[論文摘要]建筑工程檔案是建設項目管理如投資計劃、設計、施工、使用、維修及改建擴建等活動(dòng)中形成的檔案文件。它是建筑工程項目管理的一部分，工程檔案管理的好壞，直接關(guān)系到工程的質(zhì)量，影響企業(yè)的經(jīng)濟效益。本文對建筑工程檔案的內涵、特點(diǎn)、存在的問(wèn)題以及有效的管理措施做了較為詳盡的闡釋?zhuān)�以期對建筑工程檔案管理工作有所裨益。

　　改革開(kāi)放以來(lái)，我國的建設事業(yè)發(fā)展迅速，與此同時(shí)，也形成了大量的業(yè)內資料即工程檔案。建筑工程檔案是建筑建設活動(dòng)中形成的原始的、圖物相符的有保存價(jià)值的真實(shí)記錄和實(shí)際反映。它記載著(zhù)建筑物、構筑物地下管線(xiàn)敷設等建設活動(dòng)，是建設項目管理如投資計劃、設計、施工、使用、維修及改建擴建等活動(dòng)中形成的檔案文件。在對建設工程質(zhì)量、總體造價(jià)和建設工期進(jìn)行管理的同時(shí)，建筑工程檔案管理作為建筑工程項目管理的一部分，工程檔案管理的好壞，直接關(guān)系到工程的質(zhì)量，影響企業(yè)的經(jīng)濟效益。如何有序地管理好建筑工程檔案既是工程本身的需要，也是檔案部門(mén)的要求。

　　一、建筑工程檔案資料的內容

　　1.綜合性文件資料。主要包括上級批準文件；計劃任務(wù)書(shū)；工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設計文件資料；規劃、消防、環(huán)保、衛生等政府部門(mén)的審批文件資料；工程施工、監理中標文件及有關(guān)合同、協(xié)議書(shū)；工程竣工驗收及質(zhì)量鑒定文件資料；工程竣工結算及其審計報告等文件資料；工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤(pán)等。

　　2.土建工程及水、電、設備安裝工程施工文件資料。主要包括開(kāi)/竣工報告；圖紙會(huì )審、設計變更、技術(shù)交底記錄及材料代用單等文件材料；項目的施工組織設計；監理規劃、監理細則、監理月報及工程例會(huì )紀要等；原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；沉降拉移、變形等觀(guān)測記錄；工程質(zhì)量檢驗及評定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術(shù)總結等。

　　3.竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線(xiàn)竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結構工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強電弱電工程竣工圖；通風(fēng)、空調工程竣工圖以及其他特殊專(zhuān)業(yè)工程竣工圖。

　　二、建筑工程檔案的特點(diǎn)

　　1.單一獨立性。即一個(gè)單項工程竣工檔案的整體性。這是工程檔案最突出、最重要的特點(diǎn)。

　　2.真實(shí)性。工程檔案是該項工程實(shí)體的一面鏡子似的真實(shí)寫(xiě)照。因為工程檔案材料是與該工程建設同步形成的，是該工程報批、施工、竣工過(guò)程的原始記錄，與工程實(shí)體完全一致，單從檔案材料就可以求和工程質(zhì)量標準，是建筑工程質(zhì)量監督部門(mén)進(jìn)行竣工驗收的重要依據。

　　3.實(shí)用性。工程檔案是該工程最原始的記錄，所以有很大的使用價(jià)值，即實(shí)際性。通過(guò)檔案，可以全面考核工程建設工作，檢查工程是否符合設計要求。

　　3.1 綜合性文件資料。主要包括上級批準文件；計劃任務(wù)書(shū)；工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設計文件資料；規劃、消防、環(huán)保、衛生等政府部門(mén)的審批文件資料；工程施工、監理中標文件及有關(guān)合同、協(xié)議書(shū)；工程竣工驗收及質(zhì)量鑒定文件資料；工程竣工結算及其審計報告等文件資料；工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤(pán)等。

　　3.2 土建工程及水、電、設備安裝工程施工文件資料。主要包括開(kāi)/竣工報告；圖紙會(huì )審、設計變更、技術(shù)交底記錄及材料代用單等文件材料；項目的施工組織設計；監理規劃、監理細則、監理月報及工程例會(huì )紀要等；原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；沉降拉移、變形等觀(guān)測記錄；工程質(zhì)量檢驗及評定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術(shù)總結等。

　　3.3 竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線(xiàn)竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結構工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強電弱電工程竣工圖；通風(fēng)、空調工程竣工圖以及其他特殊專(zhuān)業(yè)工程竣工圖。

　　三、建筑工程檔案管理需要解決的問(wèn)題

　　1.檔案材料不完整。檔案材料不完整是建筑工程檔案存在的主要問(wèn)題。工程項目歸檔率較好的單位能達到80%左右，較差的單位情況就不同了。很多工程項目竣工后沒(méi)有檔案材料，或只有工程主體檔案，沒(méi)有配套工程檔案，鍋爐房、地下管線(xiàn)、園林綠化等檔案材料寥寥無(wú)幾。

　　2.缺乏統一的管理模式。從檔案管理機構上看，有的單位成立了專(zhuān)門(mén)的檔案室，工程檔案管理較好。有的單位則不然，工程檔案由其他業(yè)務(wù)部門(mén)代管或由文書(shū)檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門(mén)。

　　3.缺乏復合型檔案管理人員�；鶎訂挝坏臋n案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)較差，既缺乏檔案管理業(yè)務(wù)知識，又缺乏相關(guān)的業(yè)務(wù)知識，難以適應工作需要。

　　四、建筑工程檔案有效管理的措施

　　1.思想上要重視工程檔案管理工作。工程建設中普遍存在著(zhù)對工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗收時(shí)，才開(kāi)始應付整理，這給檔案整理帶來(lái)很大難度。其主要原因在于工程建設管理過(guò)程中，企業(yè)對建筑工程檔案在思想上重視程度不夠。由于資料整理瑣碎，不產(chǎn)生經(jīng)濟效益，施工過(guò)程中現場(chǎng)又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動(dòng)應付。如果不認真進(jìn)行督導檢查，到最后內業(yè)很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺資料，所以?xún)葮I(yè)資料應定期或不定期檢查評比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時(shí)可采取強制措施與計量支付掛鉤，為搞好檔案管理工作提供保證。有鑒于此，建筑企業(yè)管理部門(mén)、檔案管理部門(mén)應該進(jìn)一步加強對建筑行業(yè)的檔案管理的法制教育工作。

　　2.建立健全檔案打理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎。為了加強對工程建設各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規范，建設單位在項目建設初期（從工程立項開(kāi)始）就應按照國家檔案管理的有關(guān)規定，結合建筑實(shí)際情況，制定相應的檔案管理制度、措施。同時(shí)要明確建設單位、勘察設計單位、招投標代理機構、施工單位、監理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過(guò)程中各自所應承擔的職責，規范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開(kāi)始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護建設單位的合法權益方面有重要的依據、憑證作用。

　　3.嚴格把好竣工驗收檔案資料質(zhì)量關(guān)，使工程竣工驗收檔案充分發(fā)揮其憑證作用。工程竣工驗收時(shí)，建設單位檔案管理人員要會(huì )同工程項目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設中形成的全部文件進(jìn)行全面的檢查、審核，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)解決，補缺補漏，務(wù)必使得竣工材料做到真實(shí)、完備、及時(shí)，歸檔范圍符合要求，認真貫徹執行《建設工程質(zhì)量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關(guān)條文，把好竣工驗收關(guān)，把竣工檔案的驗收、移交作為整個(gè)工程驗收的一個(gè)重要環(huán)節和內容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的，由建設單位發(fā)給《建設工程檔案合格證》。不按規定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發(fā)給《建設工程檔案合格證》，建設單位不結清尾款，以確保下程建設檔案的完整、準確、系統。

　　4.加強對工程檔案管理人員和有關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行培訓的力度。隨著(zhù)改革開(kāi)放的不斷深入和建筑業(yè)的不斷發(fā)展，建筑檔案管理工作的特點(diǎn)也有了新的變化，從而提高檔案干部隊伍的管理水平也更加重要。檔案管理人員的業(yè)務(wù)索質(zhì)包括服務(wù)意識、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)水平。檔案管理人員要增強服務(wù)意識，認清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，要運用現代化的科學(xué)技術(shù)和設備，采用科學(xué)的管理方法，更好地服務(wù)于建筑工程檔案管理工作。檔案管理人員要更新觀(guān)念，提高認識，變被動(dòng)為主動(dòng)，認真領(lǐng)會(huì )和掌握有關(guān)法律、法規的內容及主管部門(mén)的有關(guān)規定，在工作中靈活運用；要有較強的責任心，嚴把工程檔案質(zhì)量關(guān)。

　　5.加強施工管理，強化檔案材料編制工作。按照標準編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業(yè)務(wù)條件。一個(gè)施工隊不會(huì )編制工程內業(yè)材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質(zhì)量，關(guān)鍵在于編制形成過(guò)程。施工單位應明確自己的責任，加強對施工技術(shù)人員編制檔案材料的訓練，不斷提高編制工程檔案材料的業(yè)務(wù)水平。開(kāi)發(fā)公司要加強對施工的監督和管理，檢查工程檔案材料編制情況，按照標準形成檔案材料，給后人留下寶貴的財富。

　　6.充分利用現代化手段，多角度、多層次開(kāi)發(fā)建筑工程檔案信息資源，做好檔案信息統計工作。大力推行對縮微檔案、磁介質(zhì)檔案、電子文件檔案在工程檔案中運用。當前，美國、德國、荷蘭對縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用C A D光盤(pán)技術(shù)。我們可以借鑒先進(jìn)管理方法，采用先進(jìn)技術(shù)，避免走彎路。由于目前光盤(pán)的刻錄技術(shù)已相當普遍，國家又制定《CAD電子文件光盤(pán)存儲、歸檔與檔案管理要求》，使得工程建設檔案管理中利用光盤(pán)塔或光盤(pán)庫載體進(jìn)行檔案管理成為可能，也就成為項目檔案管理的一個(gè)發(fā)展方向。近幾年，上海水利投資建設公司也開(kāi)始對照片檔案、錄像檔案、紙質(zhì)檔案制成多媒體和進(jìn)行光盤(pán)刻錄，對檔案管理網(wǎng)絡(luò )化、信息化作了有益探索。

　　各部門(mén)還應有效利用計算機資源，建立本部門(mén)的檔案檢索系統。提高各部門(mén)（公司）的檔案管理水平，提高各部門(mén)檔案管理工作的協(xié)調工作能力，方便各部門(mén)（單位）對檔案利用，藉以提高工作效率。按照檔案的性質(zhì)和類(lèi)型，收集整理的部門(mén)的檔案資料，內部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門(mén)和類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)與編號；對外來(lái)文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來(lái)源、性質(zhì)不同分類(lèi)，編號采用其自然形成（特定）的編號。（如工程資料管理系統規定了基建文件、監理文件、設計文件的分類(lèi)方法和編號原則，公司不應再另行規定。公司經(jīng)營(yíng)管理手冊規定的公司模板文件的編號也不得變更）。

　　7.及時(shí)做好傳遞和變更記錄。在管理過(guò)程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門(mén)只有及時(shí)的對檔案的增減變動(dòng)及傳遞情況做出相關(guān)記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來(lái)龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門(mén)獲取及時(shí)，有效檔案資料或信息。

　　結 語(yǔ)

　　當前，我國的建筑市場(chǎng)面臨嚴峻的挑戰和激烈的競爭，管理體制必將漸進(jìn)改革，建筑工程檔案管理也會(huì )涌現新情況，同時(shí)也存有較大的發(fā)展機遇和空間。我們應以積極學(xué)習和借鑒國外先進(jìn)建筑工程檔案管理經(jīng)驗的態(tài)度，充分發(fā)揚我們已有的優(yōu)勢，重視加強建筑工程檔案人才的培養和激勵機制的完善，不斷總結建筑工程檔案管理的經(jīng)驗，使建筑工程檔案更好地為我們的經(jīng)濟建設和構建和諧社會(huì )服務(wù)。