論文摘要：計算機技術(shù)目前已在各行各業(yè)、各個(gè)領(lǐng)域內廣泛應用，在檔案管理過(guò)程中使用計算機應該從檔案原件、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才、系統分析等各反面做好充分的準備工作，做好傳統與現代的結合，從而緊跟時(shí)代的步伐，大大提高檔案管理和使用的效率和價(jià)值，為經(jīng)濟發(fā)展和社會(huì )提供服務(wù)。

　　目前，電子計算機技術(shù)正以空前的規模應用于社會(huì )活動(dòng)的各個(gè)方面。在檔案管理過(guò)程中使用計算機技術(shù)也成為必然的發(fā)展趨勢，但為了為避免盲目性，保證積極穩妥、有步驟、有準備地開(kāi)展好這項工作，我認為在引進(jìn)電子計算機前，必須做好各方面的準備工作。

　　一、檔案原件的準備工作

　　從現有的技術(shù)條件和需求出發(fā)，電子計算機在檔案工作中的應用，主要是編目和檢索兩個(gè)方面。要實(shí)現這兩方面的應用，必須首先對檔案文件進(jìn)行預處理，它包括：

　�。ㄒ唬┮罁�檔案文件或案卷的內部特征和外部特征，將其中具有檢索意義的各個(gè)信息摘出，制成檔案的二次文獻卡，它是文件中有用信息的集合。這樣一個(gè)對文件或案卷的內容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過(guò)程稱(chēng)作著(zhù)錄。著(zhù)錄是信息輸入計算機的前提。目前，全文存貯，有賴(lài)于高密度的存貯介質(zhì)，如光盤(pán)、縮微膠片等，在這些存貯技術(shù)尚不能應用之前，必須首先將檔案文件加工處理成二次文獻，輸入計算機，實(shí)現非全文的線(xiàn)索檢索。著(zhù)錄質(zhì)量的高低，直接影響到檢索結果的好壞。

　�。ǘ�）通過(guò)對檔案原文的審讀和分析，確定文件的主題內容，并用規范化的主題詞，將其主題內容表達出來(lái)。這樣一個(gè)用主題詞來(lái)標識文件或案卷的主題內容的過(guò)程稱(chēng)為主題標引。

　　檔案檢索的全過(guò)程包括檔案信息的存貯和檢索兩個(gè)方面。檔案信息的存貯指編制檢索工具和建立檢索系統；檔案檢索指利用這些檢索工具和檢索系統來(lái)查找所需的檔案。當存貯檔案信息時(shí)，檔案標引人員要把檔案文件的主題內容分析出來(lái)，使之形成代表文件主題的概念，并選擇主題詞，把這個(gè)概念標識出來(lái)。然后，納入檢索工具和檢索系統。當檢索檔案時(shí)，檔案檢索人員也應首先對檢索的課題進(jìn)行主題分析，把它所涉及的檢索范圍確定下來(lái)，使之形成若干能代表檢索目的的概念，并把這些概念轉換成主題詞。隨后，從檢索工具和檢索系統中查找正是用該主題詞標引的檔案文件，從而找到利用者所需的檔案文件。由此可見(jiàn)，主題詞是溝通存貯和檢索這些兩個(gè)過(guò)程以及標引人員和檢索人員雙方思想的橋梁。

　　對檔案文件進(jìn)行主題標引，必須依據統一的檔案主題標引規則進(jìn)行，它是個(gè)需要花費大量勞動(dòng)、付出很多時(shí)間的工程。因此，必須在引進(jìn)計算機前著(zhù)手這方面工作，否則，計算機將因等待輸入數據而無(wú)法順利運行。

　　二、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才的準備

　　面對計算機二次開(kāi)發(fā)的艱巨任務(wù)，我們必須擁有雄厚的技術(shù)力量，必須占有既懂檔案管理業(yè)務(wù)，又通計算機專(zhuān)業(yè)的“兩棲人才”。目前，有不少檔案館把整個(gè)計算機的應用工作，從系統設計到系統實(shí)現，從數據輸入到提供利用全都交給計算機研究部門(mén)去辦，其結果很可能是檔案與計算機銜接松弛，系統缺乏實(shí)用性。退一步說(shuō)，即便系統是成功的，仍然有一個(gè)維護和使用的問(wèn)題。檔案人員如果自己不懂計算機，那么計算機的應用就永遠是個(gè)零。因此，必須首先作好檔案部門(mén)計算機專(zhuān)業(yè)人才的準備，它包括：

　�。ㄒ唬�應用軟件人員的準備檔案館應選擇有一定數字和邏輯思維能力的工作人員，進(jìn)行計算機原理及應用軟件方面的培訓。使他們學(xué)會(huì )計算機高級語(yǔ)言，學(xué)會(huì )操作和使用機器，學(xué)會(huì )設計和上機實(shí)現一個(gè)完整的系統，能夠把應用系統或與計算機專(zhuān)業(yè)人員接零的任務(wù)知識很好地銜接。

　�。ǘ�）主題標引人員的準備檔案館應選擇有一定有語(yǔ)言文字能力的檔案工作者，學(xué)習和研究檔案主題標引的方法和原則，使他們懂得主題標引的基本原理，了解主題詞的性質(zhì)和選詞原則，學(xué)會(huì )使用漢語(yǔ)主題詞表，學(xué)會(huì )依據檔案主題標引規則，正確分析主題內容，正確選擇主題詞標識，學(xué)會(huì )如何進(jìn)行主題詞的組配，學(xué)會(huì )特殊情況的特殊處理等。通過(guò)學(xué)習，能夠勝任檔案主題標引和參與漢語(yǔ)主題詞表管理的工作。

　�。ㄈ�）全體檔案工作者，無(wú)論領(lǐng)導還是具體工作人員，都應積極進(jìn)行計算機掃盲檔案工作者是信息工作者，在當今的信息社會(huì )中不懂信息的現代化處理，必定寸步難行。因此，應當通過(guò)舉辦各種講座、分期分批培訓以及通過(guò)自學(xué)等多種形式，提高計算機應用的水平和能力，適應檔案管理新形勢的需要。

　　三、系統分析的準備工作

　　一個(gè)計算機應用系統是否實(shí)用，是否能最大限度地發(fā)揮其功能，是否能產(chǎn)生最大的經(jīng)濟效益，很大一部分取決于系統建立之初的系統分析的好壞和成功與否。系統分析是檔案館現代化的“大政方針”問(wèn)題，必須予以充分的重視。

　　檔案館在引進(jìn)電子計算機前，對于系統所要解決的問(wèn)題，解決問(wèn)題的入口、途徑、以及選擇什么樣的計算機最適于完成預定的任務(wù)？何種信息處理方式最優(yōu)化？哪種服務(wù)方式最簡(jiǎn)便以及如何與縮微技術(shù)相結合等等，都要預先進(jìn)行調查、分析和研究，然后提出最佳的方案。這種在系統建立之前，對系統將遇到的問(wèn)題，根據人們的經(jīng)驗及知識，利用各種現代化的手段，予以綜合分析和研究的過(guò)程即系統分析。對一個(gè)檔案館而言，建立系統應主要考慮和分析如下幾方面問(wèn)題：

　�。ㄒ唬┫到y目標即系統要解決哪些問(wèn)題，實(shí)現哪方面的應用。是檢索還是編目？是統計還是輔助業(yè)務(wù)指導等等。系統目標要切實(shí)可行，不要太高，也不要太低。從實(shí)際出發(fā)，從最急需著(zhù)手。切不可一味求大或貪圖表面化，滿(mǎn)足于“表演”。

　�。ǘ�）系統的可行性即實(shí)現系統目標的諸方面條件是否具備。如數據條件：數據準備工作量如何？數據輸入的工作量如何？數據庫的工作量如何？硬件條件：選擇什么類(lèi)型的機器能夠實(shí)現系統目標？需要多大的存貯量？對系統軟件有何要求？人力條件：檔案、電子計算機、標引三個(gè)方面的技術(shù)人才是否配備齊全等等�？尚行匝芯恳�盡可能廣泛、深入。要能充分考慮到各種可能出現的問(wèn)題和影響系統的諸方面的因素，并研究出對策。

　�。ㄈ�）系統的有效性即評估和論證系統存在的價(jià)值。如：目標的實(shí)現，是否能給檔案工作帶來(lái)積極的影響？比較手工管理，有哪些優(yōu)越性？如果系統本身做不了太多的工作，反而還需要很多的人力去再加工，那么這個(gè)系統就沒(méi)有存在的價(jià)值。從經(jīng)濟效益的角度看系統的有效性：花的錢(qián)與做的事是否相稱(chēng)？怎樣才能少花錢(qián)多辦事？手工管理所花的錢(qián)與計算機管理所花的錢(qián)哪個(gè)更合算等等。

　�。ㄋ模┚C合計劃即：將系統分析的最后結果，用框圖的形式表示出來(lái)。把整個(gè)工作過(guò)程，按其順序交叉關(guān)系畫(huà)出流程圖，直觀(guān)地顯示出每一具體工作在總體結構中的位置以及相互間存在著(zhù)怎樣的關(guān)系，從而便于執行，便于管理，便于隨時(shí)糾正工作中出現的各種誤差。

　　檔案館在引進(jìn)電子計算機前，如能做好上述各項準備工作，則基本上能做到“水到渠成”，順利地開(kāi)展好計算機應用工作。實(shí)際上計算機并不是個(gè)高深莫測、難于掌握的東西。一旦你接觸了它，了解了它，就會(huì )喜歡上它，與它打交道就會(huì )成為一件趣事。