論文摘要：由于人事檔案真實(shí)地記載和反映干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想，品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力等，是干部個(gè)人自身成長(cháng)歷史的真實(shí)記載，為學(xué)校黨的組織工作、人事工作的決策提供了可靠的依據，為學(xué)校合理分配使用人力資源提供了可靠的信息參考。隨著(zhù)我國政治、經(jīng)濟體制改革的不斷深入，學(xué)校人事檔案出現了許多新情況，新問(wèn)題。人事檔案工作面臨了不少新的挑戰，檔案工作如何與時(shí)俱進(jìn)，加快發(fā)展，更好地為黨的組織、人事工作服務(wù)，筆者結合幾年來(lái)檔案管理的實(shí)踐，就學(xué)校人事檔案的管理工作談?wù)剮�點(diǎn)體會(huì )。

　　一、人事檔案的定義

　　人事檔案是組織人事部門(mén)按照黨的干部政策在培養、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現、工作業(yè)績(jì)等內容的文字材料，并按有關(guān)規定進(jìn)行整理后組成的，是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據。

　　二、人事檔案管理存在的問(wèn)題

　　人事檔案制度自20世紀50年代產(chǎn)生以來(lái)，作為一項常規性的公共管理工具對中國的信用建設、干部管理、國家安全、福利分配等方面作出了不可磨滅的制度性貢獻。但隨著(zhù)改革開(kāi)放的進(jìn)程加快和社會(huì )主義市場(chǎng)經(jīng)濟的縱深推進(jìn)，傳統人事檔案制度的身份性和體制性弊端也顯露無(wú)遺。“死檔棄檔”、“虛假檔案”、“人質(zhì)檔案”、“人檔脫節”、“檔案克隆”等現象也日益增多，其“二元化人事體制結構”所形成的“人才壁壘”、“單位封閉”、“制度交易”、“身份阻隔”等負功能愈加顯現，在一些人的心目中人事檔案已經(jīng)淪為“雞肋”——食之無(wú)味卻棄之可惜，其制度性生存愈發(fā)尷尬。因此，傳統人事檔案制度必將走向終結，新的、科學(xué)的人事檔案制度必將走向前臺。根據全國人才工作會(huì )議精神，要促進(jìn)人才的合理流動(dòng)，必須進(jìn)一步消除人才流動(dòng)中的城鄉、區域、部門(mén)、行業(yè)、身份、所有制等限制，發(fā)展人事代理業(yè)務(wù)，改革戶(hù)籍、人事檔案管理制度，放寬戶(hù)籍準入政策，推廣以引進(jìn)人才為主導的工作居住證制度，探索建立社會(huì )化的人才檔案公共管理服務(wù)系統。作者認為，人事檔案及其制度的公共政策創(chuàng )新必須沿著(zhù)契約化、社會(huì )化、電子化和法制化的方向發(fā)展，也就是說(shuō)契約化、社會(huì )化、電子化、法制化是人事檔案制度創(chuàng )新的必然路徑。

　　內容上，立卷不夠規范，案卷質(zhì)量不高。一是檔案材料內容填寫(xiě)前后不一。“三齡一歷”（年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷）記載多樣，個(gè)別干部的“年齡越填越小，參加工作時(shí)間越填越早，文化程度越填越高”。二是檔案用紙規格不一。雖然規定檔案材料要統一使用16開(kāi)辦公用紙，但現行的公文材料大部分是A4紙，高等院校印制的學(xué)歷材料絕大部分也是A4紙，紙張大小不同，致使有的表格印制超過(guò)裝訂線(xiàn)，給立卷歸檔工作帶來(lái)了麻煩。三是材料歸類(lèi)不準確。有的不該歸檔的材料歸了檔，而該歸檔的零散材料卻沒(méi)有及時(shí)歸檔。四是檔案材料短缺。如表彰和處分材料散失較多，有少量的履歷表、自傳等未蓋人事部門(mén)公章。另外，隨著(zhù)時(shí)代的發(fā)展，干部人事檔案中有些陳舊的信息內容已不能滿(mǎn)足企業(yè)發(fā)展的需要。如記載個(gè)人履歷、社會(huì )關(guān)系、政治面貌等基本情況的內容多，而反映個(gè)人工作能力、技術(shù)特長(cháng)等方面的內容少，這些都會(huì )直接影響到案卷質(zhì)量。

　　使用上，技術(shù)手段滯后，運行效率較低。在整理檔案過(guò)程中，有的單位沒(méi)有啟用干部人事檔案電子信息化管理系統，大部分是靠手工操作，費時(shí)、費力，效率低，與行業(yè)整體的現代化、信息化、科學(xué)化管理水平不相適應。

　　三、筆者關(guān)于人事檔案管理的建議

　　保持人事檔案工作的高質(zhì)量，就必須要有科學(xué)的管理方法。傳統的管理方法在一定時(shí)期有它的科學(xué)性，但隨著(zhù)形勢的發(fā)展和干部工作對人事檔案管理工作要求的變化，就會(huì )顯現出它的局限性。因此，目前的人事檔案的管理必須緊跟干部工作的需求，實(shí)現管理的規范化和信息化：

　　1、實(shí)現檔案材料收集、歸檔和鑒別的規范化。干部人事檔案管理質(zhì)量的提高，重要一條就是要及時(shí)收集和補充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規范化將直接影響進(jìn)檔材料的質(zhì)量，對收集到的檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精煉，觀(guān)點(diǎn)是否明確等方面進(jìn)行認真細致的鑒別，對于不符合要求的及時(shí)退回，限期糾正再歸檔，對于不屬歸檔范圍的材料，及時(shí)退給有關(guān)單位，做到不散失、不積壓。

　　2、改進(jìn)檔案的檢索與查閱方法，實(shí)行計算機管理，提高檔案管理的信息化。對干干部人事檔案的檢索，無(wú)論是采用“四角編碼”法還是“筆形編號”法均是利用姓氏檢索的方式進(jìn)行，這兩種方法均有一定的科學(xué)性，但用記起來(lái)費時(shí)，用起來(lái)繁鎖，工作效率低。為提高效率，可考慮采取以英文字母的順序號進(jìn)行編排，便于記憶，利于查找，提高速度。同時(shí)，為提高檔案管理水平，可以采用計算機管理人事檔案信息，研究建立兩個(gè)系統：檢索系統和利用系統。同時(shí)，運行干部人事檔案原件管理系統，使查檔人員利用計算機在不接觸干部檔案的前提下查閱干部檔案原件，不僅可以提高查閱檔案的速度，同時(shí)也有利于干部人事檔案的保密和安全。

　　3、分類(lèi)管理。國家公務(wù)員的檔案由組織人事部門(mén)按管理權限建立并管理；其余人員的檔案，則打破身份、學(xué)歷、職稱(chēng)、行業(yè)、地域等各種限制，由政府人事部門(mén)所屬人才交流機構建立并統一管理。

　　4、人事檔案管理機構實(shí)行許可證并年檢制度。制定硬件、軟件標準，并加強執法檢查；同時(shí)，檔案管理人員也要進(jìn)行培訓并實(shí)行資格證制度，并定期考試更新知識。統一服務(wù)標準和收費標準。

　　5、利用現代化管理手段。人事檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習掌握現代檔案管理理論與新技術(shù)的運用，開(kāi)拓創(chuàng )新，開(kāi)發(fā)新手段，加大投入，對人事檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理和維護，開(kāi)發(fā)研制人事檔案管理軟件，建立數字檔案和多媒體檔案，并實(shí)行聯(lián)網(wǎng)，通過(guò)現代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統。

　　只有與時(shí)俱進(jìn)，注重檔案的服務(wù)性，才能提高檔案的利用價(jià)值，牽一發(fā)而動(dòng)全身，人事檔案管理制度的改革、信用業(yè)績(jì)檔案的建立必將使人事檔案煥發(fā)新的生機與活力，必將使社會(huì )生活中的諸多問(wèn)題不攻自破、迎刃而解，必將為社會(huì )經(jīng)濟的發(fā)展提供強有力的保障。