地籍檔案的收集與整理

　�。ㄒ唬┑丶畽n案的收集

　　所謂地籍檔案收集，就是指對那些分散在各部門(mén)、機關(guān)、單位與個(gè)人手上的，具有保存和利用價(jià)值的地籍管理文件資料，按一定制度和要求進(jìn)行采集、接收和歸檔。檔案的收集是地籍檔案管理的起點(diǎn)，是地籍檔案管理的首要環(huán)節。地籍檔案的收集，要采取接收、征集和修改、補充相結合的方法。

　　對地籍檔案的收集歸檔，應遵循以下原則性規定：

　�。�1）凡是土地管理機關(guān)地籍管理活動(dòng)中辦理完畢的具有保存價(jià)值的均應歸檔。

　�。�2）凡是地籍管理業(yè)務(wù)活動(dòng)中處理和使用完畢的、具有保存價(jià)值的各種圖件資料均應按規定收集歸檔。

　�。�3）在地籍管理中形成的各種資料凡對今后有參考價(jià)值的都要整理歸檔；凡對工作考查、經(jīng)驗總結具有長(cháng)遠保存價(jià)值的，或對整個(gè)研究過(guò)程關(guān)系密切的，都必須歸檔。

　�。�4）在地籍管理活動(dòng)中形成的綜合材料，只要對今后有參考價(jià)值的都要整理歸檔。

　�。�5）對于其他部門(mén)或單位送來(lái)的地籍資料，按具體情況決定是否需要歸檔：

　�。�6）歸檔時(shí)間要依據文件資料形成過(guò)程的特點(diǎn)作出規定。歸檔時(shí)間可以分為隨時(shí)歸檔和定期歸檔兩種。一般規定，土地調查、土地登記、案件處理、土地定級估價(jià)等項目形成的文件材料，應隨時(shí)歸檔；

　�。ǘ�）地籍檔案的整理

　　地籍檔案整理就是把處于零亂狀態(tài)的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本分類(lèi)、組合、排列和編目，使之系統化、條理化的工作。整理工作，一般經(jīng)過(guò)兩個(gè)過(guò)程：歸檔前的整理工作和歸檔后的整理工作。

　　1．歸檔前的整理工作即地籍資料的形成者，尚未向土管檔案室移交前所進(jìn)行的整理工作，其主要任務(wù)和內容包括如下：

　�。�1）對地籍資料進(jìn)行鑒別。

　�。�2）將地籍資料組成保管單位。

　�。�3）對保管單位進(jìn)行編目。

　　2．歸檔后地籍檔案的整理由地籍管理的有關(guān)司、處（科）室按照歸檔要求，立好案卷，并按規定時(shí)間交給檔案室之后的整理。其主要內容是對接收的地籍檔案在全宗范圍內進(jìn)行檢查、分類(lèi)、編制檔號和登記著(zhù)錄目錄卡片等。

　�。ㄈ�）地籍檔案的分類(lèi)

　　全宗內地籍檔案的類(lèi)別劃分，一般可先按立卷單位劃分，再按內容、地區、形式和時(shí)間進(jìn)行細分�；鶎拥丶畽n案也可以先按內容劃分，然后再按宗地和時(shí)間進(jìn)行續分。

　�。ㄋ模┑丶畽n案的立卷

　　案卷是指由互相聯(lián)系的若干文件材料組合而成的一種檔案保管單位。地籍管理檔案的立卷一般應由國家及地方縣級以上土地管理機關(guān)內的地籍管理業(yè)務(wù)司、處（科）室來(lái)完成。只有經(jīng)過(guò)立卷的資料才能交檔案室歸檔。其立卷應根據《土地管理檔案卷構成的一般要求》進(jìn)行。立卷一般包括組卷、卷內文件資料的編目、裝訂等。