摘要：在歐美，人們早已經(jīng)習慣于文件中心提供的各種服務(wù)，目前關(guān)注的是數字化信息技術(shù)以及文件中心檔案館化等新情況對現有文件中心的管理方法和管理模式帶來(lái)的新挑戰；而在我國，文件中心仍未得到推廣和普及，原因在于許多人認為文件中心的諸多優(yōu)勢都是在國外特定的環(huán)境中形成的，由于中外國情存在著(zhù)很大的差異，擔心文件中心在移植中國的過(guò)程中會(huì )出現南桔北枳的結果。筆者認為，這種擔心并不是多余的，但躑躅不前也不可取，關(guān)鍵是要作好文件中心的“本土化”工作。

　　所謂的“本土化”localization，是指將外來(lái)事物根據本土社會(huì )特有的環(huán)境加以改造，使之有機地納入本土社會(huì )，并使它的合理性最終成為本土社會(huì )有機組成部分的過(guò)程。所謂“文件中心的本土化”，是指從國情出發(fā)，對文件中心從理論到實(shí)踐都加以合理改造，發(fā)掘其內在的合理性，使其與中國現有的檔案事業(yè)系統以及社會(huì )大環(huán)境相融合的過(guò)程。事實(shí)證明，對于外來(lái)事物，如果原封不動(dòng)地移植，勢必會(huì )與本土原有的文化產(chǎn)生沖突而難以生存；如果完全摧毀本土文化另起爐灶也是不實(shí)際的。而事實(shí)上，任何社會(huì )的本土文化都有一定的吸納能力，如：四大發(fā)明是在中國產(chǎn)生的，但外國人卻最先利用火藥造成了堅船利炮，同樣，文件中心要在中國“移植”成功，使之本土化是關(guān)鍵。

　　一、對文件中心理論的本土化改造文件中心在中國具有可行性，就在于它的經(jīng)營(yíng)模式可以充分發(fā)揮規模經(jīng)濟的優(yōu)勢。從經(jīng)濟學(xué)角度來(lái)看，“規模經(jīng)濟”是指當企業(yè)規模擴大到一定程度時(shí)，生產(chǎn)能力隨之擴大、單位產(chǎn)品成本下降、經(jīng)濟效益提高的現象。一般而言，規模經(jīng)濟可以表現為內部和外部?jì)蓚�(gè)方面，內部規模經(jīng)濟是由專(zhuān)業(yè)化分工、降低單位成本、提高人力資本的利用以及比較雄厚的實(shí)力等內部因素引發(fā)的；外部規模經(jīng)濟則是指企業(yè)和外部經(jīng)濟環(huán)境及其它企業(yè)存在著(zhù)或多或少的聯(lián)系，企業(yè)的一些經(jīng)濟活動(dòng)可以創(chuàng )造一些額外的公共收入，增加社會(huì )福利，從而產(chǎn)生效益。

　　許多人在論述文件中心的理論依據時(shí)，言必稱(chēng)“生命周期理論”。當然，生命周期理論是文件中心作為一種中間過(guò)渡性檔案機構存在的理論依據，但文件生命周期理論同樣也可以證明我國現行的檔案室的合理性，作為從文件到檔案的中間過(guò)渡性機構，既然都符合文件生命周期理論，又何必非要舍檔案室而取文件中心呢﹖理難服人，也難怪一些學(xué)者持保留態(tài)度。

　　目前，有部分經(jīng)濟學(xué)家認為“規模經(jīng)濟理論”已經(jīng)過(guò)時(shí)了，我們在這種情況下還強調文件中心的規模經(jīng)濟效益是不是落伍了？他們指出，規模經(jīng)濟是工業(yè)經(jīng)濟時(shí)代的產(chǎn)物，主要體現在硬件生產(chǎn)階段；在知識經(jīng)濟時(shí)代和產(chǎn)品特性化的今天，高附加值主要是在軟件的設計和系統的策劃實(shí)施以及服務(wù)階段產(chǎn)生的，因此，“規模經(jīng)濟理論”將被“系統經(jīng)濟理論”所代替。這些論斷當然沒(méi)錯，但我國檔案工作目前的現狀是：從機關(guān)到企業(yè)，各個(gè)單位都建有自己的檔案室。“麻雀雖小，五臟俱全”，這種小而全的結構更符合自然經(jīng)濟的特征。從檔案室的業(yè)務(wù)工作看，各個(gè)單位形成的文檔雖然內容不同。

　　二、對文件中心運作模式的本土化改造一般認為，文件中心是介于文件形成單位和檔案館之間，保管形成單位不經(jīng)常使用、但還不能作最后處置的文件的一種過(guò)渡性保管機構。目前，文件中心流行于歐美發(fā)達國家，一部分亞、非、拉等發(fā)展中國家也建有文件中心。美國是世界上文件中心設立最早、數量最多、規模最大的國家，其文件中心的設立模式具有一定的典型性：在國家檔案與文件署下設立專(zhuān)門(mén)的文件中心管理職能機構聯(lián)邦文件中心司，受該司領(lǐng)導的文件中心有兩類(lèi)，共十五個(gè)。其中，華盛頓國家文件中心和國家人事文件中心，屬于全國性的聯(lián)邦文件中心，主要為聯(lián)邦政府機關(guān)或部門(mén)保管文件，提供服務(wù)；另外十三個(gè)文件中心屬于地方性文件中心，分別負責所涵蓋的若干個(gè)州聯(lián)邦政府機關(guān)或部門(mén)的文件保管和提供利用工作。

　　再來(lái)看看我國的檔案工作。建國五十多年來(lái)，各級各類(lèi)檔案室的建設已經(jīng)頗具規模，成為國家檔案事業(yè)的基礎。近年來(lái)雖然檔案室工作面臨著(zhù)種種挑戰，但如果以美國式的文件中心模式取締已有的檔案室，或在現有的檔案室網(wǎng)的基礎上再建一套美國式的文件中心，顯然都是行不通的。80年代后期，甘肅省永靖縣文件中心正式掛牌，成為中國檔案部門(mén)第一個(gè)吃螃蟹的勇者，但應者寥寥，只是到了90年代后期，在北京、上海、深圳、蘇州等地，一批檔案中介服務(wù)機構才如雨后春筍般嶄露頭角。對于這些新生事物如何進(jìn)行定位，仍是眾說(shuō)紛紜。

　　筆者認為，機關(guān)聯(lián)合檔案室和商業(yè)性的檔案代保管中心是文件中心在中國本土化改造的產(chǎn)物。從名稱(chēng)到具體的職能，它們都應該與純而又純的文件中心有所區別。

　　商業(yè)性檔案代保管中心，又可以分為兩種類(lèi)型，一種是由檔案館或檔案主管部門(mén)設立的面向社會(huì )的檔案代保管中心或寄存中心，另一種是以法人資格存在的、以市場(chǎng)化運作的商業(yè)性檔案中介服務(wù)機構。從目前來(lái)看，大多數仍屬于第一種類(lèi)型，但是，隨著(zhù)檔案中介服務(wù)法規的健全和信用度的提高，集檔案代整理、代保管、軟件開(kāi)發(fā)、系統集成、專(zhuān)業(yè)咨詢(xún)等各種代理服務(wù)于一身的商業(yè)性檔案中介服務(wù)機構，必將成為活躍在我國檔案工作中的生力軍。機關(guān)聯(lián)合檔案室，是指按照自愿結合的原則，將辦公地點(diǎn)接近、檔案資料容易集中整理和保存的政府機關(guān)的檔案工作集中起來(lái)，由專(zhuān)門(mén)的人員負責檔案文件的保管和提供利用工作，各方的權責通過(guò)制定相關(guān)的制度加以明確。永靖縣文件中心就是一個(gè)很好的實(shí)例。當然，在聯(lián)合檔案室建立和運作過(guò)程中必然會(huì )遇到一系列管理上的問(wèn)題，這就要求各級檔案行政管理部門(mén)的引導和扶持，切實(shí)解決實(shí)際問(wèn)題，推動(dòng)機關(guān)聯(lián)合檔案室的推廣。

　　在推進(jìn)文件中心本土化的進(jìn)程中，檔案行政管理部門(mén)承擔著(zhù)關(guān)鍵性的角色。檔案行政管理部門(mén)應該加強調研和經(jīng)驗總結，通過(guò)法律和行政手段，對目前正處在萌發(fā)狀態(tài)下的檔案中介服務(wù)市場(chǎng)加以規范和扶持，密切關(guān)注其發(fā)展動(dòng)態(tài)，隨時(shí)解決各種問(wèn)題，保障其健康發(fā)展。

　　總之，我們應該從實(shí)際出發(fā)看待中國建立文件中心的問(wèn)題，從理論到實(shí)踐，“本土化”過(guò)程是其成功的關(guān)鍵。