WBS的基本概念和一些應用在上面文章已提到過(guò)。這里想要介紹的是通過(guò)將細分化了的所有項目要素統一編碼，使其代碼化，WBS還可以充當一個(gè)共同的信息交換語(yǔ)言，為項目的所有信息建立一個(gè)共同的定義。這樣，將所有的要素在一個(gè)共同的基礎上相關(guān)聯(lián)，在此基礎上建立信息系統之間的所有信息溝通。應用WBS作為信息的共同基礎的最大優(yōu)點(diǎn)是，為監控及預測費用、進(jìn)度、實(shí)施不同的項目信息，WBS的應用給所有的項目管理人員提供了一個(gè)均可以與之作對比的一致基準，并且在大型項目中，由于參加者眾多及人員可能發(fā)生的變化，使所用的全部名詞對所有的參加者都具有相同意義是很重要的，而WBS通過(guò)代碼和代碼字典的編制可使這一點(diǎn)得到保證。

　　1、WBS信息溝通的共同基礎

　　在現代大型復雜項目中，一般要涉及大量的資源，涉及許多公司、供貨商、承包人等等，有時(shí)還會(huì )有政府部門(mén)的高技術(shù)設施或資金投入，因而要求的綜合信息和信息溝通的數量往往相當大。這些大項目涉及巨資并歷時(shí)若干年，因此項目開(kāi)始進(jìn)行時(shí)設想的項目環(huán)境隨著(zhù)項目的進(jìn)展有時(shí)會(huì )發(fā)生很大的變化，即我們已多次提到的項目早期階段的不確定性。這就要求所有的有關(guān)集團要有一個(gè)共同的信息基礎，一種各有關(guān)集團或用戶(hù)從項目一開(kāi)始到最后完成都能用來(lái)溝通信息的工具。這些集團包括：業(yè)主、供貨商、承包人、項目管理人員、設計人員以及政府有關(guān)部門(mén)等等。而一個(gè)涉及恰當的WBS將能夠使這些集團或用戶(hù)有一個(gè)較精確的信息溝通聯(lián)接器，成為一種相互交流的共同基礎，因為WBS具有編碼結構及代碼字典，利用WBS作為基礎來(lái)編制預算、進(jìn)度和描述項目的其他方面能夠使所有與項目有關(guān)的人員或集團都明了為完成項目所需作的工作以及項目的進(jìn)程。

　　2、WBS系統綜合與控制的手段

　　我們已經(jīng)知道，典型的項目控制系統包括進(jìn)度、費用、會(huì )計等不同的子系統。這些子系統在某種程度上都是相互獨立的，但是各個(gè)系統之間的系統信息轉移是不可缺少的，必須將這些子系統很好地綜合起來(lái)，才能真正達到項目管理的目的。WBS的應用可以提供一個(gè)這樣的手段。

　　在WBS的應用中，各個(gè)子系統都利用它收集數據，這些系統都是在與WBS有直接聯(lián)系的代碼字典和編碼結構的共同基礎上來(lái)接受信息的。由于WBS代碼的應用使所有進(jìn)入到系統的信息都是通過(guò)一個(gè)統一的定義方法作出來(lái)的，這樣就能確保所有收集到的數據能與同一基準相比較，并使項目工程師、會(huì )計師以及其他項目管理人員都參照有同樣意義的同種信息，這對于項目控制的意義是顯而易見(jiàn)的。例如許多項目中的典型問(wèn)題之一是會(huì )計系統和進(jìn)度控制系統不是采用完全相同的分類(lèi)或編碼，但在一個(gè)有組織的共同基礎之上對成本和進(jìn)度作出統一、恰當的解釋、分析和預測對于項目的有效管理是非常重要的。此外，各個(gè)子系統之間在WBS基礎上的共同聯(lián)系越多，對項目控制就越有益，因為這樣可以減少或消除分析中的系統差異。

　　3、WBS的設計

　　WBS的基本要素有三個(gè)：結構、代碼和報告。

　�。�1）WBS的結構

　　WBS結構的總體設計對于一個(gè)有效的工作系統來(lái)說(shuō)是個(gè)關(guān)鍵。結構應以等級狀或樹(shù)狀來(lái)構成，使底層代表詳細的信息，而且其范圍很大，逐層向上。即WBS結構底層是管理項目所需的最低層次的信息，在這一層次上，能夠滿(mǎn)足用戶(hù)對交流或監控的需要，這是項目經(jīng)理、工程和建設人員管理項目所要求的最低水平；結構上的第二個(gè)層次將比第一層次要窄，而且提供信息于另一層次的用戶(hù)，以后依此類(lèi)推。 結構設計的原則是必須有效和分等級，但不必在結構內建太多的層次，因為層次太多了不易有效管理。對一個(gè)大項目來(lái)說(shuō)，4到6個(gè)層次就足夠了。在某些情況下，可以用兩組，例如，每組5個(gè)層次，一組詳細搜集直到一個(gè)合同層次或一個(gè)主要設施層次的數據，而另外一組作為與設施較大的組成部分或較大的合同結合在一起的上層部分或綜合部分。這種雙層次結構的WBS只要設計得當也可以工作得很好，而且不限制WBS的發(fā)展。

　　在設計結構的每一層中，必須考慮信息如何向上流入第二層次。原則是從一個(gè)層次到另一個(gè)層次的轉移應當以自然狀態(tài)發(fā)生。此外，還應考慮到使結構具有能夠增加的靈活性，并從一開(kāi)始就注意使結構被譯成代碼時(shí)對于用戶(hù)來(lái)說(shuō)是易于理解的。

　�。�2）代碼設計

　　代碼設計對作為項目控制系統應用手段的WBS來(lái)說(shuō)是個(gè)關(guān)鍵。不管用戶(hù)是現場(chǎng)會(huì )計，現場(chǎng)其他職員或高級管理人員，代碼對所有的人來(lái)說(shuō)應當有共同的意義。在設計代碼時(shí)，對收集的信息以及收集信息所用的方法必須仔細考慮，使信息能自然地通過(guò)WBS代碼進(jìn)入應用記錄系統。

　　代碼設計與結構設計是有對應關(guān)系的。結構的每一層次代表代碼的某一位數，有一個(gè)分配給它的特定代碼數字。在最高層次，項目不需要代碼；在第二層次，要管理的關(guān)鍵用代碼的第一位數來(lái)編。如果要管理的關(guān)鍵活動(dòng)數目小于9，假設只用數字編碼，則代碼是一個(gè)典型的一位數代碼，如果用字母加數字，此層可能有35個(gè)；下一個(gè)層次代表上述每一關(guān)鍵活動(dòng)所包含的主要任務(wù)，這個(gè)層次將是一個(gè)典型的兩位數代碼，其靈活性范圍為99以?xún)�，或者，如果再加上字母，則大于99；以下依此類(lèi)推。如果結構有26個(gè)層次，需要的代碼至少有20位，那就未免太長(cháng)了，這也是結構層次不宜過(guò)多的原因之一。

　　在一個(gè)既定的層次上，應盡量使同一代碼適用于類(lèi)似的信息，這樣可以便代碼更容易理解。此外，設計代碼時(shí)還應考慮到用戶(hù)的方便，使代碼以用戶(hù)易于理解的方式出現。例如，在有的WBS設計中，用代碼的第一個(gè)字母簡(jiǎn)單地給出其所代表的意義，例如用M代表人力，用E代表設備綽。

　�。�3）報告設計

　　設計報告的基本要求是以項目活動(dòng)為基礎產(chǎn)生所需的實(shí)用管理信息，而不是為職能部門(mén)產(chǎn)生其所需的職能管理信息或組織的職能報告。即報告的目的是要反映項目到目前為止的進(jìn)展情況，通過(guò)這個(gè)報告，管理部門(mén)將能夠去判斷和評價(jià)項目各個(gè)方面是否偏離目標，偏離多少。