[摘要]文章從檔案管理與計量認證工作的關(guān)系入手，闡述了檔案管理在計量認證工作中的作用，質(zhì)量管理體系的運行推動(dòng)了檔案工作的發(fā)展，兩者之間相輔相成、相互促進(jìn)。

　　計量認證是根據《中華人民共和國計量法》（1985年9月）實(shí)施的對檢測機構質(zhì)量管理和技術(shù)能力考核的一種活動(dòng)。計量認證在我國開(kāi)展二十余年，對規范檢測機構行為，整頓檢測秩序，提高檢測工作質(zhì)量發(fā)揮了積極作用。南寧市疾病預防控制中心作為檢測機構，于1996年通過(guò)廣西壯族自治區技術(shù)監督局計量認證評審，并在多次評審復審考核中逐步建立了一套較為完整的質(zhì)量管理體系。隨著(zhù)這項工作的深入開(kāi)展，檔案管理工作被推向了質(zhì)量管理體系運行和認證的前沿，檔案管理已成為質(zhì)量管理體系認證的重要組成部分。同時(shí)計量認證工作進(jìn)一步推動(dòng)檢測機構的檔案管理，使檔案管理工作提高到一個(gè)新的水平。筆者就檔案管理工作與計量認證之間的關(guān)系，結合質(zhì)量管理體系認證活動(dòng)的實(shí)踐，談幾點(diǎn)認識。

　　一、計量認證的內涵

　　質(zhì)量的概念最先來(lái)源于工業(yè)生產(chǎn)，其定義是：產(chǎn)品達到或超過(guò)其價(jià)值所具備的品質(zhì)。每一種產(chǎn)品必須具備相應的使用價(jià)值，因而質(zhì)量的主題是永恒的。作為檢測機構的疾病預防控制中心，檢驗結果就是它的產(chǎn)品，同樣涉及到質(zhì)量問(wèn)題。質(zhì)量體系認證強調影響產(chǎn)品質(zhì)量的過(guò)程控制，在整個(gè)實(shí)驗室檢驗的過(guò)程中，如何避免可變因素對檢測結果的影響，保證結果的準確、可靠和可重復性，是質(zhì)量控制的主要目標。隨著(zhù)人們對質(zhì)量的認識不斷深入，實(shí)驗室質(zhì)量控制已不僅僅限于對實(shí)驗過(guò)程的監測，還包括人員培訓、正確地采集和運送樣本、正確選擇質(zhì)控物和確定質(zhì)量控制標準以及實(shí)驗質(zhì)量控制的綜合評價(jià)和管理等。

　　計量認證就是對向社會(huì )提供公證數據的各種技術(shù)機構的計量檢定、測試能力、可靠性和公正性，由政府計量行政部門(mén)所進(jìn)行的考核和證明。計量認證合格的檢測機構為社會(huì )提供的監測數據，作為公證數據具有法律效力。

　　計量認證的主要工作，就是由各級計量、質(zhì)量管理職能機構如省計量局、省技術(shù)監督局等部門(mén)組織有關(guān)專(zhuān)家、學(xué)者按照相應的國家標準要求對檢測機構的實(shí)驗室管理、質(zhì)量控制保證、檔案管理等質(zhì)量情況進(jìn)行全面的檢查、評估是否符合標準的要求，并決定是否頒發(fā)計量認證合格證書(shū)。因此計量認證工作是對疾病預防控制機構檢測工作質(zhì)量的檢驗，促進(jìn)質(zhì)量保證體系的健全，也促使檔案管理工作達到標準化、規范化。

　　二、檔案管理工作在計量認證活動(dòng)中的作用

　　檔案的本質(zhì)屬性是原始性和歷史性，在疾病監測、檢驗工作中形成的大量文件資料，是檢測機構質(zhì)量體系管理、運行及質(zhì)量體系有效性、規范性、真實(shí)性的反映和記載，它不僅是檢測機構規范化管理的基礎資料，也是日常工作及計量認證評審的重要憑據。在計量認證過(guò)程中檔案工作發(fā)揮了不可忽視的基礎作用，一方面為計量認證單位提供原始資料和法律依據，另一方面它是質(zhì)量管理體系重要內容之一，為獲得計量認證提供前提條件和必要保證。

　�。ㄒ唬�檔案管理為通過(guò)計量認證提供重要的基礎依據在計量認證工作中最重要的一項原則就是以數據為依據。檢測機構的各類(lèi)檔案是在檢測和管理中形成的各種技術(shù)人員狀況、監測數據、設備儀器、原始記錄等最完整、最全面的載體，諸如實(shí)驗室的原始記錄、設備儀器的說(shuō)明書(shū)、監測數據的真實(shí)性和質(zhì)量保證的有序性，而這恰恰是計量認證過(guò)程中最需要的，是檢測機構質(zhì)量體系有效運行的歷史見(jiàn)證，為計量認證提供了重要的資料信息和有關(guān)文件并整理出能夠證實(shí)質(zhì)量體系合格的完整信息系統。因而檔案是計量認證工作的基礎，檔案工作質(zhì)量的好壞，體現了質(zhì)量體系運行的水平，直接影響著(zhù)質(zhì)量管理體系的認證。

　�。ǘ�）檔案管理是質(zhì)量體系有效運行的重要保證檔案管理工作是質(zhì)量體系中的重要環(huán)節，在質(zhì)量體系認證中發(fā)揮著(zhù)參與、監督、指導、促進(jìn)等重要作用。質(zhì)量體系要求檢測機構為實(shí)現質(zhì)量方針和質(zhì)量目標，將所有影響質(zhì)量的要素都采取有效措施管理和控制起來(lái)。質(zhì)量體系文件《質(zhì)量手冊》《程序文件》中對每一過(guò)程、每一質(zhì)量等要素都進(jìn)行了相應的規定，其中文件和資料要素就是以檔案資料部門(mén)為責任主體來(lái)保證其在系統中運轉的質(zhì)量。一方面，檔案管理部門(mén)通過(guò)科學(xué)管理，能夠及時(shí)、全面地為需求者提供準確、完整、系統的技術(shù)文件、質(zhì)量記錄、標準等文件資料；另一方面，通過(guò)文件和資料的發(fā)放與回收來(lái)控制質(zhì)量體系運行中的文件資料的完整性，保證質(zhì)量認證及其他活動(dòng)能夠使用相關(guān)文件的有效版本。

　�。ㄈ�）檔案管理是質(zhì)量體系運行的基礎性工作質(zhì)量認證的顯著(zhù)特征之一是質(zhì)量體系文件化。檔案信息是編寫(xiě)檢測機構自身質(zhì)量體系文件的證據。檢測機構制定的質(zhì)量手冊、質(zhì)量計劃和程序性文件、技術(shù)標準、作業(yè)指導書(shū)、操作規程、質(zhì)量表格式樣、檢測程序卡等都來(lái)源于檔案。認證過(guò)程中檔案部門(mén)提供了大量的檔案資料，參與了與檔案工作直接相關(guān)的質(zhì)量體系文件如《文件控制程序》《記錄（檔案）管理程序》的編制、修改過(guò)程，對文件資料的形成、分類(lèi)、編號、保管等方面作了詳細的分析。因此，檔案管理是質(zhì)量體系運行的基礎性工作。

　�。ㄋ模�檔案在質(zhì)量體系認證中起著(zhù)直接憑證作用檔案既是質(zhì)量體系運行的真實(shí)記錄，也是保證質(zhì)量體系是否符合規定的依據，妥善保管和利用好檔案，可以對監控產(chǎn)品質(zhì)量和清查發(fā)生質(zhì)量問(wèn)題的責任原因起直接憑證作用，是質(zhì)量體系評審機構現場(chǎng)審核的主要客觀(guān)憑據。作為質(zhì)量管理體系文件化直接產(chǎn)物的質(zhì)量管理檔案，記載了認證單位各種工作的情況、成果、經(jīng)驗和教訓，一方面充分利用這些檔案，加強全面質(zhì)量管理，提高工作和服務(wù)質(zhì)量。另一方面，它是在實(shí)施質(zhì)量管理體系標準內審、外審和質(zhì)量管理評審時(shí)主要起原始憑證作用。顯而易見(jiàn)，檔案是質(zhì)量體系認證過(guò)程中的具體反映，在質(zhì)量管理體系認證中起著(zhù)直接憑證和科學(xué)依據作用，作為今后質(zhì)量管理體系持續改進(jìn)的依據和史料。

　�。ㄎ澹�檔案管理有助于不斷完善質(zhì)量體系，確保質(zhì)量體系發(fā)揮實(shí)際效能任何一個(gè)質(zhì)量體系的建立和實(shí)施都不可能一蹴而就，必然是一個(gè)逐步完善、提高的過(guò)程，需要經(jīng)過(guò)實(shí)踐的檢驗，發(fā)現問(wèn)題并加以修正，逐步達到預期目的。檔案是歷史的原始記錄，不僅凝聚著(zhù)成果，而且記載著(zhù)經(jīng)驗教訓。尤其是作為質(zhì)量職能活動(dòng)可追溯證明的質(zhì)量記錄，包含著(zhù)與質(zhì)量體系運行和產(chǎn)品質(zhì)量有關(guān)的所有記錄，從中可發(fā)現問(wèn)題，尋找質(zhì)量管理的薄弱環(huán)節，為采取糾正方法及預防措施提供證明和依據，促使改善質(zhì)量體系，提高產(chǎn)品質(zhì)量，發(fā)揮質(zhì)量體系的實(shí)際效能。在檔案資料的移交歸檔和文件資料的發(fā)放中，管理人員檢查文件資料的編制、簽署、內容是否規范完整時(shí)，以及同有關(guān)部門(mén)的業(yè)務(wù)往來(lái)中，往往會(huì )發(fā)現許多設計、程序、標準等錯誤或有關(guān)部門(mén)反映的問(wèn)題。這些質(zhì)量與管理信息的反饋，有利于及時(shí)糾正質(zhì)量體系運行中的錯誤，不斷完善質(zhì)量體系，提高疾控機構管理水平。

　　三、計量認證推動(dòng)了檔案管理的進(jìn)步

　　質(zhì)量管理、計量認證的過(guò)程是加強檔案工作、積累檔案財富的過(guò)程。有效的質(zhì)量體系是檔案管理工作水平提高的推動(dòng)力。

　�。ㄒ唬┵|(zhì)量體系認證對檔案管理的要求《文件控制程序》針對文件進(jìn)行有效的控制和管理，確保其有效性和適用性。其對文件和資料的批準、發(fā)布、保存以及更改都作了明確的規定，即：文件和資料發(fā)布前，由授權人批準發(fā)布，確保文件是充分的、適宜的。文件在修改時(shí)，要進(jìn)行評審，進(jìn)行標識，并得到再次批準、發(fā)布，確保所使用的文件是有效版本，并從所有使用場(chǎng)所及時(shí)撤出失效文件，防止誤用。如需要保留失效文件時(shí)，加蓋“作廢”印章，對應保留的作廢文件和更改的文件都應進(jìn)行標識。同時(shí)規定管理體系文件和經(jīng)確認的技術(shù)文件是受控文件，受控文件加蓋受控印章并作標記受控編號，發(fā)放時(shí)作發(fā)放記錄。通過(guò)此程序的控制知道文件的來(lái)龍去脈，一改以往現場(chǎng)使用文件和存檔文件不相符的情況，為提高檔案質(zhì)量奠定了基礎。

　　記錄是一種特殊類(lèi)型的文件，文件是歸檔前的檔案�！队涗洠�檔案）管理程序》規范了記錄的內容、填寫(xiě)、更改以及歸檔、貯存和保管的要求：專(zhuān)兼職檔案員要對記錄進(jìn)行分類(lèi)、編目。按規定的期限保存記錄，一般保存期為5年。檔案保存室的環(huán)境要適宜，能防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防光、防潮、防霉；所有的記錄要保持清潔、字跡清晰、存放有序、便于存取、檢索和借閱，對破損或變質(zhì)的檔案，要及時(shí)修補和復制。這些要求與《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》的要求是一致的，保證了檔案管理的質(zhì)量。

　�。ǘ�）通過(guò)計量認證，進(jìn)一步完善檔案管理網(wǎng)絡(luò )各類(lèi)檢測機構要對業(yè)務(wù)檔案實(shí)行統一領(lǐng)導，分級管理，各科室都指定有兼職檔案員，在質(zhì)量體系文件中進(jìn)一步明確了各科室檔案管理的職責。為加強質(zhì)量管理中的檔案工作，由質(zhì)量管理科負責收集、整理在質(zhì)量體系運行中所形成的文件資料，及時(shí)歸檔，重要的文件資料定期移交綜合檔案室；綜合檔案室履行指導、監督職責。建立起一個(gè)領(lǐng)導親自“抓”、各科室認真“管”、檔案部門(mén)負責“理”的良好的文件管理流程，形成從下至上的檔案收集歸檔網(wǎng)絡(luò )，使文件程序化、制度規范化。檔案部門(mén)把檔案工作與質(zhì)量管理各項工作相聯(lián)系，做到同時(shí)發(fā)動(dòng)、同時(shí)布置、同時(shí)檢查，大大促進(jìn)了檔案工作的順利開(kāi)展。

　�。ㄈ�）計量認證為檔案管理積累財富質(zhì)量體系認證從質(zhì)量管理的角度要求各個(gè)部門(mén)環(huán)節應留下痕跡，要有質(zhì)量記錄并對其進(jìn)行保存和歸檔。因此說(shuō)，計量認證的過(guò)程，也是形成檔案、積累檔案和加強檔案工作的過(guò)程。嚴格的質(zhì)量管理。規范了檢測機構的檔案工作，為積累檔案財富提供了保證。在貫標過(guò)程中，組織人員編寫(xiě)《質(zhì)量手冊》，并以此為依據，進(jìn)而編寫(xiě)程序文件、作業(yè)指導書(shū)、質(zhì)量記錄。通過(guò)編制這些文件，規范了質(zhì)量管理的各項活動(dòng)，同時(shí)也規范了檔案形成的流程，使有考查利用價(jià)值的文件、記錄、表格等能夠完整、準確地保存下來(lái)。

　�。ㄋ模├�用質(zhì)量體系認證的契機，進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理計量認證工作給檔案管理增添了新內容、新活力，為檔案部門(mén)做好檔案工作創(chuàng )造了有利的條件，檔案部門(mén)應抓住有利時(shí)機，健全檔案管理機制，加強檔案的計算機網(wǎng)絡(luò )管理，加快文件資料和質(zhì)量記錄的傳遞，實(shí)現資源共享，進(jìn)一步提高檔案檢索的效率和準確性，推動(dòng)檔案工作的發(fā)展。

　�。ㄎ澹┩ㄟ^(guò)計量認證，檔案管理人員的素質(zhì)得到進(jìn)一步提高在質(zhì)量管理工作中，檔案工作被推向計量認證活動(dòng)的最前列，檔案管理人員成了質(zhì)量體系認證中文件資料的控制者和質(zhì)量記錄的管理者，不僅自身要嚴格按照程序做好工作，而且還應指導和協(xié)助檢測人員做好文件資料和質(zhì)量記錄的分類(lèi)、整理、歸檔等工作，同時(shí)對文件信息的完整性、系統性、規范性和有效性進(jìn)行初步檢查。檔案管理人員置身于質(zhì)量管理體系中，按照檔案管理工作和質(zhì)量控制的要求，建立能夠與質(zhì)量管理體系相適應的工作模式。擺脫了傳統的工作模式，為自身能力及綜合素質(zhì)的提高產(chǎn)生了重大的作用。

　�。�六）通過(guò)質(zhì)量體系認證工作。增強人們的檔案意識在質(zhì)量認證實(shí)踐中，人們充分認識到了檔案管理工作在質(zhì)量管理體系認證中的重要作用。檔案部門(mén)要以《檔案法》為治檔依據，通過(guò)宣傳教育等手段，提高全體人員的檔案意識，強化檔案管理觀(guān)念，并直接參與檔案管理工作。同時(shí)培養檔案管理人員的質(zhì)量、服務(wù)、創(chuàng )新和標準等意識，增強責任感，每一位兼職檔案員都應認真、主動(dòng)配合檔案主管部門(mén)的工作，堅持按章辦事、依法治檔，使檔案工作及檔案管理走上統一化、規范化、法制化的軌道。 一總之，隨著(zhù)質(zhì)量管理體系認證的深入發(fā)展，給檔案管理工作帶來(lái)新的生機和挑戰，二者有著(zhù)密不可分的聯(lián)系，互為依存、互為促進(jìn)。檔案管理部門(mén)要正確處理檔案管理工作和質(zhì)量管理體系認證工作的關(guān)系，使檔案管理工作既要遵循我國檔案工作的法律法規，又要適應質(zhì)量管理體系運行和認證的要求。并以此為契機，借鑒質(zhì)量管理體系先進(jìn)模式，結合實(shí)際，充分發(fā)揮檔案管理工作在質(zhì)量管理體系運行和計量認證中的積極作用，不斷地改革創(chuàng )新，使檔案管理工作日益豐富和完善。