[提要]本文對電子檔案管理的幾個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出相應對策，要科學(xué)地管理電子檔案。

　　隨著(zhù)信息數字化的快速發(fā)展，檔案工作已逐步實(shí)現現代化管理，電子檔案成了檔案管理重要形式，做好電子代寫(xiě)論文檔案的管理工作，也已成為目前檔案管理工作的重要內容。要做好電子檔案的管理工作，首先必須解決好電子檔案在接收管理上的幾個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題。

　�。ㄒ唬╇娮訖n案的接收格式問(wèn)題2007年9月5日住房和城鄉建設部發(fā)布的《建設電子文件與電子檔案管理規范》中規定“列入城建檔案館（室接收范圍的建設工程，建設單位向城建檔案館（室）移交工程紙質(zhì)檔案時(shí)，應當同時(shí)移交一套工程電子檔案。”這就要求在紙質(zhì)檔案形成的同時(shí)，就必須形成電子檔案。但由于檔案形成單位的不同習慣，所采用的應用軟件不同，同一項目所形成的電子檔案格式不同。

　�。ǘ�）電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性問(wèn)題對于紙質(zhì)文件來(lái)說(shuō)，內容的原始性附著(zhù)在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章等清晰可內容真偽易于判別，人們可以借助形式的原始性來(lái)證實(shí)和確認內容的原始性。紙質(zhì)文件的原始性體現為內容和形式的統一，對于任何一項形式上

　　一、電子檔案管理上的幾個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題的變化，人們都有理由對它的原始性表示懷疑。但電子檔案的內容與形式是相對獨立的，不僅內容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門(mén)在對電子檔案進(jìn)行檢驗時(shí)，很難對電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性進(jìn)行認定。

　　1、原始性問(wèn)題。電子檔案的原始性不易判斷和確認。傳統紙質(zhì)檔案的原始性不僅其內容而且還通過(guò)載體、形式表現出來(lái)，人們可以通過(guò)字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對其原始性加以分析判斷，而電子形式生成的由實(shí)態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)的檔案，已完全沒(méi)有了這種“原始狀態(tài)”，其生成時(shí)的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說(shuō)既是原始的，又是復制的。

　　2、真實(shí)性問(wèn)題。電子檔案極易失真。如將紙質(zhì)檔案轉化為電子檔案的操作過(guò)程稍有失誤即會(huì )導致檔案信息失實(shí)；電子檔案的真實(shí)性問(wèn)題伴隨其生命的始終，維護其真實(shí)性是一個(gè)不間斷的過(guò)程，信息內容“出錯”的概率和機會(huì )遠高于傳統檔案；電子檔案可被原樣復制，甚至被篡改后可不留痕跡。

　　3、完整性問(wèn)題。電子文件、電子檔案內容的完整性很難保障。電子文件經(jīng)常處于流動(dòng)狀態(tài)，如不及時(shí)捕獲，可能會(huì )導致信息丟失；電子文件結構復雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過(guò)程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來(lái)龍去脈不清。

　　4、安全性問(wèn)題。電子數據的易更改性為非法操作提供了便利，“黑客”攻擊以及用戶(hù)根據利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會(huì )直接損害電子檔案的安全。

　�。ㄈ�）電子檔案的存儲載體的保護技術(shù)問(wèn)題電子檔案的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤(pán)。聚酯底基是磁盤(pán)和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導致卷曲、易與磁粉脫離、伸長(cháng)后不易恢復等缺點(diǎn)。粘和劑起著(zhù)連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點(diǎn)，直接影響信息再現。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應強度是記錄和再現信息的決定因，它極易受外磁場(chǎng)影響而導致退磁、消磁等。光盤(pán)是利用激光進(jìn)行信息存取的，它呈圓盤(pán)狀，由盤(pán)基、記錄介質(zhì)和保護層等部分組成。目前光盤(pán)常用的記介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應作用下易產(chǎn)物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應。電子檔案的載體材料的這些特點(diǎn)，決定了電子檔案容易受外部環(huán)境的影響。

　　1、高溫。有利于有害生物的繁殖，各種微生物在最適宜生長(cháng)溫度范圍內，溫每升高10℃，其生長(cháng)速度可加快1-2倍，霉菌生長(cháng)的最適溫度一般為20-35℃。案害蟲(chóng)生長(cháng)的最適溫度為22℃-32℃。高溫還可加速各種有害化學(xué)雜質(zhì)對電子文件保存載體的破壞作用。一般溫度在10℃以上，每升高10℃，各種化學(xué)反應會(huì )加快1－2倍。

　　2、高濕。潮濕有利于檔案有害生物的生長(cháng)和繁殖。霉菌的生長(cháng)濕度一般在75%以上，檔案害蟲(chóng)體內正常含水量大約占體重的44%－67%，這些水分的獲得和保持都和環(huán)境空氣濕度有關(guān)。庫房潮濕還會(huì )促進(jìn)空氣中的有害氣體、灰塵等不利因素對電子文件保存載體的破壞作用。

　　3、光。光向外輻射時(shí)會(huì )產(chǎn)生熱量，這種光輻射熱就會(huì )影響電子文件保存載體的耐久性。

　　4、空氣污染。有害氣體常見(jiàn)的有，二氧化（SO2）、化氫（H2S）、二氧化氮（NO2）、氯氣（CL2）。在種種因素的作用下會(huì )生成氧化性極強的原子氧，進(jìn)而產(chǎn)生臭氧等，導致電子檔案保存載體耐久性削弱。

　　5、灰塵�；覊m會(huì )給電子文件保存載體帶來(lái)機械損傷�；覊m多是固體，多帶有棱角，在整理、保存、利用過(guò)程中，會(huì )引起灰塵對電子文件保存載體的磨擦，使其受到損傷；灰塵會(huì )增加酸、堿度�；覊m能吸收空氣中的有害氣體而帶有酸、堿性，有些灰塵本身就帶有酸、堿性，因此灰塵落在電子文件保存載體上，就會(huì )帶來(lái)酸、堿性，對電子文件保存載體起腐蝕破壞作用；灰塵是傳播霉菌孢子的媒介。霉菌的孢子吸附在灰塵上，隨空氣的流動(dòng)而四處擴散。由于灰塵同時(shí)還具有酼酼吸濕性，所以也是微生物寄生與繁殖的良好場(chǎng)所�；覊m落在電子文件保存載體上，就有可能給電子文件保存載體帶來(lái)霉變。

　　6、有害生物。危害檔案的微生物主要是細菌和霉菌，尤其是霉菌。在檔案庫房中常見(jiàn)的霉菌約有50余種。霉菌可使電子文件保存載體變質(zhì)，生成霉斑，還會(huì )分解出有機酸，從而使物酸性急劇增加。

　　7、磁場(chǎng)和電場(chǎng)。電磁場(chǎng)的干擾，會(huì )使磁性物質(zhì)退磁和消磁，損壞載體上記錄的信息。

　　8、機械應力。電子檔案保存載體容易受壓力、扭力、沖擊力等機械力的影響。

　�。ㄋ模╇娮訖n案的長(cháng)期可讀性問(wèn)題電子檔案的內容是以數碼形式存儲于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴(lài)于電子計算機軟硬件平臺將電子檔案的內容還原成人們能夠直接閱讀的格式進(jìn)行顯示。但隨著(zhù)科技的進(jìn)步，電子計算機軟硬件技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，電子檔案在現在形成時(shí)所依賴(lài)的技術(shù)，在未來(lái)往往是已經(jīng)過(guò)時(shí)的技術(shù)。針對以上存在問(wèn)題，借鑒其他地區檔案工作的一些經(jīng)驗，提出以下一些對策建議：

　�。ㄒ唬┙�立電子檔案統一接收數據格式，推廣相關(guān)的城建檔案整理著(zhù)錄軟件推廣城建檔案整理著(zhù)錄軟件，由城建檔案館建立統一的電子檔案模板，同一文件類(lèi)型統一一種文件格式，并把電子檔案模板發(fā)放到各檔案形成單位。然后定期舉辦培訓班，對建設單位、施工單位、設計單位、監理單位等檔案形成單位的相關(guān)人員進(jìn)行

　　二、對策建議培訓，使他們能夠熟練運用模板和著(zhù)錄軟件。城建檔案館也應定期派專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員對電子檔案的形成進(jìn)行指導，形成統一數據格式的電子檔案，以方便城建檔案館的接收和管理。

　　（二）采用有關(guān)技術(shù)措施，保證電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性，提高電子檔案的可靠性

　　1、采集背景信息和元數據。在形成電子檔案的同時(shí)，采取相應的技術(shù)措施采集描述電子文件背景、內容、結構及其整個(gè)管理過(guò)程的元數據，作為檢驗電子檔案原始性、真實(shí)性、完整性和有效性的依據。

　　2、簽署技術(shù)。在電子文件上進(jìn)行簽署的技術(shù)主要有兩種：一種是光筆簽名；另一種是數字簽名。光筆簽名是簽名者使用一種專(zhuān)用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕是顯示出來(lái)的“筆跡”。

　　3、消息認證。電子文件的使用者，非常關(guān)心他所使用的信息在存儲或傳輸過(guò)程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過(guò)，消息認證技術(shù)可以消除使用者這個(gè)疑慮。比較常用的方法是利用分組密碼進(jìn)行消息認證。先把電子文件信息分成一定的長(cháng)度。

　　4、身份驗證。為了防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入系統對電子文件或數據進(jìn)行訪(fǎng)問(wèn)修改，在進(jìn)入檔案管理系統時(shí)需要對用戶(hù)進(jìn)行身份驗證，身份驗證可使用管理員代碼驗證等。最常見(jiàn)的方法是給每個(gè)合法用戶(hù)一個(gè)“通行字”，代表該用戶(hù)身份。通行字可由數字、字母或特定的符號組成，只有用戶(hù)本人和計算機系統知道。當合法用戶(hù)要求進(jìn)入系統訪(fǎng)問(wèn)時(shí)，首先輸入自己的通行字，計算機自動(dòng)將這個(gè)通行字與存儲在機器內的有關(guān)該用戶(hù)的資料進(jìn)行相關(guān)的5、防火墻。這是一種訪(fǎng)問(wèn)控制技術(shù)。在某個(gè)機構的網(wǎng)絡(luò )和其它系統網(wǎng)絡(luò )之間設置障礙，防止其它系統的網(wǎng)上用戶(hù)對該機構信息資源的非法訪(fǎng)問(wèn)，也可以阻止該機構的機要信息、專(zhuān)利信息從機構的網(wǎng)絡(luò )上非法輸出。防火墻的安全保障能力僅限于網(wǎng)絡(luò )邊界，它是通過(guò)在網(wǎng)絡(luò )邊界上建立起來(lái)的相應的網(wǎng)絡(luò )通信監控系統，監測所有通過(guò)防火墻的數據流，凡是符合事先制定的網(wǎng)絡(luò )安全規定的信息允許通過(guò)，不符合的就拒于墻外。從而使被保護網(wǎng)絡(luò )的信息、結構不受侵犯，實(shí)現網(wǎng)絡(luò )的安全，保護網(wǎng)上電子文件的原始性、真實(shí)性。實(shí)現防火墻功能所用的技術(shù)主要有：數據包過(guò)濾、應用網(wǎng)關(guān)和代理服務(wù)等。

　　6、防寫(xiě)措施。目前在許多軟件中可將電子文件設置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶(hù)只能從電子計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改。在電子計算機外存儲器中，只讀式光盤(pán)（CD－ROM）只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫(xiě)入式光盤(pán)（WORM）可供使用者一次寫(xiě)入多次讀取，可以追加信息但不能擦除原來(lái)的信息。這些不可逆式的存儲載體可以有效地防止用戶(hù)更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實(shí)性。

　　（三）建立適合磁光介質(zhì)保存環(huán)境，保證電子檔案載體的安全

　　1、調節庫內溫濕度。采用去濕機，去濕劑氯化鈣和硅膠、空調調節系統等措施調節庫內溫濕度。使環(huán)境溫度保持在17℃～20℃；相對濕度保持在35%～45%. 2、防光。（1）改善檔案庫房建筑，設法阻止光線(xiàn)尤其是紫外線(xiàn)直接射入庫內，庫房盡量使用無(wú)紫外線(xiàn)燈光照明；（2）將電子檔案避光保存，在利用時(shí)，最大限度地減少曝光時(shí)間和曝光強度；（3）定期凈化空氣。

　　3、防灰塵。電子檔案要采用密封保存，以防灰塵落在載體上，如果發(fā)現載體灰塵，可用干凈的絨布或絲質(zhì)布輕輕擦拭。

　　4、防治有害生物。（1）通過(guò)控制溫濕度、搞好庫內衛生、杜絕霉菌進(jìn)入庫房的渠道、防氧封存等措施進(jìn)行環(huán)境控制；（2）采用防霉劑進(jìn)行化學(xué)預防；（3）采用物理或化學(xué)方法定期對電子檔案進(jìn)行消毒：化學(xué)方法有：熏蒸或擦拭，常用化學(xué)藥劑有甲、鄰－苯酚、環(huán)氧乙烷；物理方法有：真空消毒、遠紅外消毒、微波消毒、鈷60－γ射線(xiàn)輻射消毒。

　　5、避開(kāi)磁場(chǎng)和電場(chǎng)。（1）電子檔案在整理、保管、利用時(shí)應避開(kāi)電動(dòng)機、發(fā)電機、變壓器、電視機、揚聲器、耳機、話(huà)筒、放大器、消磁器、無(wú)線(xiàn)電裝置等具體退磁或消磁的設備；（2）可設置專(zhuān)用庫房，或選用專(zhuān)門(mén)的防磁金屬柜作為裝具，但不能選用鐵盒。

　　6、防機械應力。電子檔案載體存放時(shí)應設法保持電子文件保存載體的平直度，防止電子檔案保存載體受壓力、扭力、沖擊力等機械力的影響，以保證信息再現的準確性。

　　7、定期檢測和拷貝。對所保存的電子檔案載體，必須進(jìn)行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測應每年一次，采用等距抽樣或隨機抽樣和方式進(jìn)行，樣品數量以不少于10%為宜，以一個(gè)邏輯卷為單位，先對外觀(guān)進(jìn)行檢查，確認載體表面是否有物理?yè)p壞或變形，外表涂層是否清潔及有無(wú)霉斑出現等，然后酫進(jìn)行邏輯檢測，采用專(zhuān)用或自行編制檢測軟件對載體上的信息進(jìn)行讀寫(xiě)校驗，發(fā)現有問(wèn)題的載體，及時(shí)進(jìn)行有效的修復。定期拷貝是當前延長(cháng)電子檔案載體壽命的有效措施，磁盤(pán)每2年應拷貝一次，光盤(pán)每5年應拷貝一次，拷貝后的載體與原載體同樣編號保存。

　　8、將電子檔案至少要一式三套，一套供查閱利用，一套封存保管作為備用，第三套異地保存，用以防止突發(fā)性事件如火災、地震、洪水、盜竊，甚至戰爭人為或自然因素的破壞。

　�。ㄋ模┎捎猛ㄓ�、統一的文件格式，確保電子檔案與計算機操作系統及應用軟件的長(cháng)期兼容在保存電子檔案時(shí)，把電子檔案格式保存為通用、統一的格式，為使現在的電子檔案能夠更好被未來(lái)的計算機操作系統和應用軟件所兼容，把電子檔案的格式保存為與計算機操作系統同一公司的應用軟件能讀取的格式。

　�。ㄎ澹┘皶r(shí)更新電子檔案的文件結構，確保電子檔案的長(cháng)期可讀性當操作系統更新時(shí)，及時(shí)更新檔案支持軟件，并在不改變電子檔案完整性、真實(shí)性、有效性的前提下，更新電子檔案的文件結構，以適用新的“生存環(huán)境”，保證電子檔案的長(cháng)期可讀。對于一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形成的格式進(jìn)行還原顯示的，可在保存電子檔案的同時(shí)，保存相應的檔案支持軟件和整個(gè)操作系統，并與電子檔案存儲在一起，恢復時(shí)，連同操作系統一同恢復，使之按本來(lái)的面目進(jìn)行顯示。