摘要：隨著(zhù)我國經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，企業(yè)的發(fā)展也是日新月異。本文分析了我國企業(yè)現行人事檔案管理中的路徑依賴(lài)問(wèn)題，認為企業(yè)人事檔案管理應走信息化、現代化的路徑，并提出了路徑選擇中應注意的一些問(wèn)題。

　　“路徑依賴(lài)”最早是由生物學(xué)家在理論分析中提出的。后來(lái)，North等經(jīng)濟學(xué)家引入新制度經(jīng)濟學(xué)和進(jìn)化經(jīng)濟學(xué)當中。路徑依賴(lài)是指今天的選擇受歷史因素的影響，人們過(guò)去做出的選擇決定了其現在可能的選擇，類(lèi)似于物理學(xué)中的“慣性”。由于某種現象具有先動(dòng)優(yōu)勢，即使后來(lái)環(huán)境發(fā)生了改變，它也有可能繼續自我增強，最后“鎖定”在次優(yōu)的狀態(tài)。隨著(zhù)我國經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，企業(yè)的發(fā)展也是日新月異。而企業(yè)人事檔案是企業(yè)選人、用人、開(kāi)發(fā)人力資源的基礎，也是企業(yè)檔案信息資源的重要組成部分。因此，研究企業(yè)人事檔案管理中的路徑依賴(lài)問(wèn)題具有重要的現實(shí)意義。

　　一、企業(yè)人事檔案管理中的路徑依賴(lài)

　　1.企業(yè)人事檔案管理管理制度不完善，手段落后。

　　企業(yè)以追求最大利潤為價(jià)值取向，普遍存在檔案意識淡薄的情況。企業(yè)領(lǐng)導把精力和資金主要投向生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和產(chǎn)品銷(xiāo)售上，而對檔案基礎工作的投入不夠，甚至片面地認為企業(yè)與員工是一種雇傭關(guān)系，沒(méi)必要把太多的精力用在人事檔案管理上。長(cháng)此以往，這種現象不斷自我強化，導致了企業(yè)人事檔案管理制度不健全、缺乏科學(xué)性、先進(jìn)性。加之現在還有很多企業(yè)的人事檔案管理仍停留在經(jīng)驗管理和手工管理階段，這種方式制約人事檔案功能的發(fā)揮，越來(lái)越不能滿(mǎn)足現實(shí)工作的需要。

　　2.企業(yè)人事檔案內容簡(jiǎn)單雷同，個(gè)人材料分散。

　　目前，仍有不少企業(yè)的人事檔案材料僅記錄了員工的姓名、年齡、性別等基本信息，這種計劃經(jīng)濟體制下制定的企業(yè)人事檔案內容顯然已不適應新形勢的發(fā)展。這種人事檔案不能為選人、用人提供參考，進(jìn)而影響到人員的正常晉升與輪換，挫傷了員工的創(chuàng )新熱情，失去了真正意義上的參考價(jià)值.另外，長(cháng)期以來(lái)，人事檔案管理、利用形成了一種分散局面。人事組織部門(mén)主要掌握個(gè)人履歷、政治面貌、學(xué)歷、職務(wù)評聘、工資等方面的材料。而反映員工工作業(yè)績(jì)的材料在檔案中卻沒(méi)有收集，使人事檔案在使用中缺少員工工作能力評估這方面的相關(guān)信息。這種狀況不但造成管理成本增加，而且破壞了人事檔案內容的完整統一，使之不能全方位地反映員工的真實(shí)面貌。

　　3.企業(yè)人事檔案管理不規范，利用率低。

　　有些民營(yíng)企業(yè)是從家庭小作坊發(fā)展起來(lái)的，管理本來(lái)就不是很規范，人事檔案管理更是不規范。有的員工職務(wù)升降、工資待遇隨意性很大，甚至還存在著(zhù)企業(yè)主口頭上說(shuō)了就算的現象，使員工的工資級別、職務(wù)任免等材料根本無(wú)法形成。由于企業(yè)人事檔案管理的不規范，產(chǎn)生了不利的影響。一是有人利用檔案管理的漏洞，制造虛假材料。例如，將工作時(shí)間提前、把學(xué)歷變高、把年齡變小等等。這些情況的出現，使檔案材料喪失了真實(shí)性、嚴肅性、權威性。而人事檔案材料的失真，使得人力資源計劃中的配備計劃、退休解聘計劃、補充計劃、使用計劃不能正確制定和正常執行，對當前配置以及未來(lái)人力資源的供求造成負面影響。二是有的檔案轉遞不及時(shí)，操作程序不規范.例如，有的人早已跳槽，但其人事檔案還未按規定轉遞到新單位；有的企業(yè)違反規定，把人事檔案當作普通郵件寄送，不作機要轉遞，這就容易造成檔案丟失；還有的企業(yè)在人事檔案轉遞過(guò)程中，不填寫(xiě)轉遞單，不經(jīng)密封鈐印，就隨意將檔案交給本人自帶，致使篡改、丟失檔案的現象時(shí)有發(fā)生。這些原因相應地造成了企業(yè)人事檔案價(jià)值不高，利用率降低。

　　二、企業(yè)人事檔案管理的路徑選擇

　　企業(yè)不同于其他組織的最大特點(diǎn)就是它是以追求利潤為目標的經(jīng)濟組織。企業(yè)是依法設立的以盈利為目的的從事生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的獨立核算的經(jīng)濟組織。企業(yè)的一切管理工作都是以是否有利于企業(yè)獲得利潤為目標的。企業(yè)檔案管理的存在和發(fā)展必須來(lái)自其內在的、本質(zhì)的需要。如果企業(yè)的人事檔案管理能夠滿(mǎn)足企業(yè)的這種內在需要，它就能生存和發(fā)展.因此，針對企業(yè)的特點(diǎn)，應突破傳統人事檔案管理的路徑依賴(lài)，選擇信息化、現代化的新路徑。信息化是從原始靜態(tài)檔案管理到動(dòng)態(tài)檔案信息化管理的革命，是人事檔案工作的深入，是工作方法的改變，也是人事檔案管理與時(shí)俱進(jìn)、開(kāi)拓創(chuàng )新的起點(diǎn)。這一路徑的選擇對企業(yè)人事檔案管理提出了新的要求。

　　1.完善人事檔案管理制度是信息化的基礎

　　在人事檔案管理中，對于不適應新形勢、新情況、新任務(wù)的規章制度，必須要進(jìn)行改革，及時(shí)建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規范化。在檔案的收集上要及時(shí)、完整；在檔案的鑒別上必須遵循“去偽存真”；檔案的整理歸檔要嚴謹、科學(xué)；檔案的借閱應根據具體情況具體分析，對人力資源管理部門(mén)及其他部門(mén)應有所區別，注意檔案安全；檔案的更新應及時(shí)、準確、完整，尤其應注意對檔案的新內容進(jìn)行及時(shí)、主動(dòng)的補充收集。只有維護了企業(yè)人事檔案的真實(shí)性、嚴肅性、有效性，才能更好地促進(jìn)人才合理流動(dòng)、合理配置和合理使用，為企業(yè)人力資源建設提供更好的服務(wù)，為企業(yè)人事檔案管理的信息化奠定基礎。

　　2.依托專(zhuān)業(yè)人才是信息化的有力保證

　　由傳統的檔案實(shí)體管理轉變?yōu)樾畔⒐芾�，只掌握傳統檔案管理職能的檔案人員是難以適應的。因此，要實(shí)現人事檔案的信息化管理，企業(yè)必須具有高素質(zhì)的檔案管理人才。人事檔案管理信息化的最終決定因素是人。人事檔案管理人員必須由人事檔案實(shí)體管理者向信息管理員和發(fā)布者的角色轉換，要提高人事檔案管理人員的計算機應用能力，能用信息化、數字化管理手段來(lái)管理人事檔案信息。對專(zhuān)業(yè)人才的培訓主要分為兩個(gè)方面：一是基礎理論和業(yè)務(wù)技能培訓，檔案人員應具備扎實(shí)的檔案學(xué)基礎理論知識，還應懂得文件與檔案的管理原則，熟悉檔案工作的規律、分類(lèi)方法及有關(guān)的技術(shù)；二是現代化信息技術(shù)培訓，培訓重點(diǎn)應放在數據的規范采集、軟件的正確運用及網(wǎng)絡(luò )知識的運用等方面。通過(guò)培訓使檔案人員能夠掌握計算機技術(shù)在檔案管理工作中的應用，掌握檔案管理應用軟件的各種功能，成為檔案信息化管理的行家能手，確保檔案管理系統平穩、正常的運行。只有這些相應人才素質(zhì)的擁有，才可能充分挖掘檔案信息化平臺的潛力，從而更為有效地實(shí)施檔案管理信息化工作，為企業(yè)服務(wù)。

　　3.建設人事檔案管理系統是信息化的重點(diǎn)

　　利用計算機技術(shù)對人事檔案進(jìn)行信息儲存、查找，進(jìn)而實(shí)現網(wǎng)絡(luò )化管理，是當前人事檔案管理信息化的重點(diǎn)。人事檔案管理系統的主要功能如下圖所示：

　　人事檔案管理系統

　　數據復制

　　文件傳輸

　　報表管理

　　員工管理

　　系統安全

　　一方面，通過(guò)該系統能夠實(shí)現文件檔案管理一體化。在辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文件、檔案一體化管理，要求重新設置合理的工作流程，將文件工作和檔案工作的需求一同嵌入管理文件系統中，記錄從電子文件形成到成為電子檔案并歸檔的一切活動(dòng)過(guò)程和處理情況。檔案人員在網(wǎng)上接收、整理、鑒定并確定密級和保管期限，然后進(jìn)入正式文件庫。檔案管理部門(mén)也可以通過(guò)辦公自動(dòng)化系統隨時(shí)掌握文書(shū)，業(yè)務(wù)部門(mén)的管理動(dòng)態(tài)，及時(shí)進(jìn)行指導，從而實(shí)現檔案的超前性、預見(jiàn)性管理.

　　另一方面，企業(yè)文書(shū)、業(yè)務(wù)部門(mén)可以隨時(shí)將形成的有查考利用價(jià)值的文件歸檔存儲到服務(wù)器上。檔案部門(mén)也可以將原有的檔案原件掃描后存儲到服務(wù)器上。當用戶(hù)通過(guò)身份確定就可以在企業(yè)局域網(wǎng)的任何終端檢索、瀏覽到需要的檔案信息及其全文，不必到檔案部門(mén)也能查找到檔案信息。信息化的檔案管理為企業(yè)生產(chǎn)建設提供了快捷、高質(zhì)量的服務(wù)。

　　三、路徑選擇中應注意的問(wèn)題

　　1.信息化檔案管理面臨的經(jīng)費問(wèn)題。

　　檔案信息的數字化、網(wǎng)絡(luò )化，管理服務(wù)的現代化，都需要不斷的更新設備和技術(shù)等。為此，企業(yè)在選擇進(jìn)行信息化建設的過(guò)程當中，就得花大量的人力、物力、財力去解決這些問(wèn)題。這就制約了一部分企業(yè)，尤其是中小企業(yè)去選擇信息化的新路徑，而“鎖定”在傳統的人事檔案管理上。

　　2.檔案保密和檔案安全受到挑戰。

　　信息網(wǎng)絡(luò )已經(jīng)不斷的深入到各個(gè)領(lǐng)域。在網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下，影響檔案保密和安全的因素主要有：一是人為因素，檔案管理人員的檔案安全意識和保密意識不強，往往在自己的檔案網(wǎng)頁(yè)上隨意發(fā)布信息，對發(fā)布的信息缺少?lài)栏竦膶彶楹凸芾�；二是技術(shù)問(wèn)題，當前電腦病毒很多，并且黑客也很厲害，使得檔案信息的安全和保密受到威脅，這些勢必引起企業(yè)檔案管理現代化的高度重視，需加以研究解決。

　　總結

　　綜上所述，本文分析了我國企業(yè)現行人事檔案管理中的一些問(wèn)題及原因，認為企業(yè)人事檔案管理應走信息化、現代化的路徑，并提出了路徑選擇中應注意的一些問(wèn)題。我們認為，企業(yè)人事檔案管理，以網(wǎng)絡(luò )建設為依托，以各種先進(jìn)技術(shù)為手段，最終目的是為了更好地利用檔案資源，發(fā)揮人事檔案的實(shí)際效能，為企業(yè)提供服務(wù)。