竣工文件是工程建設的真實(shí)記錄是對建設項目進(jìn)行稽查、審計、監督、管理、驗收以及養護、維修的依據，是改建、擴建和實(shí)施質(zhì)量保修的重要依據�？⒐の募�的全過(guò)程質(zhì)量控制，是對工程技術(shù)文件從形成、積累、整理、歸檔到檔案的組卷、保管、利用等一系列環(huán)節實(shí)施全過(guò)程的質(zhì)量控制，使竣工文件在整個(gè)生存周期中都處于受控狀態(tài)。全面質(zhì)量控制的過(guò)程就是計劃、執行、檢查、處理的循環(huán)過(guò)程。一個(gè)施工項目一經(jīng)確立，全面質(zhì)量控制活動(dòng)就隨之開(kāi)始。檔案部門(mén)要從竣工文件的形成開(kāi)始，積極配合有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)對竣工文件的有效性、系統性和科學(xué)性進(jìn)行控制。

　　提高認識，增強竣工文件編制的意識

　　竣工文件凝聚著(zhù)施工企業(yè)員工的智慧、心血和汗水，是施工技術(shù)、管理經(jīng)驗的總結。做好竣工文件編制工作，對于施工企業(yè)科技創(chuàng )新、管理創(chuàng )新、機制創(chuàng )新、工程創(chuàng )優(yōu)及任務(wù)承攬等同樣有著(zhù)非常重要的意義和作用。首先它是企業(yè)科技創(chuàng )新的需要�？⒐の募�作為企業(yè)施工技術(shù)經(jīng)驗的總結，不僅是企業(yè)技術(shù)儲備的一種形式，而且是企業(yè)施工技術(shù)的繼承、創(chuàng )新和發(fā)展的重要基礎條件。借鑒已有的技術(shù)經(jīng)驗，進(jìn)行科技創(chuàng )新，創(chuàng )造出新成果、新工藝、新工法，對于促進(jìn)企業(yè)技術(shù)進(jìn)步有著(zhù)重要的作用。二是企業(yè)管理創(chuàng )新的需要。通過(guò)借鑒施工組織設計、施工技術(shù)總結等工程技術(shù)資料，對于改善企業(yè)技術(shù)管理；通過(guò)分析工程項目人工、材料、設備及管理成本資料，對于降低工程成本，完善成本管理體系，提高企業(yè)盈利能力有著(zhù)重要的作用。三是企業(yè)體制創(chuàng )新的需要。當前，施工企業(yè)進(jìn)行資產(chǎn)重組，結構調整和體制的改革，其中一項重要的內容就是探索工程項目的組織結構形式，合理配置人力資源和生產(chǎn)要素，推進(jìn)企業(yè)改革有著(zhù)重要的作用。四是工程創(chuàng )優(yōu)的需要�？⒐の募�是工程內在質(zhì)量的體現，創(chuàng )造一流工程、編制出一流的竣工文件是評選優(yōu)質(zhì)工程的必要條件。同時(shí)，借鑒以往的竣工文件，完善工程的工期、技術(shù)、質(zhì)量、安全等保證措施，增創(chuàng )更多的優(yōu)質(zhì)、名牌工程，是施工企業(yè)“以質(zhì)量求生存，以信譽(yù)求發(fā)展，以品牌求市場(chǎng)”的迫切需要。五是承攬工程任務(wù)的需要�？⒐の募�是反映企業(yè)工程業(yè)績(jì)、質(zhì)量評價(jià)、資質(zhì)信譽(yù)的有力憑據，對于編制科學(xué)合理的標書(shū)、優(yōu)化投標方案，在市場(chǎng)競爭中提高中標率有著(zhù)重要的作用。所以將竣工文件的形成和積累納入有關(guān)管理人員工作，即納入工作程序、納入工作計劃、納入有關(guān)人員的職責。把竣工文件的形成、積累納入有關(guān)工作制度和計劃中，使其制度化、規范化，加強有關(guān)人員的竣工文件編制意識，便于監督、檢查和管理。

　　健全規章制度，加強對竣工文件編制的全過(guò)程控制

　　首先，由于施工企業(yè)承建工程地點(diǎn)分散，項目部（指揮部）人員變換頻繁，施工隊伍的轉場(chǎng)，技術(shù)人員的調離，客觀(guān)上給竣工文件的編制工作造成了一定的困難。其次，竣工文件編制人員和檔案人員文化素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力水平等問(wèn)題，從主觀(guān)上給竣工文件的質(zhì)量造成了一定的影響。為此，施工項目可以根據上級的有關(guān)規定，結合企業(yè)的自身特點(diǎn)，建立并逐步完善行之有效的規章制度，對竣工文件編制實(shí)施有效監控，以確�？⒐の募�齊全、完整、準確，質(zhì)量良好，法律手續完備。

　　第一，制定完善竣工文件編制“三納入”制度。即納入工程項目工作計劃，根據工程進(jìn)度，及時(shí)對竣工文件的形成、積累、整理、移交、歸檔作出具體安排，并認真抓好落實(shí)；將竣工文件編制工作納入工程技術(shù)管理內容、程序和有關(guān)制度，結合工程施工同步進(jìn)行；技術(shù)交底時(shí)同步布置竣工文件的編制工作，檢查工程進(jìn)度與工程質(zhì)量同步檢查竣工文件編制進(jìn)度與質(zhì)量，工程初驗時(shí)同步檢查竣工文件編制工作；將竣工文件編制工作納入工程技術(shù)部門(mén)、工程項目部（指揮部）和有關(guān)技術(shù)人員的工作職責，結合“貫標”認證抓好檢查落實(shí)，使竣工文件編制工作始終處于受控狀態(tài)。

　　第二，建立并認真落實(shí)有關(guān)人員的崗位責任制。建立專(zhuān)人負責制：各工程項目部要有專(zhuān)人負責竣工文件的形成、積累、整理和移交、歸檔工作，公司級檔案部門(mén)積極協(xié)助有關(guān)部門(mén)和工程項目部（指揮部）做好竣工文件編制移交和歸檔的檢查、指導，使竣工文件編制移交工作分工明確、責任到人。

　　第三，建立激勵、約束機制。將竣工文件編制質(zhì)量納入工程質(zhì)量評比內容，歸檔移交時(shí)限與編制竣工文件人員的職稱(chēng)評定和獎懲考核等結合起來(lái)。對于按規定要求向有關(guān)部門(mén)移交優(yōu)良竣工文件的項目部（指揮部）和有關(guān)人員，給予表彰和獎勵；反之，采取予扣押金等經(jīng)濟方面的處罰，做到獎罰分明，保證規章制度的有效落實(shí)。

　　超前控制，加強竣工文件編制指導工作

　　各工程技術(shù)部門(mén)和檔案部門(mén)對竣工文件的編制負有監督、檢查與指導責任，加強竣工文件編制的指導服務(wù)以保證竣工文件的齊全、完整和準確。工程技術(shù)部門(mén)要注意了解工程動(dòng)態(tài)信息，及時(shí)掌握工程開(kāi)、竣工日期和工程進(jìn)度，制定竣工文件編制指導計劃和歸檔計劃，適時(shí)組織檢查、指導。檔案人員要從竣工文件形成開(kāi)始，及時(shí)向有關(guān)人員宣傳形成文件的質(zhì)量要求。如，工作中發(fā)現有些技術(shù)人員不了解技術(shù)文件的編寫(xiě)格式，應將標準印發(fā)到技術(shù)人員手中。同時(shí)在工程進(jìn)行中，根據計劃隨時(shí)檢查文件的完整性、規范性。有關(guān)工程技術(shù)人員和檔案人員應嚴格竣工文件與工程施工“三同步”的原則，深入施工現場(chǎng)，開(kāi)展業(yè)務(wù)指導明確竣工文件編制范圍、整理辦法、驗收標準及歸檔時(shí)限；工程施工中，適時(shí)對竣工文件的形成、積累、整理工作進(jìn)行檢查指導，及時(shí)發(fā)現和糾正問(wèn)題；工程竣工時(shí)，協(xié)同公司指揮部或建設單位共同做好竣工文件的驗收交接。工程技術(shù)總結、工程竣工驗收報告、工程質(zhì)量總評定、優(yōu)質(zhì)工程證書(shū)、工程決算等完成滯后的，應注意跟蹤收集，以保證竣工文件的齊全完整。二十局參建的青海溝后水庫工程交付使用3年后大壩決堤，局檔案科提供溝后全部工程檔案，通過(guò)觀(guān)看錄像、照片、竣工資料和跨壩現場(chǎng)調查，經(jīng)專(zhuān)家組鑒定，一致認為，跨壩的主要原因是設計不合理造成大壩本身的不穩定，加之管理不善，導致潰壩，從而維護了企業(yè)的信譽(yù)。由此可見(jiàn)，竣工文件是否齊全、完整直接關(guān)系到企業(yè)的利益和聲譽(yù)，對竣工文件的利用至關(guān)重要。

　　重視竣工文件的整理歸檔和保管利用

　　竣工文件的整理工作是檔案開(kāi)發(fā)利用的基礎，它的質(zhì)量直接影響利用效果�？⒐の募�整理的分類(lèi)要科學(xué)、組卷要合理，整理要遵循科技檔案的形成規律，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，以保證整理后文件材料之間的完整齊全性、條理化、系統有序，便于保存和查找。同時(shí)，竣工文件的整理除了分類(lèi)、組卷，還包括裝訂及修復工作，需要極大的耐心，因為它的質(zhì)量好壞

　　直接關(guān)系到使用壽命。對于竣工文件形成過(guò)程中，不能?chē)栏癜匆幎ㄒ�求辦理，如，出現復寫(xiě)紙等不耐久字跡情況，有的文件紙張大小不一，在整理時(shí)都必需加以修復，否則，將嚴重影響將來(lái)的使用壽命�？傊�，要保證竣工文件的質(zhì)量，必須實(shí)行全過(guò)程控制。v