待加以改善，從而提高人事檔案的利用水平。

　　人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的主要信息源，它能充分反映出個(gè)人經(jīng)歷、德才能績(jì)、工作表現、獎懲情況、行為軌跡、歷史背景及其經(jīng)歷的重大事件，是知人善任、選賢舉能的重要工具。管好用好人事檔案，對人才資源開(kāi)發(fā)起著(zhù)重要作用。隨著(zhù)我國人事制度改革力度的不斷加大，事業(yè)單位人事檔案管理顯得更為重要。本文著(zhù)重探討事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題與對策。

　　一、人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題

　　1.對人事檔案管理的重要性認識不夠。人事檔案工作是一項默默無(wú)聞的工作，不像其他工作那樣容易引人注意，也不容易取得明顯成績(jì)。長(cháng)期以來(lái)，相當一部分人員包括部分領(lǐng)導干部對人事檔案工作的認識都存在一些誤區，認為人事檔案工作就是抄抄寫(xiě)寫(xiě)、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng )造經(jīng)濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。因此。一些單位領(lǐng)導往往容易忽視人事檔案管理工作，未把人事檔案管理工作納入到議事日程，形成“說(shuō)起來(lái)重要、排起來(lái)次要、忙起來(lái)忘掉、用起來(lái)需要”的狀況，這樣會(huì )導致人事檔案工作長(cháng)期處于被動(dòng)應付的狀態(tài)，難以高質(zhì)量地為干部隊伍建設服務(wù)。

　　2.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。隨著(zhù)人事制度改革向縱深推進(jìn)，機構調整、內部科室重組，人員競聘上崗，原有的干部人事檔案管理人員的崗位變動(dòng)，大部分人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒(méi)有及時(shí)整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。

　　在設備配備上，大多采取“因陋就簡(jiǎn)”、“因地制宜”的原則，融辦公、閱檔、倉庫為一間，既無(wú)鐵門(mén)、鐵窗等基本設施，也無(wú)其他硬軟件設施，防火、防潮、防盜等手段只是停留在較低的水平上。管理手段也較陳舊，調閱檔案時(shí)都是采用原始的手工操作方式，由于反復調用原件，陽(yáng)光多次照射，造成紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現象，直接影響到檔案的完整與安全。

　　3.人事檔案收集工作缺乏力度。一是收集歸檔工作制度不健全，執行不嚴格，收集歸檔工作被動(dòng)、不及時(shí)，這一問(wèn)題在無(wú)專(zhuān)職人事檔案工作人員的單位中比較突出。二是收集歸檔的材料不全面，某高校對人事檔案進(jìn)行清查時(shí)，在2000多份人事檔案中，光缺年度考核者就有近500人次之多。三是一些歸檔的材料還不夠真實(shí)和準確。人事檔案材料本是客觀(guān)、歷史地記載干部本人情況的，具有很強的真實(shí)性和唯一性。但在實(shí)際檔案中，“三齡一歷”（年齡、工齡，黨齡、學(xué)歷）虛假現象較為嚴重。某部門(mén)對近3000名干部的“三齡一歷”逐一審核查實(shí)，發(fā)現年齡不符的333人次，工齡不符的160人次，黨齡不符的79人次。有些材料在內容和形式上是雷同的，如一些鑒定、考核和評價(jià)材料大多是套話(huà)，給人以“千篇一律”、“同出一轍”的感覺(jué)，不能準確反映每個(gè)人的真實(shí)情況。這些都嚴重影響了檔案的質(zhì)量，降低了檔案的利用率。

　　4.人檔分離、棄檔不用的人員數量不斷增加。隨著(zhù)社會(huì )的發(fā)展，特別是隨著(zhù)人才資源配置市場(chǎng)化，人才流動(dòng)日益頻繁，越來(lái)越多的“單位人”變?yōu)?ldquo;社會(huì )人”，人才的流動(dòng)造成人檔分離，棄檔不用的人員越來(lái)越多。據不完全統計，截至2002年12月，全國有60多萬(wàn)份與主人失去聯(lián)系的“棄檔”和“死檔”。

　　5.人事檔案材料制作不規范。干部檔案材料，須統一使用16開(kāi)規格的辦公用紙，大于或小于16開(kāi)規格的檔案材料以及對那些不規則、破損、卷角、折皺的材料都要進(jìn)行技術(shù)加工，折疊、剪裁及裱糊。但近幾年來(lái)，時(shí)常有A4紙規格的材料歸檔，如《大專(zhuān)院校畢業(yè)生登記表》《晉升職稱(chēng)審批表》《先進(jìn)工作者呈報表》等等，這些材料裁剪非常困難，裁剪后四邊的文字往往“頂天立地、漫無(wú)邊際”，這樣人為的重復勞動(dòng)，不僅造成人力、物力、財力的浪費，同時(shí)也使得人事檔案案卷很不美觀(guān)。

　　6.人事檔案管理的科學(xué)化、信息化程度不高。隨著(zhù)科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統已得到普遍采用，計算機信息的水平也在不斷提高，但有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒(méi)有充分挖掘和發(fā)揮，計算機技術(shù)還沒(méi)有在人事檔案管理中廣泛運用，有的單位是把個(gè)人信息、檔案目錄輸入計算機，資料檢索、調閱檔案等仍習慣用手工操作，無(wú)紙化閱檔基本沒(méi)有實(shí)施。這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。

　　7.人事檔案利用工作水平較低。其作用尚未充分發(fā)揮出來(lái)。對人事檔案管理者來(lái)說(shuō)，無(wú)論是收集整理，還是鑒別、保管，都是為了提供檔案信息，服務(wù)于干部人事工作，為人事決策提供參考依據，其目的在于利用。就目前而言，人事檔案管理還存在著(zhù)重保密、輕利用的現象，檔案服務(wù)開(kāi)發(fā)意識差。即使是利用，范圍也有限，查閱的大部分內容是自然情況、簡(jiǎn)歷、職稱(chēng)、工資等，而且利用的方式也很單一，只有需要者找上門(mén)來(lái)才提供利用，工作處于一種被動(dòng)服務(wù)的狀態(tài)。這種重管理輕服務(wù)的現象，使人事檔案的利用價(jià)值低，功能越來(lái)越弱化。

　　二、新時(shí)期人事檔案管理工作的對策與思考

　　1.提高認識，加強領(lǐng)導。進(jìn)一步做好人事檔案管理工作。單位領(lǐng)導應高度重視干部人事檔案管理工作，把它放在單位干部隊伍建設的高度來(lái)對待，并將其納入到議事日程。要建立檔案管理領(lǐng)導小組，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導、督促，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)解決，要建立人事檔案管理達標升級考核機制，對人事檔案工作實(shí)行定性定量考核，分級分類(lèi)指導，等級升降動(dòng)態(tài)管理，進(jìn)一步推進(jìn)人事檔案工作制度化、規范化和科學(xué)化建設。

　　2.加強檔案工作的基礎建設。干部檔案管理部門(mén)要積極爭取領(lǐng)導的支持，做好檔案管理設施的更新。要建立堅固的防火、防潮的專(zhuān)用檔案庫房，配置鐵質(zhì)的檔案柜；庫房?jì)葢�設置空調、去濕、滅火等設備；庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施和安全措施應經(jīng)常檢查；檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應三室分開(kāi)。要加大資金投入，配備先進(jìn)計算機管理設備。

　　3.加強人事檔案管理人員隊伍的自身建設，提高人事檔案管理人員素質(zhì)。人事檔案工作是一項政策性和業(yè)務(wù)性較強的工作，它集服務(wù)性與保密性于一體，因此，各級組織人事部門(mén)要注意加強干部檔案工作隊伍建設，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責任心強的共產(chǎn)黨員從事干部檔案工作，注意對他們的教育培養，關(guān)心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng )造性。主管部門(mén)應定期組織培訓業(yè)務(wù)知識，讓他們掌握新的知識和先進(jìn)的管理技術(shù)，進(jìn)一步了解管理檔案的重要性，增強責任心，提高檔案管理的技術(shù)水平。檔案員要勤奮學(xué)習，提高自身素質(zhì)與政治覺(jué)悟，踏踏實(shí)實(shí)地做好本職工作，為檔案事業(yè)建功立業(yè)。

　　4.健全管理制度。提高人事檔案管理的制度化建設水平。人事檔案工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒(méi)有一定的制度來(lái)制約，就會(huì )無(wú)章可循、無(wú)所適從。應結合人事檔案管理工作的實(shí)際和社會(huì )現實(shí)需要，進(jìn)一步完善各項檔案管理制度，并在抓落實(shí)上下功夫。尤其要建立人事檔案計算機輔助管理制度，對檔案材料收集歸檔和轉進(jìn)轉出檔案的管理制度要進(jìn)一步嚴格要求，更好地阻止虛假材料進(jìn)檔。要完善人事檔案案卷整理工作細則，使人事檔案案卷的整理更加科學(xué)、全面、完整，為干部考察任用提供真實(shí)、準確、實(shí)用的個(gè)人信息。

　　5.注重人事檔案材料收集。提高人事檔案管理質(zhì)量。收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎，隨著(zhù)政治經(jīng)濟體制改革的不斷深化，干部制度的改革、考察、考核、學(xué)歷、各種培訓、聘任、專(zhuān)業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來(lái)了新的要求。檔案管理人員必須及時(shí)收集與檔案有關(guān)的各種材料，認真整理，細致鑒別，做到取之有據。對不符合歸檔要求的材料要及時(shí)進(jìn)行處理，手續不全的材料要退回形成材料的部門(mén)進(jìn)行補辦，確保材料齊全完整、手續完備，保證人事檔案的權威性、準確性和真實(shí)性。

　　6.改進(jìn)和完善檔案功能。使其記錄內容全面、客觀(guān)、動(dòng)態(tài)。對檔案的功能應進(jìn)行重新定位：一是對檔案的原有重要部分應該予以保留；二是檔案的內涵要進(jìn)一步豐富和擴大，如涉及養老保險、醫療保險、失業(yè)保險等內容；側重對工作業(yè)績(jì)的評價(jià)；增加一些其他諸如勞動(dòng)技能、學(xué)習獎懲、專(zhuān)業(yè)特長(cháng)等方面的材料，以便使所具有的功能更加適合用人單位對人才的需求；三是補充其他有關(guān)求職者和用人單位都十分需要的功能，從而更好地為選拔人才服務(wù)，減少“棄檔”現象。

　　7.加強與人才服務(wù)機構之間的溝通。應積極關(guān)注并加強與社會(huì )其他部門(mén)之間的聯(lián)系與交流，特別應重視與人才服務(wù)機構之間的溝通，認真研究流動(dòng)人員人事檔案在新形勢下的管理方法，制定流動(dòng)人員在從事各項工作中形成的檔案材料的要求與收集制度，并及時(shí)收集他們在工作中形成的德能勤績(jì)等歸檔材料，使新形成的各類(lèi)流動(dòng)人員的人事檔案符合管理要求，以便提供利用。

　　8.加強人事檔案管理現代化和信息化建設。人事檔案是人才信息資源庫，合理利用各種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應用于人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長(cháng)人事檔案壽命的目的。實(shí)現人事檔案管理現代化，是人事檔案服務(wù)于人事工作、人事制度改革與發(fā)展的需要，是我國整個(gè)社會(huì )主義現代化事業(yè)的一個(gè)具體組成部分，也是適應社會(huì )對檔案信息需求日漸增強的客觀(guān)需求。這就要求檔案管理部門(mén)進(jìn)一步提高工作效率，準確、及時(shí)地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時(shí)效性。要提高工作效率，就需要對人事檔案實(shí)行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計算機，通過(guò)相應的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實(shí)現人事檔案紙質(zhì)與數據格式并存，根據需要，通過(guò)屏幕查閱有關(guān)內容。同時(shí)要充分利用計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)來(lái)進(jìn)行人事檔案管理創(chuàng )新，通過(guò)網(wǎng)絡(luò )，可以實(shí)行不屬于保密范圍的檔案信息的社會(huì )共享，向社會(huì )提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務(wù)，以實(shí)現人事檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質(zhì)量，并大大提高檔案的利用效率。

　　總之，干部人事制度改革的推行，既給人事檔案事業(yè)帶來(lái)了挑戰，也提供了在改革中創(chuàng )新和前進(jìn)的機遇。我們應該抓住時(shí)機，不但要從制度上更新，還要從觀(guān)念上更新，按照人才市場(chǎng)發(fā)展的基本趨勢，采取有效措施，積極探索檔案現代管理模式，才能走出目前人事檔案所存在的制度困境。