摘要：

　　檔案信息化就是在加強檔案信息數字化管理的基礎上，逐步向網(wǎng)絡(luò )化發(fā)展。通過(guò)網(wǎng)絡(luò )最大限度地開(kāi)發(fā)利用已開(kāi)放檔案資源，使之更好地為經(jīng)濟和社會(huì )發(fā)展服務(wù)。

　　1檔案信息化建設的重要性及現實(shí)意義

　　檔案信息化在檔案管理活動(dòng)中全面應用現代化信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行了處置、管理和提供利用服務(wù)的工作。具體的可以理解為檔案信息實(shí)現“三化”：一是檔案信息數字化；二是檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用一體化；三是檔案信息網(wǎng)絡(luò )化。

　　1.1檔案信息化建設的重要性一是可改善檔案管理工作。只有實(shí)現檔案作息化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門(mén)從封閉走向開(kāi)放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉變，實(shí)現檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì )提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

　　二是可用翔實(shí)的檔案信息支持決策和管理。決策及時(shí)正確，管理措施得當，要靠完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來(lái)保證。對此，檔案信息有著(zhù)獨特的優(yōu)勢，可以發(fā)揮重要作用。

　　三是可為科學(xué)研究和知識普及提供智能化服務(wù)。檔案信息化，可一次投入，多次產(chǎn)出，遠程服務(wù)，資源共享；可縮短二次文獻信息的編著(zhù)時(shí)間，提高檔案信息利用的時(shí)效性；可提供豐富的具有地方特色的知識，進(jìn)行愛(ài)國主義教育等。

　　四是可避免出現“時(shí)空黑洞”。隨著(zhù)計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的發(fā)展和普及，電子政務(wù)、電子商務(wù)等將日趨普及。檔案人員要管好檔案，就是提前介入電子文件和管理工作中，以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息，使信息發(fā)揮最大的效益。

　　1.2檔案信息化建設現實(shí)意義檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò )化，可以給管理人員、職能部門(mén)帶來(lái)顯而意見(jiàn)的效果和收益。

　　一是檔案管理不再費時(shí)費力。檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大，效率很低，費時(shí)費力。實(shí)行信息化后，檔案管理達到自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò )化。數據只需一次錄入可以多次利用，即可在檔案管理內部進(jìn)行數據共享，提高了工作效率。數據錄入后，可以方便地打印出相關(guān)的收發(fā)文單據、匯總表，打印出檔案的背脊、封面、案卷目錄、文件目錄、備考表等。檔案庫中的信息需要統計，并形成報表，由計算機處理，可以極大地提高管理人員的效率。

　　二是檢索查詢(xún)方便。傳統的檢索方式，檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的檔案來(lái)，然后根據記錄到庫房中查找，費時(shí)、費力。檔案管理信息化后，可以實(shí)現即時(shí)查詢(xún)，管理人員從模糊查詢(xún)、組合查詢(xún)、分類(lèi)查詢(xún)中選取最佳的查詢(xún)方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。極大的減輕了工作人員的負擔。

　　三是檔案查借工作可控。檔案管理實(shí)現信息化后，查借閱采用計算機管理，操作方便，可以自動(dòng)產(chǎn)生催還記錄，對過(guò)期不還的借閱者進(jìn)行有效的催還。

　　四是提高整個(gè)部門(mén)的工作效率。實(shí)施檔案管理的信息化后，部門(mén)管理員工從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來(lái)，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好地從事檔案的收集和編研工作，提高職能部門(mén)的工作效率。五是有效的提供服務(wù)。檔案管理的信息化，科技人員可以在自己的計算機上查閱檔案資料，提高了工作效率；同時(shí)檔案資料的電子化更便于科技人員的二次利用和開(kāi)發(fā)，提高了研究院整體的工作效率和競爭力，使檔案管理的職能不再單純是檔案的保管，而是公司內部的信息中心。

　　2檔案信息化建設的內容

　　檔案信息化建設主要包括基礎設施建設、檔案信息資源建設、標準規范建設、應用系統建設和人才隊伍建設等五個(gè)方面。

　　2.1基礎設施建設主要包括計算機、交換機、路由器、服務(wù)器、存儲器，以及操作系統、數據庫管理系統、信息安全系統等，其核心是計算機網(wǎng)絡(luò )。只有建設先進(jìn)的計算機網(wǎng)絡(luò )，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。計算機網(wǎng)絡(luò )按照網(wǎng)絡(luò )連接的距離可分為局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)等三種類(lèi)型。

　　2.2檔案信息資源建設主要包括兩大方面，一是現有館藏檔案（包括紙質(zhì)檔案、縮微膠片的景像、錄音檔案和錄像檔案等）的數字化；二是收集和接收各種形式的電子文件，然后集成到統一的檔案數據庫中。

　　2.3標準規范建設這是檔案信息化快速、有序、健康發(fā)展的保障。管理規范包括數字檔案相關(guān)要領(lǐng)定義、移交、整理、價(jià)值鑒定、存儲、著(zhù)錄、安全性保證、原始性保證、檢索途徑、利用方式等；業(yè)務(wù)規范包括數字檔案的術(shù)語(yǔ)標準、資源描述、數字檔案的文件格式、元數據、對象數據格式標準等；技術(shù)規范包括軟硬件基礎設施建設技術(shù)標準、軟件系統工作平臺技術(shù)標準、存儲壓縮格式、數字水印、加密算法等。

　　2.4應用系統建設這是檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡(luò )建設的技術(shù)保障。我們將依靠上級檔案行政管理部門(mén)的有關(guān)科研院所和技術(shù)力量，選用先進(jìn)、適用和可靠的檔案管理軟件。

　　2.5人才隊伍建設這是檔案信息化的成功之本。要始終把提高人的素質(zhì)放在第一位，加強對計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)等方面的培訓。檔案人員要邊學(xué)邊實(shí)踐，不斷提高檔案信息化管理水平，正確處理好“路、車(chē)、貨、交通規則和駕駛員”的關(guān)系。“路”，是計算機網(wǎng)絡(luò )，“車(chē)”是計算機的硬件和軟件，“貨”是檔案數據庫，“交通規則”是標準規范，“駕駛員”是現代信息技術(shù)人員。有路無(wú)車(chē)不行；有了路和車(chē)，沒(méi)有貨不行；路修得再好，車(chē)再先進(jìn)，沒(méi)有優(yōu)秀的駕駛員，仍是行不通的。因此，檔案信息化建設必須以人為本，并堅持把檔案數據庫作為核心要素來(lái)抓。

　　3檔案信息化建設舉措

　　檔案信息化，其核心是管理手段的現代化和保護技術(shù)的現代化、管理手段的現代化，檔案存儲環(huán)境控制的科學(xué)化。加快檔案信息化建設要做好以下幾方面的工作：

　　3.1加強領(lǐng)導，提高認識要拓寬各級領(lǐng)導的知識領(lǐng)域，在提高領(lǐng)導信息化水平方面多進(jìn)行一些培訓工作，改變現有的知識結構，以適應信息化建設的需要。

　　3.2加大投入，增配軟、硬件設施要舍得投入財力，配置與檔案信息化相適應的軟、硬件設施。當前，各級檔案部門(mén)的財力主要來(lái)源于各級政府，也可以收進(jìn)資金，加快更新改造的步伐。同時(shí)，作為上級檔案主管部門(mén)，要與相關(guān)部門(mén)溝通協(xié)商，共同提出解決辦法，在政策上給下級部門(mén)創(chuàng )造條件，使檔案信息化建設得到更快的發(fā)展。

　　3.3引進(jìn)和培養信息化建設人才從目前基層檔案人員學(xué)歷上看，大專(zhuān)院校畢業(yè)的人員比例偏少，對檔案信息化工作的開(kāi)展十分不利。要改變這種狀況，比較簡(jiǎn)捷的辦法就是調入大專(zhuān)院校畢業(yè)生，改變隊伍素質(zhì)結構，以適應新的工作需要。對有發(fā)展前途的年輕同志，要進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓，培養懂得計算機知識與檔案管理的復合型人才，為檔案信息化建設提供必要的人才保障，促進(jìn)這項工作的健康發(fā)展。