摘要：館藏建設是檔案館功能建設和功能發(fā)揮的核心問(wèn)題。本文結合工作實(shí)際進(jìn)行了思考，提出了加強館藏建設的建議和工作思路，對城建檔案館功能建設和功能發(fā)揮有一定的借鑒和參考意義。

　　關(guān)鍵詞：城建檔案；館藏；檔案館功能

　　在城市建設高速發(fā)展的背景下，各地城建檔案工作呈現出強勁發(fā)展勢頭。根據湖南省建設廳最近一次城建檔案工作調研，全省大中小城市共建館28個(gè)，建館率為100%，專(zhuān)職工作人員有373人，館庫面積達41000多平方米，館藏量突破了50萬(wàn)卷，城建檔案工作已成為全省檔案事業(yè)重要的組成部分。在為取得成績(jì)高興的同時(shí)，我們也存在著(zhù)一些隱憂(yōu)，特別是各地在館藏建設方面出現了一些偏差。而館藏問(wèn)題實(shí)際上是一個(gè)檔案館功能建設和功能發(fā)揮的核心問(wèn)題，因為檔案館的價(jià)值首先在于館藏的價(jià)值，離開(kāi)了檔案，檔案館的存在意義以及我們的檔案工作都無(wú)從談起。因此，我們把館藏建設提升到一個(gè)顯著(zhù)的高度來(lái)探討和研究是有必要的。

　　1、目前城建檔案館藏建設中存在的主要問(wèn)題

　　1.1發(fā)展非常不平衡

　　從全省來(lái)看，有的城建檔案館館藏量增長(cháng)非常之快，像長(cháng)沙館一年新進(jìn)館30000多卷，株洲館一年新進(jìn)館10000多卷；而有的館偶爾一年只進(jìn)館幾十卷，很多年份則沒(méi)有新進(jìn)檔案，館藏量基本沒(méi)有增長(cháng)。有些館早就建立了機構、配備了人員、落實(shí)了經(jīng)費，但工作只停留在發(fā)發(fā)文、開(kāi)開(kāi)會(huì )、搞搞接待參觀(guān)、搞搞業(yè)務(wù)檢查，對收集檔案、豐富館藏沒(méi)有實(shí)質(zhì)動(dòng)作，導致檔案館虛擬化、空心化，城市建設得很快，城建檔案管理乏力。

　　1.2館藏結構日益不合理

　　依據《城市建設檔案歸屬與流向暫行辦法》（國家檔案局1997發(fā)布）和《城市建設檔案管理規定》（國家建設部2001年修正）等法規，從歸屬和流向上講，房地產(chǎn)檔案、國土檔案、規劃報建檔案、環(huán)境保護、勘察測量、水文地質(zhì)、電力管線(xiàn)、人防軍事等資料無(wú)疑屬城建檔案。但全省各城建檔案館均沒(méi)有收集本市房地產(chǎn)、國土檔案。一些城建檔案館因不在規劃口管理，連規劃報建檔案都難以收集，更不用說(shuō)環(huán)境保護、勘察測量、水文地質(zhì)、電力管線(xiàn)、人防軍事等資料了。從各市城建檔案館新進(jìn)檔案的主體來(lái)講，絕大部分是建設工程竣工檔案。即使在建設工程檔案方面，因為重點(diǎn)工程、市政工程、管線(xiàn)工程等檔案難于收集管理，各城建檔案館把主要力量放在房屋建筑工程檔案收集上。長(cháng)此下去，城建檔案館將漸漸成為工程竣工資料檔案館，館藏單一，館藏結構日益不合理，其結果是城建檔案信息資源的保存價(jià)值和利用率正在迅速下降。

　　1.3普遍重收集輕開(kāi)發(fā)利用

　　檔案保管的目的在于利用，利用是檔案生命價(jià)值的體現。館藏建設的一個(gè)重要方面是建立檔案開(kāi)發(fā)利用的機制，包括查借閱利用、信息編研、修史編志等，現代信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)還為檔案開(kāi)發(fā)利用提供了很多新的手段。但從全省來(lái)看，檔案利用工作做得非常不夠，館藏建設被作為檔案館的后臺工作、傳統工作，主要精力放在前臺，即檔案業(yè)務(wù)指導和驗收。編研成果不多，很多館沒(méi)有建立檔案計算機檢索系統，僅長(cháng)沙館開(kāi)展了檔案數字掃描和數字檔案館建設，絕大部分館的檔案利用還是手工操作。

　　1.4個(gè)別地方城建檔案意識還很不強

　　盡管最近幾年各地對城建檔案工作的認識有了很大提高，但也有個(gè)別地方，特別是一些區、縣（市）和一些基層單位，對城建檔案編制、報送、利用的意識還很淡薄。有些人認為編制工程檔案太麻煩，既不帶來(lái)政績(jì)，又增加了成本；有些人認為建設工程“一份合同、一張圖紙”足以說(shuō)明問(wèn)題，不要搞得太復雜，沒(méi)有把完整的檔案資料管理納入日常的工作范圍；有的單位甚至把檔案作為“私有財產(chǎn)”、“個(gè)人秘密”，拒不移交。這一些錯誤認識與國家有關(guān)檔案工作和城建檔案工作的法律法規是相違背的，特別是與國務(wù)院第279號令《建設工程質(zhì)量管理條例》要求建設工程竣工驗收前應有完整的建設工程檔案資料并及時(shí)向城建檔案機構報送的規定相違背的，從認識上講是不知法，從行為結果來(lái)講，就是違法和犯法了。

　　2、抓好四個(gè)結合，加強城建檔案館藏建設

　　通過(guò)上面的問(wèn)題分析，我們認為加強城建檔案館藏建設一要有認識，二要有思路，三要有措施。作為城建檔案工作者，從事業(yè)發(fā)展和工作創(chuàng )新的角度出發(fā)，還要有緊迫感和使命感。結合實(shí)際，筆者認為應當抓好四個(gè)結合：

　　2.1將“業(yè)務(wù)指導”與“檔案接收”相結合，強化歸檔收集

　　在新的形勢下，城建檔案工作者如果仍墨守陳規，守株待兔，必然導致城建檔案工作的被動(dòng)。在思想認識上，必須努力克服檔案收集難的畏難思想，出于對城建檔案事業(yè)的責任和使命，樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)意識，不斷提高服務(wù)質(zhì)量，努力改善自身形象，增強工作的主動(dòng)性與靈活性。檔案工作者就是管檔案的，不能只說(shuō)不做，不能怕麻煩，不能拒絕具體事務(wù)。我們應把“業(yè)務(wù)指導”和“檔案接收”結合起來(lái)，業(yè)務(wù)指導是方法、是手段，檔案收集是目標，是結果。

　　在業(yè)務(wù)指導上，應勤跑工地，堅持項目追蹤，收集信息，了解情況，隨時(shí)進(jìn)行檢查指導，把政策講透，把要求講透。在具體工作中，必須主動(dòng)參與各項重要建設活動(dòng)和工程的竣工驗收，把工作做到現場(chǎng)，超前控制，把問(wèn)題解決在檔案進(jìn)館之前，確保檔案收集完整、全面。一些重點(diǎn)工程或外商投資項目，由于領(lǐng)導重視、社會(huì )關(guān)注、地位特殊而享有一些特殊政策，對其竣工檔案歸檔的監督難以落到實(shí)處，對這些項目的檔案歸集工作，要積極向領(lǐng)導匯報，及時(shí)與企業(yè)溝通，改善與建設單位的關(guān)系，爭取建設單位的積極配合。長(cháng)沙館針對具體工程制定業(yè)務(wù)指導技術(shù)文件，擬定詳細工作計劃，推出個(gè)性化服務(wù)，提高了業(yè)務(wù)指導的針對性，工作更主動(dòng)，更到位，實(shí)踐證明是一條好的工作舉措。

　　在檔案接收方面，我們應充分利用建設行政程序把關(guān)，建立建設工程檔案初驗認可制和檔案驗收合格報送移交制。從長(cháng)沙和株洲館的做法來(lái)看，我們要求建設工程竣工驗收前一定要進(jìn)行工程檔案初步驗收，檔案基本合格后，發(fā)放《初驗認可證》，才可以召開(kāi)竣工驗收會(huì )；在工程備案后，一定要對工程檔案進(jìn)行合格驗收，合格驗收并移交后，再發(fā)放《合格證》，工程才能辦理產(chǎn)權產(chǎn)籍手續。這一系列具體措施，把業(yè)務(wù)指導和檔案接收結合成一套完整的程序，使檔案歸檔、接收不再虛弱，強化了歸檔收集，做到了應收盡收。

　　2.2將“編制深度”與“歸檔廣度”相結合，拓展歸檔渠道

　　城建檔案涉及部門(mén)、單位有幾十家，內容涉及城市規劃、建設和管理的方方面面。一般來(lái)說(shuō)，建設系統內部產(chǎn)生或管理的建筑工程檔案、部分市政檔案、房建檔案等收集難度相對較小，歸集率較高；而非建設系統的建設工程檔案種類(lèi)多，數量大，收集矛盾多，難度大。我們要運用行政、經(jīng)濟、法律等各種手段，突出重點(diǎn)、以點(diǎn)帶面、不斷拓展，積極做好收集工作。一是城市地下管線(xiàn)檔案。主動(dòng)與有關(guān)部門(mén)溝通，采取有力措施，加強地下管線(xiàn)檔案的接收和收集，開(kāi)展地下管線(xiàn)檔案信息的綜合動(dòng)態(tài)管理。長(cháng)沙館通過(guò)制定《城市地下管線(xiàn)工程檔案管理條例》，使地下管線(xiàn)檔案有法可依，保證了管線(xiàn)檔案按要求歸檔。二是開(kāi)發(fā)區的檔案。開(kāi)發(fā)區的城建檔案是城建檔案不可缺少的組成部分。要按照國家集中統一管理城建檔案的基本原則，依法加強對開(kāi)發(fā)區城建檔案工作的監督、檢查和指導，定期接收城建檔案。三是圍繞社會(huì )主義新農村建設的目標，采取多種形式，切實(shí)做好小城鎮建設、新農村建設檔案的收集工作。

　　豐富館藏包括量的擴展和質(zhì)的提升，沒(méi)有數量就無(wú)質(zhì)量可言，而沒(méi)有質(zhì)量的館藏，無(wú)論數量多么“龐大”，都難以充分地為城市建設和經(jīng)濟社會(huì )發(fā)展服務(wù)。因此，豐富館藏應當是檔案資料的大數量和高質(zhì)量的統一體，是規模與品位的“雙優(yōu)”。豐富館藏的渠道拓寬了，接收方法也解決了，就應特別注重質(zhì)量問(wèn)題，即既要擴容又要提質(zhì)。在擴容提質(zhì)上，主要注重以下三方面：一是嚴格按城建檔案歸檔范圍接收檔案，不在此列的拒之門(mén)外，確保專(zhuān)館專(zhuān)用，節約政府公共資源。二是以最低限度數量的檔案保存最大限度的必要的信息量，盡量避免重復的、價(jià)值不大的檔案進(jìn)館，確保數量?jì)?yōu)化。三是對整理不規范、殘缺不全，模糊不清的資料盡量拾遺補缺，修訂完善，確保質(zhì)量?jì)?yōu)化。

　　2.3將“依法治檔”和“行業(yè)管理”相結合，提高城建檔案法律意識

　　城市建設檔案管理是一個(gè)跨行業(yè)、跨部門(mén)、跨專(zhuān)業(yè)的系統工程。建設系統以外的單位產(chǎn)生的城建檔案，接收難度大，工作紛繁復雜。我們要充分運用法律法規賦予的權力，大膽靈活地履行收集檔案、行政執法和行業(yè)管理的職責，主動(dòng)開(kāi)展工作。一是加強檔案法規宣傳，強化全社會(huì )檔案法律意識。要多方式、多渠道、多層次地宣傳《檔案法》、《建筑法》、《建設工程質(zhì)量管理條例》、《城市建設檔案管理規定》等法律法規，使之深入人心。長(cháng)沙、株洲館最近幾年大力開(kāi)展建設工程資料員培訓，向建設、施工、監理單位的技術(shù)負責人和工程資料員宣傳城建檔案法律法規和技術(shù)規范，提高他們的素質(zhì)和工作技能，產(chǎn)生了較大的成效。二是要建立目標管理考核機制。要通過(guò)建設行政和檔案行政部門(mén)對基層單位的年度目標管理考核，將檔案接收和館藏量增長(cháng)列為量化指標，年初下目標、年終抓督促，強化行政管理和工作責任意識。三是充分利用法律法規授權，依法治檔。嚴格按城建檔案管理有關(guān)法律法規的有關(guān)規定，加強法制建設，開(kāi)展執法檢查。一方面，在充分利用現有城建檔案工作法規、規章和依法行政的基礎上，根據各區、縣（市）實(shí)際，抓緊制定本區、縣（市）《城建檔案管理辦法》、《城市地下管線(xiàn)檔案管理辦法》以及城建檔案接收歸檔、開(kāi)發(fā)利用管理等方面規范性文件。另一方面，每年可以適當開(kāi)展執法檢查，對不按規定執行的建設單位，在工程竣工驗收備案后逾期不交檔案的，及時(shí)提出口頭或書(shū)面整改意見(jiàn)，仍拒不移交構成違法事實(shí)的，上報建設行政主管部門(mén)立案，依法予以處罰。

　　2.4將“庫房管理”與“檔案利用”相結合，突出城建檔案的利用價(jià)值

　　檔案整理入庫上架不是檔案工作的終結，從檔案工作最高目的來(lái)講，這還僅僅是開(kāi)始，是起點(diǎn)。我們在做好檔案庫房管理，確保檔案安全的同時(shí)，應進(jìn)一步突出檔案利用工作，充分發(fā)揮城建檔案為城市規劃、建設、管理和經(jīng)濟社會(huì )發(fā)展服務(wù)的作用。一是充分搞好檔案日常查閱利用。要熱情接待，建立檔案利用反饋登記制度，對檔案利用情況有登記、有統計分析，不斷尋找利用熱點(diǎn)，總結利用規律，改進(jìn)利用服務(wù)。二是充分改善利用條件。應廣泛采用現代化手段管理城建檔案信息資源，提高館藏檔案的開(kāi)發(fā)利用水平�？梢越�立計算機檢索系統，提高檔案查閱速度和查全率、查準率；有條件的可以建立檔案全息掃描系統，建立數字城建檔案館；還可以在互聯(lián)網(wǎng)上建立城建檔案查閱利用平臺，方便遠程自由查閱，提高城建檔案信息社會(huì )知情度。三是充分發(fā)掘檔案潛在利用價(jià)值。利用檔案信息進(jìn)行編研是一個(gè)重要的方面。此外，基于聲像檔案的直觀(guān)性，利用城建檔案在聲像工作方面的優(yōu)勢，開(kāi)展電視專(zhuān)題片制作，承辦展覽、畫(huà)冊，建立愛(ài)國主義教育基地都是發(fā)掘城建檔案潛在利用價(jià)值，提升城建檔案館藏建設水平的好思路、好辦法。長(cháng)沙館最近幾年利用館藏聲像檔案制作電視專(zhuān)題片40多部，宣傳了城市建設，促進(jìn)了招商引資，產(chǎn)生了廣泛社會(huì )影響。

　　總之，館藏建設問(wèn)題是檔案工作的一個(gè)核心問(wèn)題，對城建檔案工作來(lái)說(shuō)，城市建設發(fā)展越快，對城建檔案館藏建設的要求就越高，也越緊迫。只要我們認識到位，思路明確，措施有力，城建檔案館藏建設也一定能克服困難，持續取得進(jìn)步，取得創(chuàng )新和突破。