論文摘要：當今社會(huì )和經(jīng)濟處于快速發(fā)展時(shí)期，檔案管理面臨前所未有的挑戰；加強管理，提高工作人員素質(zhì)，應用現代化管理手段等，是目前提高檔案管理效率的重要任務(wù)。

　　一、當前檔案管理存在的問(wèn)題

　　目前我國檔案管理的水平普遍較低，主要存在的問(wèn)題如下：

　�。ㄒ唬�檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高。目前，我們雖然有了一支穩定而發(fā)展的檔案干部隊伍，但這個(gè)隊伍的文化程度和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)還不適應新時(shí)期開(kāi)展檔案工作的需要，特別是進(jìn)入21世紀，熟悉檔案內容，能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開(kāi)發(fā)的專(zhuān)業(yè)人才十分匱乏。

　�。ǘ�）檔案管理不夠規范。目前，在一些大的企事業(yè)單位或者是專(zhuān)業(yè)的檔案館普遍存在管理不規范的問(wèn)題，主要表現在：第一，檔號不規范。第二，案卷標題不規范。第三是大部分案卷缺少卷內目錄。第四是組卷混亂現象比較嚴重。

　�。ㄈ�）檔案檢索效率不高。檔案檢索方式有手工檢索和計算機檢索。在目前，傳統的手工檢索占有很大比重。各檔案部門(mén)在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現了求“多”不求“精”的現象，誤認為編制的檢索工具越多檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高。

　�。ㄋ模┰谛畔㈤_(kāi)發(fā)和編研工作上也存在一些問(wèn)題。一些檔案部門(mén)為達標升級應付檢查隨便選幾個(gè)題人人都來(lái)編研使編研產(chǎn)品層次低質(zhì)量差實(shí)用性不大利用價(jià)值更小。有的選題雖好緊跟形勢但因編研時(shí)間過(guò)長(cháng)失去了時(shí)效性影響了作用的發(fā)揮。

　　二、提高檔案管理效率的對策

　　改觀(guān)目前檔案管理工作狀況，提高檔案管理效率，實(shí)現檔案管理的規范化是檔案管理工作的目標，我們還有很長(cháng)的路要走，首先我們要注意的問(wèn)題解決的問(wèn)題主要有：

　�。ㄒ唬┨岣邫n案工作人員專(zhuān)業(yè)技能和素質(zhì)提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。首先要把住人才入口關(guān)，注意引進(jìn)招聘一些有文化專(zhuān)業(yè)知識，有專(zhuān)業(yè)技術(shù)、技能的人才充實(shí)檔案隊伍。同時(shí)，加強現有人員的繼續教育是目前和今后一段時(shí)間內一項刻不容緩的工作任務(wù)。當前社會(huì )和經(jīng)濟生活處于快速發(fā)展時(shí)期，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，這些對檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項工作提出了新的要求和挑戰。檔案人員應努力學(xué)習，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)，提高自身素質(zhì)，運用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來(lái)指導和改進(jìn)檔案工作，實(shí)現單一型向多樣復合型轉變。扎實(shí)有效地推行專(zhuān)業(yè)繼續教育。

　�。ǘ�）調動(dòng)檔案管理人員工作積極性檔案界長(cháng)期單調而枯燥的工作方式，傳統而落后的工作方法，談不上檔案工作如何主動(dòng)、超前服務(wù)于市場(chǎng)，服務(wù)于社會(huì )和企業(yè)，而服務(wù)的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場(chǎng)。因此，應努力使檔案部門(mén)從“伸手派”變成先行官、創(chuàng )造者，形成檔案工作由事后收集材料變?yōu)槭虑敖槿�、事中參與的新的檔案工作理念。

　　1.增強激勵機制。檔案工作應當引進(jìn)競爭激勵機制，改變在檔案部門(mén)實(shí)際存在的“鐵飯碗”現象，積極推行全員聘任合同制，對現有人員實(shí)行公平競爭、擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認識到自己的工作成績(jì)與其生存和發(fā)展息息相關(guān)，從而激發(fā)每個(gè)人的工作活力，最大限度地發(fā)揮個(gè)人潛力，使檔案工作出現充滿(mǎn)競爭活力、開(kāi)拓創(chuàng )新的新局面。

　　2.更新觀(guān)念，實(shí)現自我價(jià)值。有時(shí)搞檔案工作的人未必都能明白檔案工作的重要性，這是因為他們以前純粹為了工作而工作，忽視了總結自己對社會(huì )的影響。這要求相關(guān)領(lǐng)導人員做好檔案管理工作的宣傳和教育工作，使人們特別是檔案人員對工作有積極的認識。使檔案人員積極進(jìn)取，對自己的各方面都做出相應的調整和重新定位，一改過(guò)去收攤看點(diǎn)，倉庫保管員的現象，在埋頭苦干的同時(shí)，多一些敏感和睿智，有為才能有位，使檔案創(chuàng )造出更豐厚的社會(huì )效益和經(jīng)濟效益。

　�。ㄈ�）檔案的現代化要與企業(yè)的信息化同步企業(yè)檔案必須適應信息化要求，把電子文件妥善保管起來(lái)。信息化的迫切要求及飛速發(fā)展，對檔案部門(mén)提出了更高的要求和一些亟待解決的問(wèn)題。當前，在企業(yè)信息化建設過(guò)程中，也有檔案部門(mén)不了解、不懂的東西，特別是信息管理系統、資源管理系統、ERP系統、CAD/CAM系統等。在這種情況下，檔案部門(mén)要知難而上，積極參與企業(yè)信息化建設，使檔案管理成為企業(yè)信息化的一個(gè)重要組成部分。檔案人員要邊干邊學(xué)，在管理的過(guò)程中學(xué)習和掌握信息化的有關(guān)知識，使檔案現代化與企業(yè)信息化有機結合，同步發(fā)展。

　　企業(yè)在制定信息建設規劃當中將檔案工作納入進(jìn)去，檔案部門(mén)要參與到企業(yè)信息化當中去。首先要解決紙質(zhì)檔案與電子文件信息的對稱(chēng)問(wèn)題；其次要解決紙質(zhì)和電子文件一致性的問(wèn)題，電子文件看不見(jiàn)，就一張光盤(pán)，對于它的完整性、版本等從外觀(guān)上看不出來(lái)，所以檔案部門(mén)要用專(zhuān)門(mén)的設備、專(zhuān)門(mén)的部門(mén)負責檢驗電子文件，如果保存的電子檔案有誤，將來(lái)在工作中可能要造成失誤。檔案的現代化管理一方面要適應檔案自身的發(fā)展，另外也要適應企業(yè)信息化建設的流程，兩方面都要兼顧。檔案畢竟是傳統的記錄和保存方式，企業(yè)信息化應用起來(lái)可以很瀟灑，實(shí)現無(wú)紙化辦公，財務(wù)、科研、外事等許多部門(mén)都進(jìn)行網(wǎng)上辦公，最后什么都沒(méi)留下。檔案部門(mén)搞信息化要解決的一個(gè)觀(guān)念問(wèn)題，就是我們檔案的現代化建設不是簡(jiǎn)單地用計算機代替手工勞動(dòng)，也不是把傳統的管理方式搬到網(wǎng)絡(luò )管理上去，而是要借助現代化信息技術(shù)，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，對檔案管理中不適應的一些做法進(jìn)行改革。這是一種高層次的認識，要求我們不斷學(xué)習，吸納新知識，努力使檔案管理工作邁上一個(gè)新臺階。