論文摘要：檔案工作現代化，是要樹(shù)立先進(jìn)的管理思想，學(xué)習科學(xué)的管理理論，繼而采用與之相適應的組織機構、組織行為、管理方法和手段，以達到預期目的。面對我國檔案事業(yè)建設與發(fā)展的新形勢、新任務(wù)，必須樹(shù)立依靠科技進(jìn)步和科技管理的概念。檔案信息化，建設是一項耗資巨大、復雜的系統工程，必須明確目標，抓住機遇，加強協(xié)調，統一建設，重視培養一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊伍，確保檔案資源的安全和保密，以實(shí)現檔案信息化，推動(dòng)檔案工作的改革。

　　電子計算機技術(shù)是當今新技術(shù)革命的先導技術(shù)。電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動(dòng)進(jìn)行運算等特點(diǎn)，在文件的管理上，運用計算機進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應銷(xiāo)毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統計等工作。

　　計算機檔案管理系統一般具有輸入、輸出、修改、插入、打印、統計、檢索、查詢(xún)、刪除等功能，同時(shí)計算機還具有判別、診斷、篩選的功能，利用這些功能可進(jìn)行檔案的鑒定工作。運用計算機進(jìn)行檔案的現代化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、傳輸速度快等特點(diǎn)，能及時(shí)、大量地提供檔案信息，提高了工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件作為一種新型的信息載體出現在檔案領(lǐng)域，以磁性材料和光學(xué)材料為載體的電子檔案，將逐步替代傳統的紙質(zhì)檔案載體，在檔案領(lǐng)域占主導地位，給檔案工作注入生機和活力。

　　一、知識經(jīng)濟時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題

　　首先，知識經(jīng)濟時(shí)代，檔案事業(yè)的內涵和外延將進(jìn)一步擴大。以為檔案是經(jīng)濟形態(tài)存在和發(fā)展的必然產(chǎn)物，原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性這一點(diǎn)永遠都不會(huì )改變。在知識經(jīng)濟時(shí)代，能夠以檔案形式存在的信息，將是人類(lèi)知識與信息高度濃縮的精華，也是檔案能夠得以存在的內在生命力。所以，信息屬性已成為知識經(jīng)濟時(shí)代反映檔案本質(zhì)的重要特征，檔案的信息含量已成為評估檔案駕駛的主要參數，而以往的載體形式也不僅僅局限于目前的微縮、機讀、光盤(pán)、網(wǎng)絡(luò )等技術(shù)，新的載體形式將會(huì )不斷涌現，況且載體形式只是在檔案保管上有所不同而已。所以采用檔案信息內用屬性劃分檔案的外延，將不會(huì )使檔案種類(lèi)混雜，分類(lèi)關(guān)系不清，這樣建立起來(lái)的檔案分類(lèi)體系將日趨完善、科學(xué)、合理。

　　第二，依托先進(jìn)的技術(shù)設備，知識經(jīng)濟將推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展進(jìn)程。知識經(jīng)濟是現代化科學(xué)技術(shù)智能化、信息化、高級化的結果。先進(jìn)和技術(shù)設備是知識經(jīng)濟的物質(zhì)基礎和技術(shù)手段。沒(méi)有先進(jìn)的技術(shù)設備，任何思想和技術(shù)方法都無(wú)法落于實(shí)處。當今社會(huì )，先進(jìn)的技術(shù)設備已運用于社會(huì )生產(chǎn)、生活的各個(gè)領(lǐng)域。檔案工作也是如此：計算機廣泛應用于檔案管理、統計和檢索；微縮技術(shù)在檔案的保管方面具有十分重要的意義�？傊�，計算機、光盤(pán)、多媒體、現代通信技術(shù)、微縮復制技術(shù)的普遍應喲內個(gè)將大大加快檔案事業(yè)的發(fā)展進(jìn)程，使之進(jìn)入現代化管理的先進(jìn)行列。

　　第三，知識經(jīng)濟將為擔案事業(yè)提供現代化的管理思想和管理方法。知識經(jīng)濟不僅以為著(zhù)知識的不斷創(chuàng )新和信息技術(shù)的廣泛應用，它更代表著(zhù)先進(jìn)的、科學(xué)的管理思想和管理方法。在管理方法上知識經(jīng)濟更需要增強開(kāi)放檔案意識，樹(shù)立依法治檔的觀(guān)念，注入批判繼承精神，探索創(chuàng )新精神和學(xué)術(shù)自由精神。更需要引進(jìn)圖書(shū)館學(xué)，情報學(xué)的相關(guān)理論，加強基礎工作，調整供求關(guān)系，加強定量管理，提高利用效率，把完善檔案部門(mén)的職能與改善檔案管理相結合。

　　第四，知識經(jīng)濟時(shí)代，對檔案工作蛇的素質(zhì)將提出更高的要求。選拔德才兼備的人才是知識經(jīng)濟時(shí)代的核心內容。實(shí)質(zhì)經(jīng)濟時(shí)代的檔案人員一方面要具備較高的專(zhuān)業(yè)知識、自然科學(xué)知識和相關(guān)應用知識。這樣，才能使先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)、管理方法和優(yōu)秀人才結合起來(lái)，發(fā)揮出最大的效能泥腿動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展。

　　二、加快檔案管理工作現代化進(jìn)程

　　在檔案管理基礎工作的各個(gè)環(huán)節中計算機數據的準備工作是一個(gè)大工程尤其是對于那些建館時(shí)間較長(cháng)的綜合性檔案館來(lái)講由于館藏案卷多著(zhù)錄工作不僅量大而且復雜如果沒(méi)有一整套規范化和科學(xué)化的工作程序與方法會(huì )使計算機因數據準備不足而無(wú)法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進(jìn)展速度。在著(zhù)錄工作中只要掌握了以下重點(diǎn)便基本可以取得著(zhù)錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

　　1、分清輕重緩急，循序漸進(jìn) 檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為社會(huì )所用而實(shí)現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計算機管理的過(guò)程中應先根據各全宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開(kāi)放的情況對所有全宗進(jìn)行排隊將那些可以開(kāi)放的核心檔案和社會(huì )利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進(jìn)程和提高社會(huì )利用的效率。

　　2、分級次著(zhù)錄，省時(shí)省力 在著(zhù)錄過(guò)程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著(zhù)錄即將那些反映問(wèn)題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級著(zhù)錄對那些一卷內幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級著(zhù)錄而對那些重要文件或反映問(wèn)題龐雜的文件則進(jìn)行文件級著(zhù)錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著(zhù)錄條目和錄入條目既節約了時(shí)間、人力與財力又提高了效率。

　　3、分門(mén)別類(lèi)，充分利用檔案原基礎 對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著(zhù)錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類(lèi)標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時(shí)間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統一給出分類(lèi)號。這樣分門(mén)別類(lèi)地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著(zhù)錄環(huán)節大大地提高著(zhù)錄速度。

　　4、要加強檔案信息素質(zhì)教育 加快建立檔案信息網(wǎng)絡(luò )。要注意加強檔案主體意識和獲取意識教育，利用檔案信息守法意識，加強檔案工作者的檔案信息保密意識，傳播意識和更新轉換意識。提高運用現代化技術(shù)和設備，獲取檔案信息技術(shù)和設施武裝檔案信息網(wǎng)絡(luò )，不斷提高檔案信息的效益功能。

　　5、要科學(xué)地制定、貫徹和修訂各項標準，使檔案工作逐步實(shí)現標準化 計算機技術(shù)的應用是檔案工作技術(shù)現代化的中心，而電子計算機的高效率是以檔案管理業(yè)務(wù)標準化為基礎的。以為對于雜亂無(wú)章沒(méi)有系統整理的檔案，計算機是無(wú)法進(jìn)行管理的，即使可以管理也會(huì )因運算程序的復雜化而使其效率大大降低。因此，要適應知識經(jīng)濟發(fā)展要求，加快檔案現代化管理就必須實(shí)現檔案工作標準化。

　　6、要強化服務(wù)意識，拓寬服務(wù)領(lǐng)域 要從重管理、輕利用的傳統模式中解脫出來(lái)，變“封閉型”為“開(kāi)放型”，主動(dòng)面向知識經(jīng)濟主戰場(chǎng)，把檔案工作的重心轉到為知識經(jīng)濟和各項事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)餓軌道上來(lái)。做到知識經(jīng)濟發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里。在提高黨政機關(guān)檔案工作整體水平的同時(shí)，要向企業(yè)和科技事業(yè)單位傾斜，在注重國有經(jīng)濟領(lǐng)域檔案工作的同時(shí)，把非公有制經(jīng)濟領(lǐng)域檔案工作納入服務(wù)范疇。

　　7、培養一批包層次的檔案信息專(zhuān)業(yè)人才和新型化高層次管理人才 要盡快培養既懂專(zhuān)業(yè)知識，有懂信息技術(shù)，具有綜合工作能力的信息專(zhuān)業(yè)人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識經(jīng)濟的到來(lái)做好充分的準備。

　　總之，知識經(jīng)濟的興起給檔案界提供了一個(gè)挑戰與機遇并存的契機；趕上這次浪潮，我們就會(huì )縮短與先進(jìn)國家的差距，在知識經(jīng)濟的發(fā)展中大顯身手。相信經(jīng)過(guò)全體檔案界同仁的共同努力，我們定會(huì )在新世紀這張白紙上寫(xiě)出最新、最美的文章，畫(huà)出最新、最美的圖畫(huà)。