摘要：本文提出在高校檔案館嘗試建立“專(zhuān)題館員制度”，即為教學(xué)、科研、行政管理三類(lèi)服務(wù)單位提供具有鮮明個(gè)性的檔案信息服務(wù)。本文對建立該項制度的必要性和專(zhuān)題館員應具備的素質(zhì)、工作職責進(jìn)行了初步探討。

　　班主任對畢業(yè)生的評語(yǔ)、學(xué)校結論。在作四個(gè)結論時(shí)，要求求真防假，不溢美，不隱惡，實(shí)事求是；要求概括具體，不講大話(huà)，優(yōu)缺點(diǎn)分明，特長(cháng)突出，結論明確不含糊，為用人單位提供對畢業(yè)生使用、培養發(fā)展的可靠依據。筆者曾發(fā)現，有的班主任喜歡搞一點(diǎn)論，對喜愛(ài)的學(xué)生溢美隱惡，對不喜歡的學(xué)生在評語(yǔ)中出現這也不好那也不行的語(yǔ)句，甚至無(wú)優(yōu)點(diǎn)可尋代寫(xiě)論文。有的班主任在評語(yǔ)中喜歡講大話(huà)、空話(huà)，什么“高舉”、“堅定”、“最最”等詞語(yǔ)。對于這樣的評價(jià)，學(xué)校在審核把關(guān)時(shí)，應推倒重來(lái)，對個(gè)別評價(jià)不妥當的，應由主管學(xué)生管理工作的校領(lǐng)導親自把關(guān)修改、簽章。對學(xué)校結論，要慎之又慎，對于三好學(xué)生、學(xué)習標兵，個(gè)別有專(zhuān)長(cháng)、技能方面突出的學(xué)生，要在一般結論基礎上，做出實(shí)事求是的評價(jià)。對于犯錯誤和不能畢業(yè)的學(xué)生，都做出慎重的簽署。在作結論時(shí)，可遵循下列原則：自己認識了的錯誤從寬，固執己見(jiàn)、拒絕承認的從嚴；歷史的從寬，現實(shí)的從嚴；結論從寬，批評和自我批評從嚴；已經(jīng)改正了的從寬，重犯的從嚴；堅持不改的必須作結論……嚴肅認真地做好畢業(yè)生資料的歸檔工作。畢業(yè)生資料歸檔是建檔工作最后一個(gè)環(huán)節，關(guān)系到建檔工作成敗，也關(guān)系到用人單位對資料的使用和掌握。歸檔工作的具體程序是：第一，組建好建檔工作隊伍。成立建檔工作機構，選拔辦事認真、細心，有統計、書(shū)寫(xiě)專(zhuān)長(cháng)，有教學(xué)管理經(jīng)驗的人組成，派專(zhuān)人負責，人數一般三至五人，不宜過(guò)多。因為建檔是一項細致的工作，來(lái)不得半點(diǎn)馬虎和疏忽，不能出現錯統、錯登、錯裝、漏裝現象。第二，做好成績(jì)、獎懲的核實(shí)謄寫(xiě)工作。這項工作任務(wù)大，因為每個(gè)學(xué)生每學(xué)期的期評成績(jì)要謄寫(xiě)到每個(gè)畢業(yè)生登記表的成績(jì)欄里，每個(gè)學(xué)期的獎懲情況要謄寫(xiě)到獎懲欄里，這就要求建檔工作人員要對學(xué)生負責，對學(xué)校負責，作風(fēng)正派，避免差錯和失誤。第三，對畢業(yè)生登記表里的四個(gè)結論逐個(gè)檢查，檢查的內容是：領(lǐng)是否審查，是否簽字蓋章，年月日是否按規定的要求書(shū)寫(xiě)。第四，整理、裝訂成冊，填寫(xiě)卷內目錄。把學(xué)生每學(xué)期的總結鑒定表、實(shí)習鑒定表、畢業(yè)生登記表、技術(shù)等級審批表、入學(xué)時(shí)的新生登記表、體檢表、團員材料以及其他材料等等，按時(shí)間順序一一整理，裝訂成冊，填寫(xiě)卷內目錄。第五，裝袋，封口。裝訂成冊的畢業(yè)生材料，裝進(jìn)每個(gè)學(xué)生的檔案袋里，檔案袋的名字一定和畢業(yè)生材料的名字相符，然后封口，蓋封口章。綜上，可見(jiàn)做好技校畢業(yè)生的建檔工作是極其重要的，步驟也是十分復雜的。作為技校的檔案工作者，在技校已經(jīng)面向市場(chǎng)的情況下，要使勞動(dòng)力更好地在社會(huì )讓渡，就要重視技校畢業(yè)生的建檔工作，不斷提高建檔工作的要求，要以適應社會(huì )主義經(jīng)濟建設的客觀(guān)需要，為技工人才的培養和輸送作出新的貢獻。

　　一、在高校檔案館建立專(zhuān)題館員制度的必要性 

　　1.建立專(zhuān)題館員制度是高校檔案事業(yè)發(fā)展的需要。隨著(zhù)高等教育大眾化的實(shí)施，招生規模的不斷擴大，很多高校對學(xué)科專(zhuān)業(yè)作了相應調整，一些專(zhuān)業(yè)得到加強，一些新興學(xué)科、邊緣學(xué)科應運而生，這就對高校檔案館信息服務(wù)提出了全新的要求和挑戰。建立檔案館專(zhuān)題館員制度恰好可以滿(mǎn)足檔案文獻信息服務(wù)的針對性、科學(xué)性要求。檔案館可以遴選具有豐富專(zhuān)業(yè)知識、較高信息專(zhuān)業(yè)水平，熟悉對口服務(wù)單位檔案資源建設，能夠有效提供信息服務(wù)的專(zhuān)題館員，與用戶(hù)建立直接聯(lián)系，深入了解對口服務(wù)單位的檔案利用需求，有的放矢，提供有針對性的對口服務(wù)。為了應對專(zhuān)題館員制度的建立，檔案館的服務(wù)重心也要由一般服務(wù)向信息咨詢(xún)服務(wù)轉移，同時(shí)，專(zhuān)題檔案館員要深入教學(xué)科研、管理一線(xiàn)，緊密追蹤教學(xué)、科研動(dòng)向，多層次、全方位運用多種手段開(kāi)發(fā)館藏，在檔案館和各對口服務(wù)單位之間建立一個(gè)動(dòng)態(tài)的、交互的信息服務(wù)模式，真正為教學(xué)、科研起到信息導航作用。 

　　2.建立專(zhuān)題館員制度有利于提供個(gè)性化的檔案利用服務(wù)。當今社會(huì )是充滿(mǎn)了個(gè)性化特色的社會(huì )，高校檔案館也是一樣，要想辦出特色，必須想方設法提供個(gè)性化的檔案信息利用服務(wù)，而建立專(zhuān)題館員制度恰好可以滿(mǎn)足這方面的需求。檔案館以“專(zhuān)題館員”為紐帶，在檔案館和各對口服務(wù)單位之間架起一座個(gè)性化的服務(wù)橋梁。專(zhuān)題館員在掌握對口服務(wù)單位的教學(xué)、科研、管理工作動(dòng)態(tài)的同時(shí)，針對服務(wù)單位的工作重點(diǎn)、難點(diǎn)和中心工作提供二次、三次文獻編研資料，最大限度地為用戶(hù)提供深層次的文獻信息服務(wù)，實(shí)現檔案信息資源的最大化利用。 

　　3.建立專(zhuān)題館員制度有利于檔案館人才隊伍整體素質(zhì)的提高。高校檔案館的自身發(fā)展需要高素質(zhì)的館員隊伍做支撐，近年來(lái)，高校檔案館的人才隊伍已逐步出現了一批年輕化、專(zhuān)業(yè)化和高學(xué)歷化的人才。這類(lèi)人才恰好為專(zhuān)題館員制度在高校檔案館的實(shí)施奠定了扎實(shí)的人才儲備基礎。專(zhuān)題館員的工作并不是人人都能夠勝任的，這種制度對館員的學(xué)歷、能力要求較高，要求必須具備扎實(shí)的學(xué)科知識和相應的信息檢索能力、良好的人際溝通能力、善于學(xué)習的能力和積極主動(dòng)服務(wù)的能力。這種人才實(shí)際上是一種知識型館員，他們有一種強烈的追求職業(yè)發(fā)展前景的欲望，注重強調工作的自我引導和自我管理，注重團隊協(xié)作、信息溝通和知識交換，注重自身價(jià)值的體現，喜歡不斷學(xué)習，喜歡富有挑戰性的工作，因此，只有這種知識型人才，才能夠適應專(zhuān)題館員的發(fā)展要求。專(zhuān)題館員在提高自身綜合素質(zhì)，做好對口服務(wù)單位檔案信息資源服務(wù)利用工作的同時(shí)，也可以帶動(dòng)館內其他同事參與到個(gè)性化檔案信息服務(wù)之中，從而有效提升檔案館員工的整體素質(zhì)。

　　二、高校檔案館專(zhuān)題館員應具備的素質(zhì)專(zhuān)題館員一般都是碩士以上學(xué)歷、具備檔案專(zhuān)業(yè)或信息管理專(zhuān)業(yè)學(xué)科背景，擁有廣博的專(zhuān)業(yè)知識、駕輕就熟的檔案信息資源開(kāi)發(fā)能力和敏銳的分析判斷能力，較好的計算機、外語(yǔ)運用能力，能夠有針對性地為教學(xué)、科研和行政管理提供個(gè)性化檔案信息服務(wù)。高校檔案館專(zhuān)題館員在具備這些基本素質(zhì)的基礎上，還應具備檔案信息導航素質(zhì)、檔案信息挖掘素質(zhì)和公共關(guān)系拓展素質(zhì)等，只有具備了這些綜合素質(zhì)，才能為檔案用戶(hù)提供個(gè)性化的檔案信息服務(wù)，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理的和諧統一發(fā)展奠定堅實(shí)、可靠的基礎。 

　　1.檔案信息導航素質(zhì)。面對龐雜、浩瀚的檔案信息資源，高校檔案用戶(hù)總是感覺(jué)僅僅憑借自己的經(jīng)驗和素養獲取檔案信息，一般都難以獲得令自己滿(mǎn)意的、全面的、有效的檔案信息資源。而檔案館專(zhuān)題館員恰恰具有檔案用戶(hù)所不具備的優(yōu)勢，能夠利用自身對檔案庫藏資源了如指掌的優(yōu)勢，幫助用戶(hù)有選擇地采集、存貯、組織、控制和提供檔案信息資源，幫助用戶(hù)在多樣化的檔案信息資源中快捷、準確、全面地獲取檔案信息資源。在網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下，信息意識反映了人們對信息工作的性質(zhì)、作用的認識程度，是關(guān)系到能否發(fā)揮信息能力的先決條件。隨著(zhù)高校教學(xué)、科研的迅猛發(fā)展，檔案信息資源的日益膨脹，要在各種堆積如山的檔案信息資源中有效地獲取、評估、開(kāi)發(fā)、篩選出有價(jià)值的信息，從有價(jià)值的信息中分辨出核心信息，必須具有強烈的信息意識。而檔案信息導航素質(zhì)就是明確要求專(zhuān)題檔案館員要具備強烈的信息意識和敏銳的信息洞察力，要善于捕捉、發(fā)現、挖掘和利用檔案文獻信息。只有具備檔案信息導航素質(zhì)，才能有針對性地做好對口服務(wù)單位的檔案信息資源建設工作。 

　　2.檔案信息挖掘素質(zhì)。隨著(zhù)高校用戶(hù)需求的日益個(gè)性化、多層次化，用戶(hù)對檔案需求在綜合性、適用性、有序性方面提出了更高的要求。高校的教師和管理人員已不滿(mǎn)足于對檔案信息線(xiàn)索和數據的單純獲取，而是要求檔案館提供有深度的，對館藏檔案信息進(jìn)行分析、篩選、編研之后的利用價(jià)值較大的檔案信息資源。檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用不僅僅只是提供簡(jiǎn)單的一次文獻查詢(xún)，更重要的是要提供從各種檔案信息資源中檢索、挖掘出來(lái)的專(zhuān)題匯編、調研分析或者預測報告、決策參考等。這就要求檔案專(zhuān)題館員在熟悉對口服務(wù)單位檔資源建設的基礎上，從教學(xué)院系、職能管理部門(mén)的角度出發(fā)，組織、分析、提煉相關(guān)的檔案信息資源，并將加工編研后的檔案信息提供給對口服務(wù)單位，有效實(shí)現專(zhuān)題館員的職責。同時(shí)，隨時(shí)掌握對口服務(wù)單位的工作進(jìn)展動(dòng)態(tài)和學(xué)術(shù)研究動(dòng)態(tài)，組建相關(guān)的教學(xué)、科研專(zhuān)題數據庫，對對口服務(wù)單位的主要信息資源進(jìn)行全面系統的分析、對比、歸納和提煉，形成檔案文獻綜述和文獻評介，使龐雜的檔案信息資源由分散變?yōu)榧�中，最大限度地方便高校檔案用戶(hù)，滿(mǎn)足其不斷增長(cháng)的檔案信息需求。 

　　3.公共關(guān)系拓展素質(zhì)。隨著(zhù)高等教育教學(xué)改革的不斷深入，高校檔案館的工作也要緊隨形勢的發(fā)展而不斷深入，主動(dòng)開(kāi)發(fā)、拓展新的信息服務(wù)項目為教學(xué)、科研、管理服務(wù)，拓寬檔案工作的影響力，爭取學(xué)校領(lǐng)導及各院系、職能部門(mén)對檔案工作的更多支持。要做到這一點(diǎn)，專(zhuān)題館員就要發(fā)揮比較大的作用，因為，他們不同于普通的館員。專(zhuān)題館員的身份給予了他們和各院系、職能部門(mén)交往的機會(huì )。作為檔案館與對口服務(wù)單位之間的橋梁，專(zhuān)題館員必須建立與對口單位的緊密聯(lián)系，和用戶(hù)進(jìn)行經(jīng)常性的對話(huà)、交流，真誠地聽(tīng)取用戶(hù)的意見(jiàn)和批評，利用各種不同的方法和手段，分析用戶(hù)的需求，了解用戶(hù)的心理，及時(shí)改進(jìn)服務(wù)工作。

　　三、高校檔案館專(zhuān)題館員的工作職責高校檔案館專(zhuān)題館員的工作職責主要有以下幾種： 

　�。�1）建立檔案館主動(dòng)了解用戶(hù)需求的交流機制，專(zhuān)題館員負責定期與對口服務(wù)單位進(jìn)行固定的工作聯(lián)系，采取多種方式加強與服務(wù)單位的溝通，諸如參加院系的相關(guān)會(huì )議和學(xué)術(shù)交流活動(dòng)、跟蹤工作進(jìn)展等。 

　�。�2）負責搜集、鑒別和整理對口單位的檔案信息資源，并在檔案館網(wǎng)站上建立對口服務(wù)單位的檔案信息資源專(zhuān)題信息。 

　�。�3）協(xié)助對口服務(wù)單位進(jìn)行教學(xué)、科研、行政事務(wù)等專(zhuān)題檔案文獻檢索，逐步做到有針對性地為教學(xué)、科研、行政單位提供定期服務(wù)和決策參考服務(wù)。 

　�。�4）為對口服務(wù)單位提供檔案信息咨詢(xún)服務(wù)，通過(guò)電話(huà)、電子郵件、面對面咨詢(xún)等方式及時(shí)滿(mǎn)足用戶(hù)查詢(xún)檔案信息的需求。在檔案館網(wǎng)頁(yè)上設立“專(zhuān)題館員咨詢(xún)園地”，公布專(zhuān)題館員的個(gè)人聯(lián)系信息，并借助網(wǎng)絡(luò )技術(shù)，提供多種在線(xiàn)咨詢(xún)服務(wù)。 

　�。�5）提供用戶(hù)利用檔案的指導與培訓，定期或不定期地開(kāi)展各層次用戶(hù)的培訓活動(dòng)，指導用戶(hù)充分利用檔案信息資源；經(jīng)常向用戶(hù)宣傳推廣檔案館的信息資源。專(zhuān)題館員制度的建立需要制定明確的工作目標、詳盡的崗位職責、科學(xué)的考核方法和切實(shí)可行的激勵機制。高校檔案館可以根據自身的實(shí)際情況，確定是否實(shí)施該項制度。專(zhuān)題館員制度的實(shí)施不可能一蹴而就，需要不斷學(xué)習，一步一個(gè)腳印地扎實(shí)工作和毫不氣餒地努力爭取。筆者深信，高校檔案館只要以嚴謹、科學(xué)的態(tài)度推行該項制度，就一定能夠收到較好的效果，促進(jìn)高校檔案服務(wù)方式的創(chuàng )新和檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用水平的提高。