一是前期資料，前期資料應分為兩部分：編制監理單位前期資料與收集施工單位前期資料。監理資料中，監理規劃、細則、各專(zhuān)項驗收方案等是開(kāi)展監理工作的指向標。各類(lèi)前期方案中工程概況、監理工作范圍、工作程序、監理組織機構等一應俱全，一個(gè)概括全面、內容完善的監理規劃可以讓外行人在看完后也會(huì )對工程情況及監理工作情況有初步的了解，所以很多人檢查監理資料時(shí)習慣性關(guān)注各種前期指導性方案。

　　二是隨著(zhù)工程施工的逐步進(jìn)展，從由建設單位提出的工程變更、技術(shù)核定等到由施工單位上報的工程報驗、材料報審、各種材料的合格證及檢測報告等，都應及時(shí)收集、整理。對施工單位報審的資料，經(jīng)過(guò)監理工程師審核簽字，作為資料員也應該認真檢查其內容是否符合相關(guān)的要求。施工材料進(jìn)場(chǎng)時(shí)也應做好見(jiàn)證取樣登記臺帳、材料進(jìn)出場(chǎng)臺帳的工作。對于各方往來(lái)的文件做好收發(fā)文登記，對工程變更、技術(shù)核定等涉及工程施工的資料，還必須及時(shí)傳遞給每一位相關(guān)的監理人員，使他們及時(shí)了解工程的變更、信息。

　　三是隨著(zhù)工程主體結構臨近完工，各種分包工作隨之進(jìn)入，如塑鋼門(mén)窗、外墻涂料、屋面防水、室內電梯安裝等裝飾工程，這時(shí)除了繼續要督促分包單位搞好工程報驗、材料報驗等工作，還要督促總包方對分包單位的相關(guān)資質(zhì)、資料的報審，包括審核分包單位資質(zhì)、人員崗位證書(shū)、材料的質(zhì)保資料等等。當然，各施工單位資料員的水平層次不齊，可能會(huì )出現同樣內容的報表會(huì )有幾種不同的樣式表格出現。這就需要監理部建議業(yè)主對各家單位資料員集中培訓，統一表格及規范填寫(xiě)。如業(yè)主因各種原因未對其培訓，監理部可以在征得業(yè)主同意后，將業(yè)主認可的資料表格及填寫(xiě)方式對各施工單位資料員進(jìn)行交底。

　　四是裝飾工程臨近結束時(shí)，就要為工程驗收做好準備。此時(shí)，監理資料員就要將開(kāi)工以來(lái)所有資料全部整理起來(lái)，協(xié)助總監理工程師編寫(xiě)工程竣工報告，準備驗收。當驗收完畢，監理資料員除了整理所有資料，還應協(xié)助現場(chǎng)監理工程師督促施工單位對工程維修中存在的問(wèn)題進(jìn)行整改、完善和落實(shí)。

　　作為監理資料員，還應該不斷學(xué)習新知識，因為技術(shù)、材料等是不斷更新的，只有通過(guò)不斷地學(xué)習，多方面的來(lái)補充自身的不足，才能適應發(fā)展的需要。對其它工程的資料做得好的方面，應該虛心學(xué)習、吸取經(jīng)驗。通過(guò)與其他監理、施工人員的相互交流、相互學(xué)習，取長(cháng)補短、不斷提升自身業(yè)務(wù)水平，真正做好監理資料員的本職工作，為今后的發(fā)展奠定堅實(shí)基礎。