檔案人員的素質(zhì)是指檔案工作者在崗位上所必須具備的知識、技能及各種基本素養等的總和。概括地說(shuō)就是從事檔案工作必須具備的基礎知識、基本技能、政治素養、道德素養、管理能力及分析處理問(wèn)題的基本能力等。檔案人員綜合素質(zhì)的高低直接影響著(zhù)檔案業(yè)務(wù)工作的效率、水平和質(zhì)量，因而對檔案工作整體效能的發(fā)揮有著(zhù)無(wú)可替代的作用。

　　一、檔案工作者應具備的素質(zhì)

　�。ㄒ唬�檔案專(zhuān)業(yè)工作人員的政治素質(zhì)檔案專(zhuān)業(yè)工作人員必須具備社會(huì )上各類(lèi)專(zhuān)業(yè)工作人員所應共同具備的基本政治素質(zhì)，即堅持四項基本原則，熱愛(ài)黨，熱愛(ài)社會(huì )主義，熱愛(ài)祖國和人民，堅決執行黨和國家的各項法律和各項方針政策，講道德，守紀律，不為名，不為利，不計較個(gè)人利益，有獻身精神。由于檔案工作具有一定的機密性和較強的政治性，因此，檔案專(zhuān)業(yè)工作人員尤應具備守口如瓶、嚴守國家秘密的政治素質(zhì)。同時(shí)，檔案工作的服務(wù)性特點(diǎn)還特別要求檔案專(zhuān)業(yè)工作人員應具有良好的為人民服務(wù)的精神。

　�。ǘ�）檔案專(zhuān)業(yè)工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)檔案專(zhuān)業(yè)工作人員應該安心本職工作，熱愛(ài)檔案事業(yè)，有較強的事業(yè)心，懂得文書(shū)學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案文獻編纂學(xué)、檔案保護技術(shù)學(xué)、中外檔案史等檔案專(zhuān)業(yè)基本知識，熟悉黨和國家有關(guān)檔案工作的各項法規和方針政策，熟悉上級檔案行政管理部門(mén)的各種業(yè)務(wù)規定，熟悉自己所從事的業(yè)務(wù)工作；能把檔案專(zhuān)業(yè)法規、政策和檔案專(zhuān)業(yè)基本知識以及其他專(zhuān)業(yè)知識靈活運用于自己的工作實(shí)際，熟練完成自己的業(yè)務(wù)工作。

　�。ㄈ�）檔案專(zhuān)業(yè)工作人員的知識素質(zhì)檔案工作人員必須具有中等以上文化水平，除了掌握檔案學(xué)基本知識以外，還要掌握與自己所從事的專(zhuān)業(yè)工作相近的其他專(zhuān)業(yè)知識，例如，檔案管理人員應該掌握一定的歷史知識、古漢語(yǔ)知識和與檔案內容有關(guān)的其他專(zhuān)業(yè)知識或與業(yè)務(wù)工作有關(guān)的科學(xué)技術(shù)知識；檔案行政管理人員應該掌握一定的領(lǐng)導學(xué)、管理學(xué)、圖書(shū)館學(xué)、情報學(xué)等知識。只有掌握具備了相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識，才能更好地從事檔案工作。

　　對檔案專(zhuān)業(yè)人員的素質(zhì)要求是由檔案工作的性質(zhì)、任務(wù)、目的和內容所決定的。目前，我國有著(zhù)龐大的檔案工作人員隊伍，其中不少人還停留在傳統的專(zhuān)業(yè)知識和觀(guān)念上，不能運用現代高新技術(shù)工具，缺乏信息開(kāi)發(fā)應用能力和敏銳的信息意識，這一現狀極大地制約了檔案工作的創(chuàng )新與發(fā)展。因此，如何提高檔案工作者的綜合素質(zhì)已成為我們要解決的重要課題。

　　當前，我們有些檔案工作者事業(yè)心不強，職業(yè)情感淡薄，奉獻意識與敬業(yè)精神欠缺，不注重職業(yè)道德修養，業(yè)務(wù)上不精益求精，缺乏知識更新的主動(dòng)性與自覺(jué)性。一個(gè)合格的檔案管理人員應具備一定的理論水平和政治素養，要懂得黨和國家關(guān)于檔案整理工作方面的政策，懂得檔案工作的基本理論原則和方法，同時(shí)也要具備一定的工作能力和文字表達能力。檔案人員要根據相關(guān)學(xué)科知識提高自己業(yè)務(wù)處理綜合能力，專(zhuān)（兼）職檔案工作者除了掌握歸檔的基本知識外，還要了解一些文秘學(xué)、情報學(xué)、計算機等相關(guān)學(xué)科知識，以保證檔案管理水平的提高。在檔案管理工作中應具備以下幾方面的能力：

　　1．協(xié)調能力。在實(shí)際工作中檔案人員的協(xié)調能力的發(fā)揮常常與檔案的齊全完整聯(lián)系在一起。為了做好檔案工作，檔案管理人員要和有關(guān)部門(mén)、有關(guān)人員打交道。如何才能得到各方面的支持，除了靠有關(guān)的規章制度外，更主要的是靠檔案工作者自身協(xié)調能力的發(fā)揮，通過(guò)工作達到各部門(mén)檔案管理協(xié)調統一。

　　2．寫(xiě)作能力。檔案人員有一部分工作直接與文字打交道，要有較高文字書(shū)寫(xiě)能力和較強的文字系統概括能力。有了一定文字水平，才能勝任檔案工作，才能將各種材料寫(xiě)得更好，才能更好地為單位各項工作服務(wù)。

　　3．管理能力。近年來(lái)，隨著(zhù)現代信息技術(shù)在檔案工作中的廣泛應用，計算機替代了傳統的手工操作成為檔案管理自動(dòng)化工作非常重要的工具。因此，未來(lái)檔案部門(mén)提供給利用者的不再只是紙質(zhì)檔案，而是大量的電子文件。檔案管理人員不再整天忙于收集、整理、進(jìn)庫取卷等煩瑣低效的工作，而是負責將豐富的檔案信息數字化，通過(guò)專(zhuān)用網(wǎng)絡(luò )向社會(huì )傳播，使檔案成為重要的信息資源。掌握計算機相關(guān)知識，能促進(jìn)檔案人員對檔案信息進(jìn)行電子化、數字化的有效控制與管理。能迅速有效地收集信息，完整安全地保護信息、及時(shí)準確地提供信息、最大限度地運用信息，使利用者在短時(shí)間內尋找到所需信息。

　　此外，檔案工作者要建立終身學(xué)習制度。檔案工作者只有經(jīng)常參加系統的知識更新學(xué)習與繼續教育培訓，不斷擴展自己的知識，提高學(xué)歷層次，才能適應社會(huì )發(fā)展的客觀(guān)需要。因此，要參加系統的培訓、講座或以自學(xué)為主要形式的素質(zhì)教育，有計劃地進(jìn)行繼續教育與終身教育。

　　除此之外，檔案人員要具備一種勇于犧牲自我、默默奉獻的精神，要有耐得住寂寞、不為名利、甘當無(wú)名英雄的境界。在日常工作中，檔案人員要做到服務(wù)態(tài)度熱情誠懇，講文明，講禮貌，有主動(dòng)服務(wù)精神，想方設法為利用者提供便利。

　　隨著(zhù)檔案事業(yè)規模的日益擴大，檔案數量日益增多，檔案內容日益豐富，檔案信息載體日益多樣，檔案管理手段日益先進(jìn)，檔案資料的歸集、管理和利用之間的矛盾日益突出，同時(shí)，也對檔案管理人員的素質(zhì)提出了新的更高的要求。要推動(dòng)檔案事業(yè)可持續發(fā)展，加強檔案人才培養，提高檔案人員素質(zhì)，盡快建設一支高素質(zhì)和具有創(chuàng )新精神的檔案人才隊伍至關(guān)重要。

　　二、影響檔案工作者綜合素質(zhì)提高的幾種因素

　　目前，我國檔案專(zhuān)業(yè)人員隊伍在文化程度、專(zhuān)業(yè)素質(zhì)、理論水平、思想觀(guān)念等方面參差不齊。部分人員文化程度較低，專(zhuān)業(yè)知識老化，知識面較窄，計算機及外語(yǔ)水平不高，思想觀(guān)念和管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展。這一現狀極大地制約了檔案工作的創(chuàng )新與發(fā)展。究其根源，首先，有的單位領(lǐng)導檔案意識比較薄弱，對檔案工作還沒(méi)有給予足夠的重視，從而也未能認識到提高檔案人員素質(zhì)的重要性。隨著(zhù)社會(huì )的發(fā)展進(jìn)步，檔案資源的巨大社會(huì )價(jià)值日益為公眾所認知，這就涉及檔案保密與利用工作的重要性，這項工作做得好與壞，將直接影響黨和國家及單位的安全和利益。檔案是一種重要的社會(huì )信息資源。對于檔案信息資源，既要重視其載體的保管保護，更要重視其所含信息的開(kāi)發(fā)利用，以實(shí)現信息資源共享。作為人類(lèi)社會(huì )各項實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)歷史產(chǎn)物，檔案所具有的原始真實(shí)憑證作用及其權威性是現實(shí)客觀(guān)存在的，同時(shí)它又具有“今世賴(lài)以知古、后世賴(lài)以知今”的巨大參考作用。利用檔案是人類(lèi)社會(huì )發(fā)展的客觀(guān)需要，它的作用是其他信息資源無(wú)法替代的，所以利用檔案為人類(lèi)社會(huì )實(shí)踐服務(wù)具有極強的現實(shí)性。保守國家機密是每個(gè)公民應盡的義務(wù)，更是檔案管理工作人員的神圣職責，在嚴格做好保密工作的同時(shí)，切實(shí)完善工作職能，使檔案得到充分合理的利用。

　　一、做好檔案保管過(guò)程中的保密工作

　　1檔案的庫房管理是檔案保密的重點(diǎn)。從總體上講，檔案庫房應按照國家有關(guān)規定單獨興建，但是有一些不具備條件的單位，往往將庫房附設在機關(guān)辦公樓內。應注意的是，不是任何一間辦公室都可以用作庫房的，從檔案保密的角度來(lái)看，不宜將庫房設在辦公樓的最底層，庫房門(mén)窗等應專(zhuān)門(mén)加固，以防盜竊。還應盡量做到庫房與辦公室分開(kāi)，庫房與閱覽室分開(kāi)。檔案庫房應指定專(zhuān)人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無(wú)關(guān)人員一律禁止入內。實(shí)踐證明，檔案庫房的科學(xué)管理，是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。

　　2提高絕密檔案管理人員的素質(zhì)。絕密檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特點(diǎn)。他們對保守黨和國家的秘密負有比一般工作人員更為重大的責任，因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質(zhì)是個(gè)關(guān)鍵。絕密檔案管理人員必須有較強的責任心、事業(yè)心和高度的保密意識，不僅要有嚴謹的工作作風(fēng)，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續清楚，而且要防止“無(wú)形”儲存在頭腦中秘密的泄露。由于檔案管理人員經(jīng)常接觸黨和國家以及單位大量的秘密，這些秘密隨著(zhù)主人的社會(huì )活動(dòng)被帶到各個(gè)復雜的場(chǎng)合，往往一句話(huà)，說(shuō)者無(wú)意，聽(tīng)者有心，在不知不覺(jué)中就泄露了秘密。所以檔案人員無(wú)論在什么場(chǎng)合，都應把保守國家秘密作為自己的神圣職責和應盡的義務(wù)。

　　3加強絕密檔案的日常管理。絕密檔案的調閱、移出、銷(xiāo)毀等應嚴格按規定手續辦理，必須經(jīng)指定領(lǐng)導人審批，認真履行登記、簽字手續，任何人無(wú)權擅自調閱。絕密檔案使用完畢后應及時(shí)清對、檢查，發(fā)現失密、泄密問(wèn)題，應及時(shí)查明原因，進(jìn)行補救。

　　二、做好檔案利用過(guò)程中的保密工作

　　做好檔案利用中的監督工作，檔案利用監督是做好檔案利用過(guò)程中保密工作的一項重要措施，它能有效地發(fā)現并制止糾正檔案利用過(guò)程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。具體說(shuō)來(lái)，檔案利用監督可以從以下幾個(gè)方面實(shí)施：

　　1制度建設。檔案利用規章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據實(shí)際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，使提供利用工作有章可循，在大力開(kāi)展檔案利用工作的同時(shí)，確保不失密、不泄密及文件的完好無(wú)損。各項檔案利用規章制度的條文應嚴密而簡(jiǎn)明，便于執行，并在實(shí)踐中認真加以總結，不斷充實(shí)和完善。

　　2隊伍建設。擔負利用服務(wù)工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任，必須具備較高的素質(zhì)。一是政治素質(zhì)，要有高度的政治責任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛(ài)檔案事業(yè)；二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具備專(zhuān)業(yè)知識，熟悉所保管的檔案內容，熟悉檔案法規；三是文化素質(zhì)，要有較高的文化知識，能總結和分析利用工作中的經(jīng)驗與問(wèn)題，從中掌握利用工作的規律。此外，還要有敏銳的觀(guān)察能力，善于做利用者的工作，能獨立處理利用中出現的一般問(wèn)題。

　　3　監督措施。在利用中，要根據不同的利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動(dòng)機，加強重點(diǎn)監護。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監視器。對某些為獲取憑證而來(lái)館查閱檔案的利用者，要防止其偷撕或涂改檔案；對一些平時(shí)養成看書(shū)劃線(xiàn)或翻書(shū)沾口水之類(lèi)習慣的利用者，要及時(shí)提醒。做好利用監督，還要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動(dòng)機；二是眼勤，勤觀(guān)察動(dòng)態(tài)，置每個(gè)利用者于視線(xiàn)之中；三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實(shí)。要在利用者離去之前，仔細檢查翻閱被利用過(guò)的案卷和文件，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)查處，并在利用登記簿上備注說(shuō)明。對于損毀檔案較為嚴重的違法行為，應及時(shí)報告有關(guān)領(lǐng)導，以便及時(shí)查處，挽回損失。

　　三、正確處理好檔案開(kāi)放利用與安全保密工作的關(guān)系

　　要堅持“保、放”結合的指導思想，正確處理保密與開(kāi)放，信息公開(kāi)的關(guān)系，既要積極防范又提供工作便利，即把好保密關(guān)，又疏通公開(kāi)、交流的渠道。日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統的保密觀(guān)念影響下，檔案工作普遍存在著(zhù)重保輕用、利用不足的現象。由此產(chǎn)生一些弊端：大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價(jià)值的檔案長(cháng)期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費；領(lǐng)導不能及時(shí)全面地了解情況，有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價(jià)值也難以在利用檔案的效果中體現出來(lái)。上述情況表明，檔案部門(mén)改變傳統的觀(guān)念，在嚴格提供保密工作的同時(shí)，切實(shí)轉變工作職能，為領(lǐng)導決策服務(wù)勢在必行。機密檔案應該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時(shí)間、地點(diǎn)、范圍限制的利用，保而不用只會(huì )失去保的意義，失去檔案的價(jià)值。當然，利用必須是在保密基礎上的利用，無(wú)限制的利用會(huì )給黨和國家以及單位的安全和利益造成危害。所以，對檔案工作來(lái)說(shuō)，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

　　1我們保存檔案的根本目的在于利用。在利用范圍和對象上應做到：（1）對外公布開(kāi)放檔案，是達到最大限度利用檔案信息資源的社會(huì )化舉措。一定要按照國家有關(guān)法律法規開(kāi)放公布一切應該開(kāi)放的檔案，充分發(fā)揮檔案的潛在價(jià)值。同時(shí)不應忽視檔案的安全保密，在保證國家利益、集體利益和個(gè)人合法權益不受侵害的情況下公布開(kāi)放檔案。對一些掌握不準的，應報請上級定奪或請有關(guān)專(zhuān)家鑒定。（2）在檔案利用需要服務(wù)時(shí)，既要積極熱情，又要堅持保密原則。凡對涉及本單位、本部門(mén)的一些在一定時(shí)期和一定場(chǎng)合具有保密性質(zhì)的檔案（如疫情數據、突發(fā)事件等），要嚴格把關(guān)，按照有關(guān)規定辦理利用手續，對不該開(kāi)放利用的或不屬知密范圍的人都堅決不予提供，避免造成失密和損失。

　　2加強歸檔力度。凡歸檔范圍內的檔案，都必須集中統一到檔案部門(mén)依法保管，任何單位、科室或個(gè)人不得以任何借口拒不歸檔，以保證檔案收集的齊全和完整。