安監總廳〔2011〕106號

各省、自治區、直轄市及新疆生產(chǎn)建設兵團安全生產(chǎn)監督管理局，各省級煤礦安全監察機構：

　　為加強檔案安全建設， 提高安全監管監察部門(mén)的檔案安全保障能力，根據全國檔案事業(yè)“十二五”發(fā)展規劃關(guān)于建立確保檔案安全保密的檔案安全體系的要求，結合安全監管監察系統檔案工作實(shí)際，現就有關(guān)事項通知如下：

　　一、加強制度建設和內部管理，建立檔案安全責任體系

　　各單位要對現有規章制度進(jìn)行認真梳理，完善檔案安全保密制度，明確安全管理工作責任。檔案工作主管領(lǐng)導是本單位檔案安全的第一責任人，承擔檔案工作職能的機構是主要責任機構。檔案庫房要由專(zhuān)人負責管理，非檔案工作人員不得入內。

　　二、加大檔案安全投入，努力改善檔案安全保管條件

　　各單位要設置檔案專(zhuān)用庫房，做到辦公室、閱覽室和檔案庫房分開(kāi)。目前還沒(méi)有配備檔案專(zhuān)用庫房的單位，要努力克服困難，于2011年底前配備到位。

　　檔案庫房要按照防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲(chóng)、防塵、防污染等庫房安全管理要求，配備防盜門(mén)窗、滅火器材、溫濕度調控設施、遮光窗簾、防蟲(chóng)藥品等檔案安全保管設施和用品。有條件的單位還可以安裝自動(dòng)報警、自動(dòng)滅火設施、先進(jìn)的監控和報警防盜系統，購置磁性載體安全存放柜。

　　檔案裝具配備要符合國家標準，利于檔案安全。在庫容面積允許的條件下，應優(yōu)先選擇檔案多節柜。

　　三、正確處理保障檔案安全和方便利用的關(guān)系，確保檔案利用環(huán)節的安全管理

　　檔案利用必須嚴格按規定履行借閱登記手續和借閱審批手續，便于檔案安全事故發(fā)生后的追溯性調查。對于涉密檔案的掃描、存儲、復印、傳真等設備，應嚴格按照保密管理規定進(jìn)行安全檢測，以防檔案信息被竊取。

　　四、加強檔案鑒定銷(xiāo)毀環(huán)節的安全管理

　　對已到保管期限的檔案，要嚴格按照國家有關(guān)法律法規組織鑒定。鑒定程序要符合要求，鑒定報告各項簽認手續要完備。銷(xiāo)毀檔案要經(jīng)本單位領(lǐng)導批準后，由兩位人員在指定地點(diǎn)監銷(xiāo)，并在銷(xiāo)毀清冊上簽字。銷(xiāo)毀時(shí)要嚴格執行保密規定。

　　五、嚴格電子數據管理，確保檔案信息安全

　　各單位要配備檔案專(zhuān)用計算機對檔案條目、數字化檔案及歸檔電子文件等電子數據進(jìn)行管理。電子數據應備份一式三套，其中兩套封存保管（存儲載體分別為檔案級光盤(pán)和移動(dòng)硬盤(pán)），一套提供利用。檔案專(zhuān)用計算機不得與國際互聯(lián)網(wǎng)連接。參加各級政府電子政務(wù)建設的單位，內部局域網(wǎng)不得掛接涉密檔案信息。

　　六、提升檔案安全意識，建立應對突發(fā)事件的防范和應急處置機制

　　近年來(lái)，檔案安全事故屢有發(fā)生，損失重大，教訓深刻。各單位要高度重視檔案安全工作，建立應對自然災害及其他突發(fā)事件的防范和應急處置機制，設立檔案安全應急處置領(lǐng)導小組，并實(shí)行檔案工作突發(fā)事件報告制度。因人為、自然原因等造成檔案嚴重損壞、丟失或檔案庫房發(fā)生損壞、危及檔案安全的，要立即向上級主管機關(guān)報告，并逐級報告至國家安全監管總局。突發(fā)事件報告應包括：事件發(fā)生或可能發(fā)生的單位、時(shí)間、地點(diǎn)、現場(chǎng)情況；事件的簡(jiǎn)要經(jīng)過(guò)和檔案損失情況的初步估計；事件原因的初步分析；事件發(fā)生后已經(jīng)采取的措施及產(chǎn)生的效果；其他需要報告的事項。

　　七、加強檔案安全檢查

　　上級單位對所屬下級單位的檔案安全工作要加強督促、檢查。省級安全監管監察部門(mén)每年對所屬單位開(kāi)展一次檔案安全檢查工作，國家安全監管總局每年對全系統檔案安全工作進(jìn)行抽查。對于在檔案安全上發(fā)生問(wèn)題，給安全監管監察工作造成損害或不良影響的單位和個(gè)人，要依法追究責任。

　　國家安全生產(chǎn)監督管理總局辦公廳
　　二○一一年五月十六日