[摘要] 本文基于企業(yè)檔案管理體制與模式探討，分析了在社會(huì )轉型和數字化大背景下的企業(yè)檔案管理體制與模式的特征，提出了企業(yè)檔案管理體制與模式的構想。

　　一、新時(shí)期企業(yè)檔案管理體制、模式的建構背景 

　　隨著(zhù)數字化、網(wǎng)絡(luò )化的不斷深入檔案本身也發(fā)生了轉變。首先檔案本身在數字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識別型轉變依賴(lài)機器識別的代碼型（電子檔案）。檔案管理模式也從傳統手工模式不斷發(fā)展，歷經(jīng)單機數據管理模式、網(wǎng)絡(luò )信息管理模式到知識管理模式，并且隨著(zhù)管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發(fā)生了相應的變化。以前基于手工的檔案管理流程需要針對電子檔案管理特點(diǎn)相應調整。20世紀對檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產(chǎn)生和發(fā)展。檔案生命周期理論將檔案形成到銷(xiāo)毀或轉化為檔案看做是一個(gè)整體過(guò)程、檔案整體運動(dòng)過(guò)程由于檔案價(jià)值形態(tài)的變化可劃分為若干個(gè)階段、不同階段的檔案與服務(wù)對象、保存場(chǎng)所和管理方式之間具有內在的對應關(guān)系。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎，檔案生命周期理論準確揭示了檔案運動(dòng)階段的前后銜接和相互影響，為實(shí)現檔案一體化管理、為前端控制提供了理論依據。

　　二、新時(shí)期企業(yè)檔案管理體制模式——信息一體化管理模式

　　1.信息一體化管理信息一體化管理，其實(shí)就是指企業(yè)的檔案工作、情報工作、圖書(shū)工作的一體化。在企業(yè)，這種綜合性信息管理機構一般稱(chēng)為信息中心。信息中心在為企業(yè)服務(wù)的過(guò)程中，既要注意提供歷史的信息和現時(shí)的信息，又要注重超前性、預測性信息的采集、篩選、提供。一方面可以利用檔案史料中的信息編寫(xiě)反映企業(yè)發(fā)展歷程、企業(yè)文化、科技成果等編研成果，為展現企業(yè)的輝煌歷史、提高企業(yè)的市場(chǎng)信譽(yù)和增強企業(yè)的社會(huì )效益提供詳實(shí)、可靠、生動(dòng)的憑證；另一方面，還可以依托現代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò )技術(shù)，在網(wǎng)上采集與企業(yè)業(yè)務(wù)有關(guān)的信息，并進(jìn)行篩選、匯編，為企業(yè)的科學(xué)決策和管理提供含量較高的有價(jià)值的信息。這種圖、情、檔一體化管理模式主要適用于一些信息技術(shù)基礎較好的大型企業(yè)，在原有圖書(shū)機構、檔案機構或情報機構的基礎上構建統一的信息管理實(shí)體機構。這種管理模式便于建立計算機管理系統，實(shí)行現代化管理，同時(shí)也有利于實(shí)現對信息資源的聯(lián)合開(kāi)發(fā)利用。

　　2.檔案一體化管理檔案一體化是我國文件和檔案工作發(fā)展的內在要求。文件、檔案一體化管理是以文件生命周期理論為基礎，借助計算機和網(wǎng)絡(luò )技術(shù)，從系統論的角度出發(fā)，對文件工作和檔案工作進(jìn)行統籌規劃和科學(xué)管理，使之實(shí)現系統化和規范化，從而發(fā)揮各自以及總體的最大效能，確保從企業(yè)現行文件到檔案管理的高效和優(yōu)化。具體來(lái)說(shuō)主要包含以下幾個(gè)方面：

　�。�1）檔案一體化的目標實(shí)現從現行文件到檔案整個(gè)運動(dòng)過(guò)程的全面控制和科學(xué)管理�？茖W(xué)的檔案一體化管理是以文件生命周期理論為基礎，在文件從產(chǎn)生到最終轉化為檔案的過(guò)程中，既加強企業(yè)內部文件、檔案工作的一體化，也注重各個(gè)不同文件職能機構的業(yè)務(wù)銜接，從而使文件到檔案全過(guò)程都得到有效控制。

　�。�2）檔案一體化的原則在實(shí)行信息一體化管理的過(guò)程中，必須要遵循以下原則：全程管理原則，電子文件環(huán)境中，文件、檔案界限不再顯而易見(jiàn)，文件和檔案工作人員界限也日趨模糊，文件與檔案工作實(shí)行全程管理，將可以大大提高信息共享，提高效率；前端控制原則，前端控制原則是以文件生命周期為基礎，將文件從形成到永久保存或銷(xiāo)毀的不同階段看作是一個(gè)完整的過(guò)程。在這個(gè)過(guò)程中，文件形成是前端，處理、鑒定等是中端，永久保存或銷(xiāo)毀是末端。前端控制是對整個(gè)管理過(guò)程的目標、要求和規則進(jìn)行系統分析和科學(xué)整合；集成管理原則，集成管理是對管理要素的科學(xué)重組，是全程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理體系的功能度，因精密組合而減少疏漏，提高可靠性，增加相關(guān)作業(yè)密度，減少重復而降低功耗，提高管理效率。

　�。�3）文件、檔案一體化管理的具體內容文件、檔案一體化管理的具體內容包括文件、檔案生成控制的一體化、流程管理的一體化和信息利用的一體化。文件、檔案生成控制的一體化指在文件最初生成階段、對電子文件就是在系統設計階段，就應當樹(shù)立檔案管理意識，確保生成文件符合檔案管理功能要求；流程管理的一體化指對檔案運動(dòng)流程實(shí)施統籌規劃、全面控制和綜合管理。信息利用的一體化指對文件、檔案信息進(jìn)行合理協(xié)調，使文件、檔案都能發(fā)揮最大的效用。

　�。�4）文件、檔案一體化管理的技術(shù)保障文件、檔案一體化管理的技術(shù)保障是計算機和網(wǎng)絡(luò )技術(shù)為代表的信息技術(shù)。檔案一體化管理不只是理論上設想的一種管理思路和模式，更多是實(shí)踐中需要實(shí)施的一種管理方法和手段，它需要強大的技術(shù)支持。首先，數字化技術(shù)的應用和推廣簡(jiǎn)化了文件、檔案管理的工作程序、提高了文件、檔案管理的工作效率，并且也改變了文件的生成方式和載體性質(zhì)。其次，網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的出現改變了文件運轉的的方式和特點(diǎn)。這些都使得文件、檔案一體化管理有了實(shí)現的技術(shù)基礎。