摘要：分析了企業(yè)檔案管理的重要性，闡述了企業(yè)檔案管理的原則，并對現行檔案管理工作提出了相應的建議，以期為有關(guān)檔案工作者提供參考。

　　1企業(yè)檔案管理的重要性

　　企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的對國家、社會(huì )和本企業(yè)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。各企業(yè)應注意日常工作中，各種文件材料的形成、積累，并按一定要求進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)整理，統一管理本企業(yè)各門(mén)類(lèi)、各種載體的檔案，實(shí)現檔案的有效利用。

　�。�1）企業(yè)的檔案是企業(yè)科技發(fā)展的催化劑。

　�。�2）企業(yè)的科技檔案是知識形態(tài)的生產(chǎn)力。

　�。�3）企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)濟效益和社會(huì )效益的表現形式。

　�。�4）企業(yè)檔案是企業(yè)文化的重要部分，是企業(yè)成功的金橋。

　　2企業(yè)檔案管理原則

　�。�1）統一領(lǐng)導，分級管理。企業(yè)內部的檔案機構要對本企業(yè)的檔案工作實(shí)行歸口管理和統一領(lǐng)導，建立統一的企業(yè)檔案管理制度，對企業(yè)的全部檔案實(shí)施綜合管理。

　�。�2）維護企業(yè)檔案的完整與安全。維護檔案的完整，從數量上說(shuō)，要保證企業(yè)檔案在內容上齊全配套；從質(zhì)量上說(shuō)，要保持企業(yè)檔案的系統性和內在的有機聯(lián)系，在范圍上應涵蓋企業(yè)全部工作活動(dòng)所產(chǎn)生的各種門(mén)類(lèi)、各種形式的檔案文書(shū)，嚴防對檔案人為地加以割裂和零亂堆砌。維護企業(yè)檔案的安全，對企業(yè)檔案進(jìn)行很好的管理和保護，要加強保密工作，嚴防企業(yè)檔案的丟失和失密、泄密現象的發(fā)生，嚴守企業(yè)檔案中所含的涉密事項，保護知識產(chǎn)權，維護企業(yè)的合法權益。

　�。�3）便于企業(yè)和社會(huì )對企業(yè)檔案的有效利用。企業(yè)檔案的利用，既是企業(yè)檔案工作的基本出發(fā)點(diǎn)，又是企業(yè)檔案工作的最終目的。企業(yè)檔案管理工作之所以能夠延續下來(lái)并得到不斷發(fā)展，就是因為它對社會(huì )有一定的利用價(jià)值。企業(yè)檔案的利用貫穿于企業(yè)檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節和始終，并且是檢驗檔案管理工作質(zhì)量的根本標準。

　　3加強企業(yè)檔案管理建議

　　3.1統一規范，建立檔案管理現代技術(shù)標準，加快相關(guān)法規的完善，保護知識產(chǎn)權、提高信息的可獲取性檔案工作的標準化、規范化是信息化建設的前提和必要條件。因為現代檔案信息已不再屬于一個(gè)部門(mén)，而是作為一個(gè)地區、一個(gè)系統、一國或多國乃至國際檔案信息交流的一個(gè)組成部分。因此檔案工作部門(mén)必須要遵循標準化的原則，對收集、整理、編目、檢索、溫濕度控制、防霉防蟲(chóng)以及安全保管等基礎性工作，都要嚴格按照統一的標準進(jìn)行規范整理。國家相繼出臺了一系列相關(guān)標準，除了信息管理共用的標準和目前暫時(shí)與紙質(zhì)文件、檔案管理共用的標準外，還有電子文件管理專(zhuān)用的標準和規范，如《磁性載體檔案管理與保護規范》（DA/T15-1995）、《CAD電子文件光盤(pán)存儲系統的一致性測試》（GB/T17679-1999）、《CAD電子文件管理》（GB/T17825.1～10-1999）、《紙質(zhì)檔案數字化技術(shù)規范》（DA/T31-2005）、《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規則》（DA/T32-2005）等。并不斷完善、修改《檔案法》等相關(guān)法律，進(jìn)一步為檔案管理信息化提供法律依據。

　　3.2提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)

　�。�1）具有較高的政治素質(zhì)。提高檔案專(zhuān)業(yè)人員的政治素質(zhì)，首先要認真學(xué)習馬克思列寧主義、毛澤東思想、學(xué)習鄧小平建設有中國特色社會(huì )主義理論與檔案工作實(shí)際結合起來(lái)，著(zhù)力解決好世界觀(guān)、人生觀(guān)問(wèn)題，為檔案事業(yè)的發(fā)展奠定堅實(shí)的思想理論基礎。

　�。�2）具有較高的職業(yè)道德素質(zhì)。檔案專(zhuān)業(yè)人員必須具有較好的職業(yè)道德，要牢固樹(shù)立為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的宗旨，提高服務(wù)質(zhì)量。檔案專(zhuān)業(yè)人員應尊重檔案、尊重歷史，堅持據實(shí)立檔，據實(shí)用檔；必須忠于職守，具有嚴格的保密觀(guān)念，以確保檔案在政治上的安全。

　�。�3）應具有較高的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。必須具有扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)理論基礎，掌握檔案工作的方法和規律，精通檔案業(yè)務(wù)，在熟悉檔案工作的基礎上，豐富計算機知識，實(shí)現檔案工作由傳統的手工操作向現代化管理的轉變。

　�。�4）應具有創(chuàng )新意識。創(chuàng )新是工作向前發(fā)展的直接推動(dòng)力，知識經(jīng)濟的來(lái)臨，我們要學(xué)習與創(chuàng )新同步，需要創(chuàng )造性學(xué)習，善于發(fā)現新事物，研究新問(wèn)題、新辦法。應把握機遇，解放思想，開(kāi)創(chuàng )性工作，以新思維對待新問(wèn)題，以新思路和新對策解決出現的問(wèn)題，努力把檔案管理工作提高到一個(gè)新水平。

　　3.3服務(wù)創(chuàng )新信息化時(shí)代，文件與檔案工作的服務(wù)方式、內容，與傳統檔案利用服務(wù)相比，發(fā)生了巨大的變化，提供了前所未有的發(fā)展和創(chuàng )新空間。信息系統深入、廣泛的應用，形成了質(zhì)優(yōu)量大的電子文件信息資源。信息系統用戶(hù)群體越多，對信息服務(wù)的要求就越多、越廣，因此，檔案工作人員首先要樹(shù)立信息服務(wù)的理念。在信息服務(wù)方式上，一方面要充分考慮用戶(hù)對信息利用的需求，提供面向用戶(hù)的信息利用平臺。通用的信息應用系統，在功能模塊設計時(shí)，對文件與檔案管理的業(yè)務(wù)工作考慮得多，功能全面。但用戶(hù)在利用信息時(shí)，往往只是希望查找文件本身，他們期望最大的是獲取信息的效率和信息本身的準確率。因此，有必要為用戶(hù)建立專(zhuān)門(mén)的信息利用平臺，將信息過(guò)濾掉一些檔案管理屬性，使用戶(hù)能簡(jiǎn)約、快速地獲取所需信息。面向用戶(hù)的信息利用平臺，突出了用戶(hù)的權益，保護了用戶(hù)信息利用的效果，使用戶(hù)在共享信息的同時(shí)，體會(huì )到檔案服務(wù)工作人性化、主動(dòng)性的宗旨，縮短了用戶(hù)與檔案工作的距離；另一方面，在對信息需求充分調查的基礎上，建立專(zhuān)題，收集、篩選、深層加工相關(guān)信息，以先進(jìn)技術(shù)為依托，將專(zhuān)題信息制作成光盤(pán)，形成信息產(chǎn)品，為企業(yè)領(lǐng)導和業(yè)務(wù)部門(mén)提供信息服務(wù)；第三是為有遠程信息利用需求的用戶(hù)，提供跨越空間、時(shí)間的信息服務(wù)。

　　3.4正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系保守國家機密是每個(gè)公民應盡的義務(wù)，更是檔案管理工作人員的神圣職責。日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統的保密觀(guān)念影響下，檔案工作普遍存在著(zhù)重保輕用、利用不足的現象。由此產(chǎn)生一些弊端：大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價(jià)值的檔案長(cháng)期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費；領(lǐng)導不能及時(shí)全面地了解情況，有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價(jià)值也難以在利用檔案的效果中體現出來(lái)。上述情況表明，檔案部門(mén)改變傳統的觀(guān)念，在嚴格做好保密工作的同時(shí)，切實(shí)完善工作職能，為領(lǐng)導決策服務(wù)勢在必行。機密檔案應該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時(shí)間、地點(diǎn)、范圍限制的利用，保而不用只會(huì )失去保的意義，失去檔案的價(jià)值。當然，利用必須是在保密基礎上的利用，無(wú)限制的利用會(huì )給黨和國家的安全和利益造成危害。所以，對檔案工作來(lái)說(shuō)，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

　　3.5加強企業(yè)檔案管理標準化建設

　�。�1）明確歸檔制度。企業(yè)的檔案屬于企業(yè)所有，企業(yè)工作人員都有建立檔案、保護檔案的義務(wù)，不得裁留檔案。行政管理、勞動(dòng)人事、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi)文件按年度一年歸檔一次，要在次年的第一季度前歸檔。產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、設備儀器、基本建設、科學(xué)研究類(lèi)文件材料應在項目完成后15日內歸檔。會(huì )計核算類(lèi)文件由財會(huì )部門(mén)整理歸檔，保管一年后向檔案室移交。企業(yè)人員因公外出學(xué)習、考察、開(kāi)會(huì )獲得的文件材料，要在會(huì )議結束后10天內向檔案室移交。對制度的執行情況，檔案員要跟蹤督辦，相關(guān)部門(mén)和人員要積極配合。

　�。�2）嚴格遵守企業(yè)檔案管理流程。包括管理部門(mén)、文件點(diǎn)收、文件整理、檔案分類(lèi)、檔案名稱(chēng)及編號、檔號編定、歸檔與檔案清理、保存期限、檔卷清理、調卷程序、調卷管理等。

　�。�3）完善企業(yè)檔案管理制度。包括檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案人員崗位責任制、檔案統計制度、文件材料立卷歸檔制度等。