[論文摘要] 隨著(zhù)全球和國內信息化技術(shù)的廣泛應用和城市經(jīng)濟的飛速發(fā)展，現代辦公呈自動(dòng)化、無(wú)紙化發(fā)展趨勢，使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，加快城建檔案信息電子化數字化建設，已成為城建檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。

　　追溯檔案部門(mén)應用電子計算機的歷史是在上世紀70年代，隨著(zhù)信息技術(shù)的發(fā)展和應用水平逐步提高。建設部2004年批準了《全國城建檔案信息化建設規劃與實(shí)施綱要》，為我國全面實(shí)現城建檔案信息處理和管理的現代化做了準備。

　　一、城建檔案信息電子化數字化的現狀 

　　城建檔案館大多在上世紀80年代初建立，80年代末期由蕪湖城建檔案館率先試點(diǎn)開(kāi)始了探索建立檔案計算機檢索系統。90年代中期部分特大城市城建檔案館開(kāi)始建立自己的MIS系統，并開(kāi)始了檔案原件電子化工作。所應用的操作系統由DOS轉向Wondows，數據庫也由最初單機版的dBascII轉向支持局域網(wǎng)操作的Foxpro，繼而向大型數據庫發(fā)展�，F在部分城建檔案館建立了自己的網(wǎng)站，但內容僅限于館藏、內設機構的職責和辦事流程的介紹，我國城建檔案信息化應用總體上還處于初步發(fā)展階段。這一現狀與實(shí)現電子化數字化管理的要求不太適應，與迎接知識經(jīng)濟時(shí)代的到來(lái)的要求也相距甚遠。這集中表現在：

　　1.城建檔案軟件沒(méi)有信息管理功能，缺乏通用性各基層城建檔案館、室使用的計算機型號、系統軟件各異，開(kāi)發(fā)的管理軟件不能互用，著(zhù)錄標準不同，并且沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和領(lǐng)導決策，也不便于編研，這制約了城建檔案信息電子化、數字化的進(jìn)程。

　　2.建設部至今還沒(méi)有建立一個(gè)系統的用于數據交換的機讀目錄各城市城建檔案信息系統和網(wǎng)絡(luò )建設形式、深度不同，規范性、開(kāi)發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，建設部至今還沒(méi)有建立一個(gè)系統的用于數據交換的機讀目錄，不能適應城建檔案信息資源共享、管理軟件共享的要求。

　　3.城建檔案的標準化、規范化工作有待提高檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于各地館、室的檔案業(yè)務(wù)水平發(fā)展的不均衡，案卷質(zhì)量不高，特別是各類(lèi)城建檔案的著(zhù)錄細則相容性不強，系統軟件移植性差。此外城建檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統一標準，僅著(zhù)眼于某一個(gè)館或某個(gè)工作流程，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統一標準，這也制約了城建檔案信息工作電子化的應用和推廣。

　　4.城建檔案信息網(wǎng)絡(luò )技術(shù)有待提高城建檔案的技術(shù)標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來(lái)越多的歸檔城建工程文件資料和圖紙是磁盤(pán)、光盤(pán)，現行的檔案整理、分類(lèi)方法、著(zhù)錄標準及有關(guān)規定不能完全適應。城建檔案信息安全保障體系的建設還不夠完善，網(wǎng)絡(luò )技術(shù)有待提高。

　　5.城建檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高實(shí)現檔案信息電子化，首先要有具有現代化知識的人，管理人員要有較高的專(zhuān)業(yè)知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿(mǎn)足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門(mén)缺乏現代高技術(shù)人才，其中城建檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術(shù)水平偏低。盡管引進(jìn)了現代化設備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

　　6.各地城建檔案部門(mén)應用軟件系統跟不上現實(shí)的需求各地城建檔案部門(mén)各自為政地開(kāi)發(fā)設計應用軟件系統，重復開(kāi)發(fā)導致浪費了大量的人力和物力，并由于現代信息技術(shù)的飛速發(fā)展導致了技術(shù)落后，跟不上現實(shí)的需求。

　　7.城建檔案網(wǎng)絡(luò )建設資金缺乏數字化、電子化所需相應計算機、存儲、輸入輸出等硬件設備的大量資金投入，超出通常城建檔案館室所能承擔的資金范圍，常需要上級政府部門(mén)撥款，因此導致建設遲緩。

　　二、城建檔案信息電子化的發(fā)展趨勢 

　　現代辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化的發(fā)展趨勢，使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，諸如文件資料、照片和圖紙等運作過(guò)程在計算機和通訊線(xiàn)路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著(zhù)檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤(pán)為載體的電子化數字化檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內容，這些信息可能來(lái)自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來(lái)是檔案工作者義不容辭的責任。由此看來(lái)，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。那么，城建檔案館的發(fā)展方向就應該是：

　　1.建立、健全城建檔案館藏檔案數字化。

　　2.健全和開(kāi)展城建檔案電子化接收和管理。

　　3.建設有著(zhù)各地方特色城建檔案的數據庫，能更好地提供專(zhuān)業(yè)信息和專(zhuān)業(yè)服務(wù)，并傳承承載著(zhù)中國地方各自悠久歷史的建筑的文化。

　　4.建立真正的高效率的數字化城建檔案館，并做到多城市多館互通互用。

　　5.向專(zhuān)業(yè)特色的城建檔案館發(fā)展，向社會(huì )提供網(wǎng)上查詢(xún)利用。

　　三、城建檔案信息電子化數字化的作用 

　　所謂檔案信息電子化，就是把館、室所藏檔案資料以紙質(zhì)或機讀形式為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案文獻進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過(guò)程。其作用有：

　　1.可充分利用和發(fā)揮現有微機的潛能，提高利用率。目前多數基層城建檔案館室對計算機的應用單一，開(kāi)發(fā)功能簡(jiǎn)單，僅用于著(zhù)錄或貯存，利用低效率，造成人力、物力的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。

　　2.縮短城建檔案信息的加工時(shí)間，提高利用的時(shí)效性。從快速加工到檢索及提供利用需時(shí)短，且能提供的檔案信息準確、全面。利用者可用機讀形式的檔案，完成信息調閱，提高服務(wù)效率。

　　3.城建檔案信息電子化，可一次投入多次產(chǎn)出，節約經(jīng)費，信息成果可多份拷貝。并能長(cháng)效保存信息。

　　4.城建檔案隨著(zhù)城市規模的飛速擴大，文件資料愈來(lái)愈多，運用電子化數字化技術(shù)可縮小占用儲存面積，解決館舍庫房不夠用的問(wèn)題。

　　5.檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。雖然信息高速公路在我國尚處在起步階段，但城建檔案事業(yè)要緊跟社會(huì )步伐，就必須適應這一客觀(guān)形勢的變化。