1.建立潛在供方檔案

　　企業(yè)平時(shí)應注意從互聯(lián)網(wǎng)上、展覽會(huì )、供應商來(lái)信等渠道收集供應商的企業(yè)介紹、產(chǎn)品樣本、獲獎證書(shū)、代理商授權書(shū)、營(yíng)業(yè)執照、稅務(wù)登記證副本以及市場(chǎng)行情等方面的信息。然后，按照供方提供物資種類(lèi)，可分別建立原材料、零部件、包裝材料等不同類(lèi)別的潛在供方檔案，分別裝訂成冊。同時(shí)，建立潛在供方一覽表，并隨時(shí)進(jìn)行有效的維護。

　　2.調查供應商基本情況

　�。�1）如果被調查對象是企業(yè)蒔老供應商，現在要擴展新供貨品種，則可查詢(xún)企業(yè)對該供應商的評定資料和以往供貨的業(yè)績(jì)記錄。具體評定內容應包括該供應商的質(zhì)量供應能力、供貨及時(shí)性、財務(wù)狀況、相對于競爭對手的優(yōu)勢、對質(zhì)量問(wèn)題處理的及時(shí)性、以及其他質(zhì)量管理體系的相關(guān)信息。

　�。�2）如果被調查對象是準備合作的新供應商，企業(yè)沒(méi)有關(guān)于該供應商的詳細資料，可以對供應商進(jìn)行直接調查。企業(yè)可根據產(chǎn)品和供應商的具體情況設計調查表。調查表的內容應包括企業(yè)規模、生產(chǎn)規模、主導產(chǎn)品、生產(chǎn)設備、檢測人員和設備、過(guò)程能力指數、體系認證情況、主要原材料來(lái)源、相關(guān)經(jīng)驗、主要顧客及其反饋信息、遵紀守法情況等。調查表應盡可能地全面、具體，盡量用數據或量值進(jìn)行表述，同時(shí)應注意調查內容便于進(jìn)行現場(chǎng)審核。

　　對任何一種新產(chǎn)品應同時(shí)調查若干有意向的企業(yè)，并由其主要領(lǐng)導簽字確認調查內容的真實(shí)性。當然通過(guò)調查其他企業(yè)或企業(yè)內其他分公司對該供應商的評審資料也是一種常用的方法。這些資料會(huì )提供該供應商在同種或類(lèi)似產(chǎn)品方面的各類(lèi)信息，甚至可能包括該供應商的技術(shù)開(kāi)發(fā)實(shí)力或在哪方面具有合作優(yōu)勢。

　　3.評審供應商質(zhì)量管理體系

　　必要時(shí)，企業(yè)可選派有經(jīng)驗的審核員或委托有資格的第三方審核機構到供應商處進(jìn)行現場(chǎng)審核和調查。企業(yè)應有自己的審核標準，鈀握關(guān)鍵要素和過(guò)程。以對已通過(guò)體系認證的，可關(guān)注其反映持續改進(jìn)的管理評審、內審、數據分析、糾正措施、預防措施等的過(guò)程。如果這些方面做得好，說(shuō)明該企業(yè)應具有較好的合作潛力。對未通過(guò)體系認證的企業(yè)，應著(zhù)重從控制的有效性入手，關(guān)注其采購、設備、人員、檢驗等重要過(guò)程。企業(yè)未獲得質(zhì)量管理體系認證證書(shū)，可能未按照ISO9001標準建立體系，也可能按照ISO9001標準建立了質(zhì)量管理體系但沒(méi)有尋求認證，但這并不意味著(zhù)它的質(zhì)量管理體系不健全，更不意味著(zhù)它沒(méi)有管理體系。只要企業(yè)對關(guān)鍵要素和過(guò)程控制良好，產(chǎn)品質(zhì)量能夠達到企業(yè)要求，就具備合作的基本條件。

　　審核過(guò)程中還應對被審核方的財務(wù)狀況、顧客滿(mǎn)意度、過(guò)程能力、職工素質(zhì)、服務(wù)水平等進(jìn)行調查。審核和調查應形成明確詳細的審核報告和調查報告。審核結束后，企業(yè)應對供應商相關(guān)合作經(jīng)驗、質(zhì)量保證能力、履約能力、后勤保障能力、服務(wù)和技術(shù)支持能力進(jìn)行綜合評估，根據評估結果優(yōu)選供應商。

　　4.樣品鑒定與驗審

　　企業(yè)應對新開(kāi)發(fā)供應商的樣品進(jìn)行鑒定與驗審。樣品的鑒定標準可以是與國際標準、國家標準、行業(yè)標準、國家強制性要求相一致的企業(yè)標準，或直接采用國際標準、國家標準、行業(yè)標準等。同時(shí)該標準應在供應商開(kāi)發(fā)樣品前經(jīng)雙方認可，應與供應商的加工標準一致或兼容。特殊產(chǎn)品鑒定所需的專(zhuān)用檢測、計量設備或對環(huán)境、方式的特殊要求應得到雙方的認可。

　　確定樣品符合要求后，可先進(jìn)行小批量試用，試用合格后再批量供貨或正式使用。小批試用不只驗證供應商產(chǎn)品與樣品和技術(shù)要求的一致性，也是對供應商產(chǎn)品滿(mǎn)足企業(yè)工藝要求的驗證。

　　5.供應商的確定

　　經(jīng)過(guò)調查、論證、開(kāi)發(fā)樣品、小批試用等過(guò)程的選擇，符合企業(yè)要求的即為備選的合格的供應商。

　　在供應商的整個(gè)比較選擇的過(guò)程中，企業(yè)應遵循高質(zhì)量、低價(jià)格、重合同、守信用、管理好、距離近的原則。當然，對重要程度不同的產(chǎn)品，原則的側重點(diǎn)應有所不同。一般來(lái)說(shuō)，應特別注意綜合考慮價(jià)格和質(zhì)量損失，避免簡(jiǎn)單采用比價(jià)采購給企業(yè)帶來(lái)的質(zhì)量風(fēng)險。

　　同一產(chǎn)品的供應商個(gè)數應根據產(chǎn)品的重要程度、市場(chǎng)供應狀況和供應商的可靠程度確定。從理論上講，采用單一供應商，管理方便，也有利于降低采購成本、有利于供需雙方建立長(cháng)期穩定的合作關(guān)系，產(chǎn)品質(zhì)量易于控制。但是采用單一供應商隱藏著(zhù)一定的風(fēng)險。例如2000年3月諾基亞和愛(ài)立信的核心部件供應商——美國新墨西哥州的一家半導體廠(chǎng)商發(fā)生了嚴重火災，導致這一核心部件供應中斷數周時(shí)間。由于諾基亞有多家供應商提供這一產(chǎn)品，而愛(ài)立信只有這一家供應商，結果導致愛(ài)立信退出了移動(dòng)電話(huà)的直接生產(chǎn)，至少損失了4億美元，市場(chǎng)占有率也從12%降低到9%，而諾基亞的市場(chǎng)占有率則由27%提高到了30%.因此，企業(yè)要在綜合分析零部件的重要性、成本、市場(chǎng)供應情況以及供應商關(guān)系的基礎上確定供應商的數量。

　　一般來(lái)說(shuō)，對于同一種外購產(chǎn)品企業(yè)可以保持2～3個(gè)供應商，以保證供應的可靠性，有利于產(chǎn)品質(zhì)量的持續改進(jìn)和提高；對于經(jīng)營(yíng)穩健、供應能力強、信譽(yù)好、關(guān)系密切的供應商可以只保留一家，這對供需雙方都是很有利的。