作為項目管理辦公室的工作人員和項目管理的咨詢(xún)人員，我們常常聽(tīng)到來(lái)自項目經(jīng)理的有關(guān)項目溝通方面的很具體的問(wèn)題，在最近對北京一家公司項目工作人員的一個(gè)調查中，我們在收集到的三十幾個(gè)問(wèn)題（項目溝通方面）中挑選了最具有代表性的九個(gè)問(wèn)題，運用我們在項目管理中的學(xué)習知識和工作經(jīng)驗對上述九個(gè)問(wèn)題進(jìn)行了解答。我們沒(méi)有把這九個(gè)問(wèn)題進(jìn)行綜合論述，而是采取了最簡(jiǎn)單的問(wèn)與答的形式，主要是為了讓文章更加直觀(guān)，一是為了使讀者身歷其境，希望我們的建議對于有同樣疑問(wèn)的項目管理工作人員有一點(diǎn)幫助，第二也是希望在和讀者交流的過(guò)程中充分聽(tīng)取讀者的意見(jiàn)和反饋，以達到拋磚引玉的目的。以這樣的形式寫(xiě)文章對于我們來(lái)說(shuō)還是第一次，不足之處還望大家多予指正。

　　1）針對超出我能力范圍的項目，我將如何與我的上司進(jìn)行交流？

　　建議：

　　a）說(shuō)明我的困難之處

　　b）分析項目需求和項目面臨的狀況。我是否能夠完成此項目？我有哪些不足之處？我的不足是否會(huì )導致項目走向失��？

　　c）針對這些挑戰，我應該如何制定風(fēng)險管理計劃？

　　分析：在管理一個(gè)超出能力范圍的項目前，首先需要對以下幾個(gè)方面進(jìn)行考慮：

　　從技術(shù)上來(lái)看，

　　1.此項目是否是公司的確認項目——必須完成，不可更改

　　2.是否確認需要我來(lái)負責此項目——公司沒(méi)有其他更加合適的人員來(lái)負責此項目

　　3.仔細分析項目需求及目前自己的能力水平——看自己和項目還有哪些差距，這些差距是否可以彌補

　　4.確認自己超出能力范圍時(shí)，是否可以通過(guò)增加所缺能力的人員來(lái)為項目增加此項能力

　　5.要求公司請專(zhuān)家進(jìn)行指導

　　6.對項目進(jìn)行深入分析，將超出能力范圍的部分進(jìn)行外包

　　從計劃上來(lái)看，

　　1.對項目編制一個(gè)系統的計劃，并對此計劃進(jìn)行評估

　　2.針對項目的難點(diǎn)問(wèn)題，舉行項目會(huì )議進(jìn)行深入的討論，評估難度系數

　　3.針對技術(shù)難點(diǎn)，分析技術(shù)難點(diǎn)，制定一個(gè)技術(shù)培訓計劃

　　4.制定一個(gè)完整的風(fēng)險管理計劃，并要求全體項目成員進(jìn)行評估

　　2）我制定的團隊交流計劃需要詳細到何種程度？（我需要和我的團隊成員針對我的計劃交流到何種程度）

　　建議：你不需要對核心成員外的所有團隊成員來(lái)解釋你的每一條款。通常你只需要向你的團隊成員解釋以下幾點(diǎn)：

　　a）我們需要的交付成果是什么？

　　b）我們的項目如何完成公司的總體構想？

　　c）項目當前階段，我們團隊成員的應交付成果是什么？

　　分析：一個(gè)項目的失敗，不是這個(gè)項目沒(méi)有計劃，而是項目的計劃沒(méi)有得到很好的實(shí)施。一個(gè)項目交流計劃要得到很好的貫徹，需要有以下的條件：

　　1.將制定的工作計劃在項目團隊會(huì )議中進(jìn)行討論，有兩個(gè)好處：1、可以確定項目計劃的可行性，2、可以使每個(gè)團隊成員切實(shí)理解項目計劃，以便更好的實(shí)施

　　2.將項目計劃和個(gè)人結合，確保每個(gè)人都知道他在這個(gè)項目中所處的位置，讓每個(gè)人都知道其工作的重要性，提高大家的積極性

　　3.將我們在這些計劃中需要哪些工作成果，每個(gè)工作成果都要達到什么要求，在可能的情況下盡量作出模板

　　4.向團隊成員解釋時(shí)，需要讓每個(gè)人聽(tīng)清楚并讓他們明白工作的期限和可交付物

　　5.讓每個(gè)團隊成員說(shuō)明各自對自己需要完成的任務(wù)以及完成任務(wù)的期限的理解，

　　3）如何讓我的項目團隊成員明白項目文檔過(guò)程的重要性？