【內容提要】本文基于IT服務(wù)管理的最新理念，以數字檔案館肩負著(zhù)信息社會(huì )數字化檔案的終極保管任務(wù)為出發(fā)點(diǎn)，提出IT集約化服務(wù)型數字檔案館的概念，探討其職能、特點(diǎn)和運行模式。

　　【摘 要 題】數字信息化數字檔案館的出現給現代檔案管理帶來(lái)了生機和活力。短短幾年全國范圍內的檔案信息化管理成績(jì)斐然，電子文件中心、館藏檔案數字化、檔案信息網(wǎng)絡(luò )化等廣泛利用現代信息技術(shù)開(kāi)展檔案資源管理的熱潮在檔案行業(yè)得到迅速開(kāi)展。檔案利用者在查檔、用檔等方面獲得了前所未有的高效、快捷的優(yōu)厚待遇，檔案工作者也逐漸改變往日的手工粗放管理方式，開(kāi)始利用網(wǎng)絡(luò )、計算機和信息系統開(kāi)展現代化管檔。不可否認，檔案資源的信息化與網(wǎng)絡(luò )化給國家、機構和公眾帶來(lái)了巨大的社會(huì )效益，給檔案事業(yè)的快速發(fā)展帶來(lái)了機遇，但由于信息化管理理念與傳統檔案管理模式之間還需要經(jīng)歷更長(cháng)一段的磨合期，特別是與信息技術(shù)的快速發(fā)展相比較，我國數字檔案館的建設與發(fā)展處于相對滯后的狀況，信息系統的建設跟不上技術(shù)的發(fā)展，何談信息化的有效利用與滾動(dòng)發(fā)展，加之檔案工作者幾乎不可能投入更多的精力以了解、學(xué)習、跟蹤不斷更新的信息技術(shù)，這無(wú)疑使檔案工作者萌生了眾多的困惑和憂(yōu)慮。而且，數字檔案館的建設、發(fā)展與運行維護的技術(shù)復雜度、資金的持續投入、檔案信息的安全保障、數字檔案館對IT人才的高度依賴(lài)性及其與傳統檔案館之間的職能交叉已經(jīng)開(kāi)始制約著(zhù)數字檔案館的發(fā)展：“雙軌制”的運行模式更是給檔案工作者增添了不止一倍的工作量。這些棘手的問(wèn)題必須得到解決，數字檔案館才能順利發(fā)展�；�于這樣的認識，本文作者基于IT服務(wù)最新理念，提出采用集約化運營(yíng)模式建設數字檔案館的觀(guān)點(diǎn)，通過(guò) IT資源的集中建設、IT服務(wù)質(zhì)量的有效加強、IT技術(shù)含量的累積增長(cháng)，來(lái)提高數字化檔案館的社會(huì )效益，旨在以最小的成本消耗獲得最大的投資回報，為構建節約型社會(huì )獻計獻策。

　　1.數字檔案館建設的目的

　　各行各業(yè)信息化及其快速發(fā)展已經(jīng)且正在不斷地形成大量的數字化信息，這些信息需要歸檔并形成電子檔案以記錄信息社會(huì )的歷史活動(dòng)，傳統檔案館開(kāi)展服務(wù)創(chuàng )新加強館藏數字化加工也將積累越來(lái)越多的數字化信息，這兩類(lèi)信息統稱(chēng)為數字化檔案信息。檔案工作者正是為了歸檔、接收、整理和保存這些不斷累增的數字化檔案資源，并想借助于現代信息技術(shù)為國家、機構和社會(huì )公眾提供快捷方便的查檔、用檔等服務(wù)，數字檔案館才應運而生。由此得出結論：數字檔案館可以作為信息社會(huì )數字化檔案的終極保管機構。建設數字檔案館的主要目的就是要記憶信息社會(huì )的發(fā)展歷史。

　　2.集約化服務(wù)型數字檔案館的職能

　　以數字檔案館的建設目的為出發(fā)點(diǎn)，可以確定 IT集約化服務(wù)型數字檔案館的主要職能：

　�。�1）集中統一永久保存信息社會(huì )產(chǎn)生的各類(lèi)數字化檔案信息，引領(lǐng)數字檔案館的發(fā)展方向，保障數字化檔案信息的真實(shí)、完整、有效和安全。

　�。�2）為傳統檔案館提供滾動(dòng)完善和持續發(fā)展的網(wǎng)絡(luò )化信息技術(shù)支持與服務(wù)，以方便檔案工作者通過(guò)網(wǎng)絡(luò )和計算機開(kāi)展電子文件歸檔、電子檔案接收、數字化檔案資源的整合、管理、傳遞、處理、鑒定、編研和提供網(wǎng)絡(luò )化查檔、用檔服務(wù)等各類(lèi)檔案管理工作。

　�。�3）是政府信息公開(kāi)的門(mén)戶(hù)網(wǎng)站，為社會(huì )公眾提供開(kāi)放的數字化檔案信息的網(wǎng)絡(luò )化查詢(xún)與檢索等服務(wù)，包括當前政務(wù)公開(kāi)背景下產(chǎn)生且移交到檔案館的行政規范性文件、檔案館內部經(jīng)鑒定后允許開(kāi)放的數字化檔案信息等。

　　3.集約化服務(wù)型數字檔案館的特點(diǎn)

　　數字檔案館是一個(gè)以永久保存數字化檔案信息為根本，以為檔案工作者提供數字化檔案的接收、管理、利用、鑒定、編研、展示為宗旨，以提供IT資源供應服務(wù)為主體運營(yíng)模式的集成服務(wù)平臺�；�于此平臺，檔案工作者可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò )、計算機開(kāi)展檔案鑒定、文件歸檔、檔案收集、整理、分類(lèi)、查詢(xún)、檢索、統計、編研、成果匯編以及開(kāi)放檔案信息發(fā)布等各項檔案業(yè)務(wù)工作，不需要關(guān)注檔案信息存放的物理位置，不需要擔心檔案信息的永久保存和安全性風(fēng)險，不需要考慮如何申請信息化專(zhuān)項資金、組織和招聘技術(shù)人員開(kāi)展檔案管理信息系統的設計、開(kāi)發(fā)、實(shí)施及運行維護等工作，只需要根據自己的工作需要為承擔數字檔案館系統建設任務(wù)的IT工作人員提出檔案管理的業(yè)務(wù)需求。

　　IT集約化服務(wù)型數字檔案館建設的主要特點(diǎn)是將與信息技術(shù)相關(guān)的軟硬件基礎設施的架構、應用軟件的研發(fā)、信息系統的實(shí)施、數字檔案館的運行維護、滾動(dòng)發(fā)展以及IT資源管理等技術(shù)性服務(wù)工作從傳統檔案館中剝離出來(lái)，建立以精通信息技術(shù)、跟蹤檔案業(yè)務(wù)及信息技術(shù)發(fā)展的，并能夠將檔案工作與信息技術(shù)融會(huì )貫通使用的檔案工作者團隊，開(kāi)展面向檔案工作的IT集約化服務(wù)。這樣一來(lái)，檔案工作者就能夠集中精力鉆研檔案業(yè)務(wù)，開(kāi)展檔案的精細化管理，投入更多的精力用于檔案信息資源的開(kāi)發(fā)，為社會(huì )提供更高效、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。數字化檔案信息的安全保障、永久保存、集成共享、傳遞處理、網(wǎng)絡(luò )訪(fǎng)問(wèn)、完整有效等眾多技術(shù)難題則集中于數字化檔案館的運行與管理過(guò)程中，即便這樣也比讓每個(gè)檔案館設立計算機處（室）來(lái)開(kāi)展軟硬件平臺的購買(mǎi)、安裝和維護，做數據備份、數據遷移、異地保存等措施要安全和可靠。

　　IT集約化服務(wù)型數字檔案館運行維護的主要特點(diǎn)是以低收入的供應服務(wù)方式或連鎖加盟方式以維持其滾動(dòng)發(fā)展和持續改進(jìn)。檔案業(yè)務(wù)的規范性及其工作流程的確定性決定了電子文件歸檔、館藏檔案數字化、檔案信息服務(wù)、開(kāi)放檔案信息發(fā)布、數字檔案信息的整合、集成與共享等信息系統的建設是能夠基于一個(gè)通用的軟件基礎架構和服務(wù)平臺來(lái)實(shí)現，即使不同檔案門(mén)類(lèi)的信息標引、著(zhù)錄項、數字化存儲格式等有所差別，也能夠實(shí)現集成化的統一管理。當然在數字檔案館建設之初，需要在國家檔案局的統一領(lǐng)導和監管下，首先應開(kāi)展各門(mén)類(lèi)數字化檔案的存儲格式、存儲標準、訪(fǎng)問(wèn)模式、管理規范等的建設，作為建立通用數字檔案館服務(wù)平臺的指導性文件，面向服務(wù)的開(kāi)放的基礎平臺是數字檔案館建設的總體指導思想，服務(wù)平臺之上的各類(lèi)應用系統則是根據需求的深化不斷地進(jìn)行完善和功能擴充，每個(gè)即將加盟的檔案館只需要設置其基本配置，定義其運行管理模式就可以享受數字檔案館提供的各種信息化服務(wù)�？梢酝茢�，數字檔案館的技術(shù)服務(wù)費將遠比各檔案館自行購買(mǎi)設備和建設各類(lèi)應用系統并開(kāi)展運行維護的費用要低很多，這是因為IT服務(wù)集約化數字檔案館的軟硬件平臺、服務(wù)器與存儲設備、應用軟件系統等都是一次開(kāi)發(fā)，多次共享使用，而且還將在越來(lái)越多的用戶(hù)使用后得到不斷的完善和發(fā)展，保障其先進(jìn)性、適應性和發(fā)展性。

　　4.集約化服務(wù)型數字檔案館的運行模式

　　當前，國內數字檔案館建設有單一型和區域型兩種主流模式，單一型數字檔案館運行模式是在單個(gè)檔案館內部開(kāi)展館藏數字化加工、接收電子文件歸檔、整合館內檔案資源、建設檔案館的門(mén)戶(hù)網(wǎng)站等工作，通過(guò)門(mén)戶(hù)網(wǎng)站提供該館的開(kāi)放檔案信息服務(wù)和行政規范性文件的查閱服務(wù)；區域型數字檔案館則是以一個(gè)區或市為單元，以檔案館的業(yè)務(wù)為中心，除了開(kāi)展檔案館內部的各種信息化建設、實(shí)施和系統應用外，還通過(guò)網(wǎng)絡(luò )為相關(guān)檔案室提供檔案信息管理的信息化服務(wù)服務(wù)，在檔案形成單位進(jìn)行歸檔的同時(shí)，將紙質(zhì)文件歸到檔案室，將電子文件通過(guò)網(wǎng)絡(luò )、載體或接口系統傳遞到數字檔案館系統中，實(shí)現了一個(gè)區域內部數字化檔案信息的集中存儲。這兩種模式建設的一個(gè)共同特點(diǎn)是數字檔案館依附于某個(gè)傳統檔案館，數字檔案館的滾動(dòng)發(fā)展與運行維護也取決所依附的檔案館的信息化水平，更準確地說(shuō)是依賴(lài)于檔案館的決策者和檔案館設立的開(kāi)展信息技術(shù)服務(wù)的計算機處（室）的人員對信息化的理解、認識和跟蹤發(fā)展的水平，其局限性和風(fēng)險性不言而喻！加上信息化滾動(dòng)發(fā)展的持續投資，從長(cháng)遠角度必然會(huì )限制數字檔案館的發(fā)展。從國家全局來(lái)看，這兩種建設模式存在著(zhù)檔案行業(yè)IT資源重復建設的弊端，在全國數字檔案館標準體系尚未健全的前提下各自開(kāi)展數字檔案館建設，也必然會(huì )造成未來(lái)國家檔案信息資源整合難的新問(wèn)題。

　　IT集約化服務(wù)型數字檔案館的觀(guān)點(diǎn)的提出，是希望能夠站在國家信息資源戰略和行業(yè)全局建設數字檔案館的高度，尋找一種更加有效的解決方案，以適應和諧型、節約型、發(fā)展型、信息資源廣泛利用型信息社會(huì )的發(fā)展特點(diǎn)，不僅需要緩解信息化建設中因技術(shù)人員與業(yè)務(wù)工作者認識不統一而產(chǎn)生的各種制約系統建設與發(fā)展的矛盾，而且能夠保障數字檔案館的高效運作和長(cháng)期發(fā)展。這一觀(guān)點(diǎn)的基本要求包括：

　�。�1）機構重組：將數字檔案館與傳統檔案館在組織上進(jìn)行分割，數字檔案館的建設不再依附于某個(gè)傳統檔案館，需要設立專(zhuān)門(mén)的機構來(lái)開(kāi)展各項工作。

　�。�2）人才分類(lèi)：將檔案館的工作人員分為業(yè)務(wù)型和技術(shù)型兩大類(lèi)，分別承擔數字檔案館和傳統檔案館的各項職能。

　�。�3）職能分割：數字檔案館保管網(wǎng)絡(luò )系統中的數字化檔案信息，傳統檔案館保管紙質(zhì)檔案和各種其他介質(zhì)檔案。

　�。�4）相互關(guān)系：數字檔案館為傳統檔案館提供開(kāi)展檔案的收集、保管、利用、檔案展示等各項服務(wù)，傳統檔案館為數字檔案館的建設與發(fā)展提供各種業(yè)務(wù)需求。數字檔案館與傳統檔案館互動(dòng)發(fā)展、相互促進(jìn)，分別以數字、紙質(zhì)形式記載信息社會(huì )的發(fā)展歷史。

　　IT集約化服務(wù)型數字檔案館是一個(gè)面向現代檔案管理工作的集成服務(wù)平臺，將數字化檔案信息實(shí)施集中統一、標準規范地管理，同時(shí)為多個(gè)傳統檔案館提供從服務(wù)器、存儲設備等硬件資源到應用程序、信息訪(fǎng)問(wèn)、信息發(fā)布等軟件資源共享和網(wǎng)絡(luò )計算機運行維護的各種IT服務(wù)，每個(gè)傳統檔案館不需要再單獨設立IT技術(shù)支持與服務(wù)部門(mén)，不需要單獨購買(mǎi)和管理服務(wù)器、存儲器等硬件設備，不需要花錢(qián)購買(mǎi)軟件系統或者重復開(kāi)發(fā)檔案管理信息系統，這樣不僅節約了人力、物力和財力，而且檔案館內部的管理也更加有效，這是由于信息化工作的開(kāi)展思路與傳統檔案管理的方式有著(zhù)行業(yè)上的差別，人員管理及工作方式也完全不同。

　　當前數字檔案館的運行模式

　　IT集約化服務(wù)型數字檔案館運行模式

　　IT集約化服務(wù)型數字檔案館是在充分分析當前我國數字檔案館建設現狀的基礎上，提出的一種可行的建設方案。從我國檔案行政監管的垂直管理角度而言，指定數字檔案館作為集中、永久保管數字化檔案信息的專(zhuān)門(mén)機構是可行的；從國家信息資源建設的角度而言，數字檔案館這一機構的成立對檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用有著(zhù)非常大的社會(huì )意義；從當前“雙軌制”檔案管理的業(yè)務(wù)現狀而言，業(yè)務(wù)型檔案工作者理應擺脫信息技術(shù)快速發(fā)展的困惑，把主要精力放在檔案業(yè)務(wù)精通與鉆研上，技術(shù)型檔案工作者不僅應做好技術(shù)支持與服務(wù)工作，更應肩負起數字化檔案信息的集中統一、完整有效、永久保存的重任，引領(lǐng)數字檔案館朝著(zhù)健康良性發(fā)展之路前進(jìn)。