摘　要：電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計算機上進(jìn)行，它便于修改、便于復制的特性，提高了檔案信息的時(shí)效性，改變了信息加工工作受經(jīng)費限制的局面，并可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。

　　所謂檔案信息電子化，就是用微機對檔案文獻進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過(guò)程。電子文件對檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響是深遠的。

　　在信息電子化系統中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計算機上進(jìn)行，它便于修改、便于復制的特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。電子文件是計算機文字處理系統中的最后一個(gè)文本，沒(méi)有草稿與印稿的區別，也沒(méi)有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。在信息電子化條件下，傳統的檔案工作開(kāi)始引進(jìn)現代化技術(shù)，一向隸屬于社會(huì )科學(xué)領(lǐng)域的檔案工作，在電子化建設過(guò)程中要融合、滲透許多自然科學(xué)領(lǐng)域的技術(shù)與知識，這使得檔案工作中的科技含量顯著(zhù)增加。從長(cháng)遠看，檔案信息化建設的發(fā)展就是檔案信息化的推進(jìn)，檔案信息化建設涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個(gè)局部，而是對整個(gè)管理工作起到牽一發(fā)而動(dòng)全身的作用。具體地說(shuō)，檔案信息電子化的作用主要有以下幾個(gè)方面：

　　1、可充分利用和發(fā)揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案館（室）對計算機的應用單一，開(kāi)發(fā)功能簡(jiǎn)單，有的僅僅用于檔案著(zhù)錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時(shí)間的極大浪費，使現代化設備不能物盡其用。

　　2、縮短二次文獻信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。手工信息加工工作模式是：選題-選材-編輯-出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開(kāi)發(fā)“二次文獻信息”時(shí)間長(cháng)，往往造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價(jià)值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

　　3、檔案信息電子化，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費限制的局面。出版手工編研信息成果需要較多的經(jīng)費，但目前乃至今后一個(gè)相當長(cháng)的時(shí)期內，企望國家給檔案部門(mén)撥較多的經(jīng)費進(jìn)行信息編輯是不現實(shí)的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動(dòng)成果只能“待字閨中”。

　　4、檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導及各個(gè)部門(mén)，就擴大了社會(huì )影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門(mén)的地位自然也就得到了提高。

　　5、檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。雖然“信息高速公路”在我國尚在起步階段，但檔案事業(yè)要注意這方面發(fā)展動(dòng)向，超前拿出對策，使檔案工作適應這一客觀(guān)形勢的變化和要求，使現在的勞動(dòng)電子化，為將來(lái)“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎。

　　鑒于人們可以在機器上隨時(shí)方便地復制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉化而來(lái)這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定、電子文件能否作為檔案、是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內涵的客觀(guān)需要。為此，檔案界應采取如下對策：

　　1、做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰略。也就是說(shuō)，通過(guò)采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫(xiě)的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì )效用。

　　2、解決好電子文件的保存問(wèn)題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長(cháng)期保存，因為它的信息讀出是無(wú)接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場(chǎng)的影響，不會(huì )直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長(cháng)期保存問(wèn)題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長(cháng)久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復制，以防止信息損失。

　　3、使檔案管理向立體化方向發(fā)展。以前的檔案管理是呈直線(xiàn)狀態(tài)的，隨著(zhù)人們對利用服務(wù)工作的重視，使利用工作和其它基礎工作構成一個(gè)平面。這種平面結構只反映紙質(zhì)檔案的情況，隨著(zhù)電子文件的介入，檔案種類(lèi)在增加，其基礎工作和利用工作也都具有各自的個(gè)性。

　　4、檔案人員知識結構的變革迫在眉睫。我國檔案人員要適應信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識更新，引進(jìn)、消化、適應信息技術(shù)的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應信息技術(shù)發(fā)展的需要�？梢钥隙�，加快檔案人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養人才，是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對策。