摘 要：在檔案的利用過(guò)程中，應該做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。

　　一、做好檔案利用中的監督工作

　　檔案利用監督是做好檔案利用過(guò)程中保密工作的一項重要措施，它能有效地發(fā)現并制止糾正檔案利用過(guò)程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。具體說(shuō)來(lái)，檔案利用監督可以從以下幾個(gè)方面實(shí)施：

　　1、制度建設。檔案利用規章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據實(shí)際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，使提供利用工作有章可循，在大力開(kāi)展檔案利用工作的同時(shí)，確保不失密、不泄密及文件的完好無(wú)損。各項檔案利用規章制度的條文應嚴密而簡(jiǎn)明，便于執行，并在實(shí)踐中認真加以總結，不斷充實(shí)和完善。

　　2、隊伍建設。擔負利用服務(wù)工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任，必須具備較高的素質(zhì)。一是政治素質(zhì)，要有高度的政治責任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛(ài)檔案和檔案事業(yè)；二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具備專(zhuān)業(yè)知識，熟悉所保管的檔案內容，熟悉檔案法規；三是文化素質(zhì)，要有較高的文化知識，能總結和分析利用工作中的經(jīng)驗與問(wèn)題，從中掌握利用工作的規律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀(guān)察能力，善于做利用者的工作，能獨立處理利用中出現的一般問(wèn)題。

　　3、監督措施。在利用中，要根據不同的利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動(dòng)機，加強重點(diǎn)監護。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監視器。對某些為獲取憑證而來(lái)館查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；對一些平時(shí)養成看書(shū)劃線(xiàn)或翻書(shū)沾口水之類(lèi)習慣的利用者，要及時(shí)提醒。做好利用監督，還要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動(dòng)機；二是眼勤，勤觀(guān)察動(dòng)態(tài)，置每個(gè)利用者于視覺(jué)之中；三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實(shí)。要在利用者離去之前，仔細檢查翻閱被利用過(guò)的案卷和文件，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)查處，并在利用登記簿上備注說(shuō)明。對于損毀檔案較為嚴重的違法行為，應及時(shí)報告有關(guān)領(lǐng)導，以便及時(shí)查處，挽回損失。

　　二、正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系

　　保守國家機密是每個(gè)公民應盡的義務(wù)，更是檔案管理工作人員的神圣職責。日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統的保密觀(guān)念影響下，檔案工作普遍存在著(zhù)重保輕用、利用不足的現象。由此產(chǎn)生一些弊端：大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價(jià)值的檔案長(cháng)期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費；領(lǐng)導不能及時(shí)全面地了解情況，有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價(jià)值也難以在利用檔案的效果中體現出來(lái)。上述情況表明，檔案部門(mén)改變傳統的觀(guān)念，在嚴格做好保密工作的同時(shí)，切實(shí)完善工作職能，為領(lǐng)導決策服務(wù)勢在必行。機密檔案應該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時(shí)間、地點(diǎn)、范圍限制的利用，保而不用只會(huì )失去保的意義，失去檔案的價(jià)值。當然，利用必須是在保密基礎上的利用，無(wú)限制的利用會(huì )給黨和國家的安全和利益造成危害。所以，對檔案工作來(lái)說(shuō)，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

　　三、進(jìn)一步做好檔案開(kāi)放中的保密工作

　　一成不變地看待檔案的秘密性，無(wú)視其秘密性的時(shí)效和范圍，是不對的；但如果缺乏保密觀(guān)念，對涉密檔案無(wú)視其秘密性，無(wú)限地擴大開(kāi)放利用范圍，也是錯誤的。因此，在開(kāi)放檔案為社會(huì )各界所利用的同時(shí)，應當做好相應的保密工作。

　　1、做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開(kāi)放前的一項重要工作，也是開(kāi)放檔案工作的一個(gè)重要環(huán)節，其主要任務(wù)是科學(xué)而準確地區分、判定檔案的開(kāi)放與控制使用范圍。對這項工作可以分三步進(jìn)行：一是初審，檔案館工作人員根據標準，對開(kāi)放期限內的檔案逐件進(jìn)行審查，初步判定開(kāi)放與控制使用范圍。二是中審，由具有較高政策水平和業(yè)務(wù)能力的同志，重點(diǎn)審查初審中沒(méi)能判定開(kāi)放與控制使用的部分檔案，以確定其取舍。三是終審，由有關(guān)領(lǐng)導，根據初審和中審的情況，權衡利弊，進(jìn)行綜合分析、審查，最終決定與批準檔案的開(kāi)放與否。

　　2、做好檔案的解密工作。保密檔案是有等級的，其劃分等級是根據《保密法》規定，劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。確定檔案的密級，就是為了讓檔案工作人員根據不同的密級采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。但是秘密不是一成不變的，一旦秘密保管期限屆滿(mǎn)，便失去了它的保密價(jià)值，為此我們就不能按原有的保密文件管理，而應該按照公開(kāi)文件進(jìn)行管理。這就是檔案保密的時(shí)效性。向社會(huì )各界開(kāi)放的檔案，必須是到了一定時(shí)限的檔案，要開(kāi)放，必須先進(jìn)行劃密解密，把未解密的列入控制使用的范圍。過(guò)去，許多檔案館，對其所保管的注有密級的檔案，沒(méi)有定期解密，影響了檔案的開(kāi)放利用。對劃密檔案進(jìn)行解密工作，應當遵循保密法的有關(guān)規定，即：“國家秘密事項在保密期限內不需要繼續保密的，原確定密級和保密期限的機關(guān)、單位或者其上級機關(guān)應當及時(shí)解密。”�J《中華人民共和國保守國家秘密法》第16條　。這也就是說(shuō)，解密是由原確定密級的機關(guān)、單位或其上級機關(guān)進(jìn)行。

　　3、做好檔案開(kāi)放前的基礎工作。開(kāi)放檔案首先要做好檔案開(kāi)放的基礎工作，即：（1）提高開(kāi)放檔案案卷的內在質(zhì)量。利用原有基礎，進(jìn)行系統整理，達到分類(lèi)科學(xué)、組卷合理、編目清楚、排列系統的要求。（2）建立健全檔號。要適應開(kāi)放后檢索與管理的要求。（3）編制檢索工具。一是基礎性檢索工具，如《開(kāi)放檔案目錄》；二是骨干性檢索工具，如《開(kāi)放檔案卡片目錄》；三是文字敘述性檢索工具，如《開(kāi)放檔案全宗介紹》、《全宗卷》等，使開(kāi)放檔案的檢索工具逐步形成以骨干性檢索工具為主，以基礎性檢索工具為輔，以敘述性檢索工具為必要補充的檢索工具體系，實(shí)現檢索途徑的多元化。（4）準備好副本。對珍貴、重要的檔案，應采取抄錄、復印、照相等形式進(jìn)行復制，搞好檔案副本。