第三節　工程項目的溝通和協(xié)調

　　一、概述

　　溝通就是信息的交流，是人際（或組織）之間傳遞和交流信息的過(guò)程。

　　項目所有各方的溝通可概括為兩大類(lèi)：項目團隊內部的溝通和向團隊外部管理層和顧客進(jìn)行的溝通。

　?。ㄒ唬╉椖繄F隊內部的溝通

　　項目團隊成員有四種主要的溝通要求：

　?。?）責任。每一個(gè)項目成員都需要非常確切地知道他負責的是項目的那一部分，與其他部分有哪些關(guān)聯(lián)。在明確任務(wù)分配時(shí)，要進(jìn)行以下溝通：①解釋工作成果要求。一定要確保人們明確地知道他們應達成的工作成果，包括所有評判的標準。②明確所期望付出的努力以及工作期限?？梢赃\用網(wǎng)絡(luò )圖來(lái)很好地解釋個(gè)人的工作怎樣配合整個(gè)項目。③盡可能告知他們可能遇到的困難以及所需要的特別信息，為他們走向成功做好準備。④當面進(jìn)行工作任務(wù)的分配交接，留出充足的時(shí)間進(jìn)行答疑和討論。

　?。?）協(xié)作。在項目實(shí)施過(guò)程中，參與項目建設的各方相互依賴(lài)，相互協(xié)作、相互影響，通過(guò)實(shí)施過(guò)程的溝通使相關(guān)各方有效地協(xié)調工作，確保項目目標的順利實(shí)現。

　?。?）決策要求。要通過(guò)溝通使項目成員知道由顧客、項目主辦者和管理者所做出的與項目實(shí)施及其業(yè)務(wù)環(huán)境相關(guān)的所有決策，從而與相關(guān)決策保持高度的一致性。

　?。?）項目進(jìn)展情況。要通過(guò)溝通使項目成員了解項目進(jìn)展情況并跟上項目的進(jìn)展。同時(shí)，如果項目經(jīng)理能安排時(shí)間會(huì )見(jiàn)團隊中的每一位成員，了解他們的個(gè)人工作進(jìn)展情況，以及它們所面臨的問(wèn)題，那么就能促使他們更有成效的工作。

　　為了使項目按既定的軌道運作，需要定期召開(kāi)會(huì )議以共享信息并做出相應決策。項目情況會(huì )議依賴(lài)于一種共同參與的管理風(fēng)格，它建立在團隊成員對項目計劃的共同參與的基礎上。一次富有成效的項目情況會(huì )議可以滿(mǎn)足項目團隊內的多種溝通需求，為項目管理人員提供如下機會(huì )：

　?、偬嵘龍F隊凝聚力；

　?、趯?lái)自團隊外部的有關(guān)項目進(jìn)展的信息通報給大家；

　?、郯l(fā)現潛在問(wèn)題或就共同問(wèn)題的解決方法進(jìn)行溝通；

　?、艽_保整個(gè)團隊共同分擔責任以達成所有的項目目標。

　?。ǘ┡c管理層和顧客進(jìn)行溝通

　　成功的項目管理人員可以滿(mǎn)足利害相關(guān)者的期望，在所有應得到滿(mǎn)足的利害相關(guān)者中，顧客和管理層應排在名單的最前面。項目管理人員應該考慮如何將信息傳遞給管理層和顧客。

　?。?）誰(shuí)需要哪些信息，原因是什么；

　?。?）他們需要信息的詳細程度如何，需要的頻率是多少；

　?。?）當與管理層和顧客溝通時(shí)，你的目標是什么，達成目標的最好媒介是什么。

　　對上述問(wèn)題做出回答將有助于你和這些重要利害相關(guān)者的溝通，從他們那里獲得及時(shí)的決策和支持。與顧客和管理層就困難進(jìn)行溝通的最好方式就是，把事實(shí)呈現給他們。當項目延期或超出預算時(shí)，問(wèn)題發(fā)現的越早就越容易解決。

　　二、工程項目溝通管理的特征

　　1．復雜性2．系統性