摘要：隨著(zhù)我國社會(huì )主義市場(chǎng)經(jīng)濟體制的逐步完善和住房改革的不斷深入，高校在新形勢下的房產(chǎn)檔案管理也需做出相應的調整。而計算機在高校管理中的普遍應用正為高校房產(chǎn)檔案管理的信息化建設準備了條件，利用信息化管理手段來(lái)管理房產(chǎn)檔案，是提高高校房產(chǎn)管理水平的一個(gè)重要途徑。本文從高校建立房產(chǎn)檔案信息化管理的困難入手，探討了房產(chǎn)檔案管理的信息化建設的具體措施。

　　高校房產(chǎn)管理是高等學(xué)校的房管部門(mén)對學(xué)校房屋財產(chǎn)、教職工住房以及與之相關(guān)一系列事務(wù)進(jìn)行的管理工作，是高校管理機構的重要組成部分。而檔案是很重要的信息資源，在高校中，作為檔案眾多門(mén)類(lèi)中的房產(chǎn)檔案，是學(xué)校房產(chǎn)管理部門(mén)在房產(chǎn)權屬登記、調查、測繪、產(chǎn)權轉移、房屋變更等房產(chǎn)權屬管理工作中直接形成的有保存價(jià)值的房產(chǎn)歷史記錄，是房產(chǎn)權屬登記管理工作的真實(shí)記載和重要依據。隨著(zhù)計算機在高校管理中的普遍應用，如何將現代信息處理技術(shù)與房產(chǎn)檔案管理相結合，提高房產(chǎn)檔案的利用價(jià)值，已經(jīng)成為目前迫切需要解決的問(wèn)題。

　　1．在高校建立房產(chǎn)檔案信息化管理的困難

　　1.1領(lǐng)導重視不足

　　重視程度不足是目前影響我國高校房產(chǎn)檔案管理信息化進(jìn)一步發(fā)展的最大問(wèn)題。許多高校管理人員對高校檔案管理信息化的內涵和重要性認識不足，許多檔案資料其實(shí)只是處于長(cháng)期堆放的狀態(tài)，沒(méi)有及時(shí)整理歸檔，更談不上利用。一些領(lǐng)導往往管理觀(guān)念陳舊，而工作人員也并不習慣于在網(wǎng)上了解信息，不接受網(wǎng)絡(luò )辦公的方法，依然習慣于傳統的管理觀(guān)念和方法，習慣用傳統的手工操作方式處理房產(chǎn)檔案信息。

　　1.2技術(shù)手段落后目前很多高校房產(chǎn)檔案管理部門(mén)的電腦應用仍然停留在文字處理、財務(wù)管理等數據處理上，無(wú)論信息化基礎設施建設、應用水平，還是互聯(lián)網(wǎng)的認知度、參與度等都遠低于其它行業(yè)。大多數高校的房產(chǎn)管理部門(mén)的工作方式基本上是接收移交檔案，編目立卷、存儲入庫、查閱調卷，檔案館類(lèi)似于資源倉庫。管理介質(zhì)絕大多數仍為紙質(zhì)檔案，光盤(pán)技術(shù)和機讀方式雖然已經(jīng)有運用，但十分有限，數據庫的建設與當今信息傳輸技術(shù)的要求相差甚遠，檔案部分應發(fā)揮的作用遠遠未能有效挖掘出來(lái)。

　　1.3檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高目前高校的檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)水平差異比較大，缺乏協(xié)作精神。采用網(wǎng)絡(luò )化辦公以后，管理部門(mén)之間需要相互提供有用信息，才能達到方便、快捷地辦公目的．但如果其中一個(gè)部門(mén)不及時(shí)更新信息，沒(méi)有專(zhuān)人維護，就無(wú)法查詢(xún)到最新資料。目前高校中各個(gè)辦公室的信息化水平參差不齊，人員素質(zhì)差異大，很難達到信息共享。這就使部門(mén)間網(wǎng)絡(luò )化辦公的力度大大降低。

　　2．如何建立高校房產(chǎn)檔案管理的信息化建設

　　2.1提高對檔案管理信息化建設的認識要建立完善的檔案信息化管理，首先要充分認識加快房產(chǎn)檔案管理信息化建設的重要意義�？茖W(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案內容的多樣化、檔案載體發(fā)生了很大的變化，計算機、多媒體、光盤(pán)以及縮微技術(shù)等的廣泛應用，使傳統的管理模式和管理手段已不適應時(shí)代的變革，我們應認識到，以計算機及檔案管理軟件等管理應用為主，利用計算機、縮微機、掃描儀甚至互聯(lián)網(wǎng)等對檔案進(jìn)行檢索、存儲和管理，是檔案管理手段發(fā)展的必然趨勢。房產(chǎn)檔案信息化是現代社會(huì )進(jìn)步發(fā)展的客觀(guān)要求，房產(chǎn)檔案作為社會(huì )信息業(yè)的組成部分也必須朝著(zhù)現代化的方向發(fā)展，否則就不能適應社會(huì )發(fā)展的要求。運用現代信息處理技術(shù)手段來(lái)開(kāi)發(fā)房產(chǎn)檔案信息資源，必將極大地提高檔案資源的開(kāi)發(fā)能力和利用效率，使房產(chǎn)檔案管理的各個(gè)方面發(fā)生深刻變化，促進(jìn)房產(chǎn)檔案管理整體水平明顯提高。

　　2.2推進(jìn)房產(chǎn)檔案館數字化進(jìn)程實(shí)現房產(chǎn)檔案館數字化是房產(chǎn)檔案管理信息化建設的基礎和前提。建立健全數字房地產(chǎn)檔案館，首先要把握好節點(diǎn)有償訪(fǎng)問(wèn)。一般性查詢(xún)、檢索無(wú)論傳統服務(wù)還是遠程服務(wù)均可無(wú)償義務(wù)提供，但網(wǎng)上深入查詢(xún)或特殊專(zhuān)題檢索、下載等應為有償服務(wù)，對于科技成果還應收取成果轉讓費。另外，關(guān)于檔案開(kāi)放范圍和權限問(wèn)題，要設立相應的訪(fǎng)問(wèn)權限，對于那些可以對公眾開(kāi)放的檔案，公眾可在公共網(wǎng)上查詢(xún)、利用，而只可對內部人員開(kāi)放的檔案，只能通過(guò)上內部局域網(wǎng)查詢(xún)利用。開(kāi)放數字房產(chǎn)檔案館的建立必將會(huì )進(jìn)一步提升房產(chǎn)檔案館的宣傳、教育、服務(wù)和經(jīng)營(yíng)功能。

　　2.3完善房產(chǎn)檔案信息歸集、檢索系統為了全面、準確地收集信息，就要將房產(chǎn)檔案信息系統與房產(chǎn)交易系統有機地結合，將房產(chǎn)交易過(guò)程中產(chǎn)生的房屋產(chǎn)權信息自動(dòng)歸入房產(chǎn)檔案信息系統，形成文本信息；另一方面要利用掃描儀、數碼相機等先進(jìn)設備將有關(guān)資料以圖像信息方式歸入房產(chǎn)檔案信息系統；原始檔案數據進(jìn)入計算機后，再利用計算機強大的分類(lèi)、組合、檢索、調閱、復制等功能建立起完整準確的房地產(chǎn)檔案數據庫。由于房產(chǎn)產(chǎn)權頻繁異動(dòng)的特點(diǎn)，房產(chǎn)檔案的更新速度很快，因此在檔案數據庫的更新、管理、維護上要實(shí)現實(shí)時(shí)控制，保證房產(chǎn)檔案信息與房產(chǎn)產(chǎn)權狀況的同步變動(dòng)，這是房產(chǎn)檔案管理的核心所在。由于高校房產(chǎn)交易涉及面廣，這就要求建立高效的房產(chǎn)檔案信息檢索系統。由于司法查封、抵押登記、房屋租賃、房產(chǎn)交易等不同業(yè)務(wù)的特點(diǎn)不同，對房產(chǎn)檔案信息要求也不相同，因此，必須建立一個(gè)多角度的檔案檢索系統。要充分利用計算機強大的檢索功能，將房屋坐落、產(chǎn)權人姓名、房屋面積、交易時(shí)間、產(chǎn)權狀況等房屋產(chǎn)權管理中的每一要素都作為檢索點(diǎn)，編制各種檢索工具，形成計算機檢索與手工檢索互補的檔案信息檢索體系，實(shí)現萬(wàn)能檢索，從而提供高效、便捷的查詢(xún)服務(wù)。

　　2.4建立準確的房地產(chǎn)檔案數據分析系統房產(chǎn)檔案信息不僅要滿(mǎn)足產(chǎn)權人產(chǎn)權交易的需要，而且也應該為高校職能部門(mén)進(jìn)行宏觀(guān)調控提供科學(xué)的決策依據。這就要求必須建立一整套房產(chǎn)檔案數據分析系統，以便管理人員能夠從多角度對房地產(chǎn)產(chǎn)權產(chǎn)籍數據進(jìn)行分析、整理。通過(guò)數據分析系統對房地產(chǎn)市場(chǎng)的現狀和發(fā)展趨勢做出準確的判斷，以便相關(guān)職能部門(mén)能夠及時(shí)運用相關(guān)調控手段，使學(xué)校房產(chǎn)需求保持基本平衡、結構基本合理，達到科學(xué)決策，回避風(fēng)險的目的。

　　2.5提高管理人員的綜合素質(zhì)檔案信息化管理的日趨完善，要靠掌握現代化技術(shù)和管理方法的檔案專(zhuān)業(yè)人員來(lái)實(shí)現。檔案工作者不能滿(mǎn)足于現狀，應正視自己的業(yè)務(wù)水平、組織管理能力等方面的欠缺，主動(dòng)、及時(shí)地提升自己的政治理論知識、相關(guān)科學(xué)文化知識和檔案學(xué)知識，做到依法治檔，使檔案得以安全保管和科學(xué)利用，要加強學(xué)習業(yè)務(wù)文件和各級檔案專(zhuān)業(yè)刊物，明了檔案管理的法律法規，及時(shí)貫徹落實(shí)有關(guān)檔案管理的新規定，執行新規范，密切注意國內外檔案工作的發(fā)展動(dòng)態(tài)，借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗和技術(shù)，不斷提高管理水平，促進(jìn)檔案事業(yè)逐漸實(shí)現法制化、規范化，推進(jìn)檔案工作的發(fā)展。推廣使用新歸檔方法，減輕檔案工作量和勞動(dòng)強度，提高工作質(zhì)量和工作效率，實(shí)現檔案管理的現代化，是我們不可回避的責任。管理人員要充分利用計算機與檔案管理軟件，對檔案的收集、存檔、查找、借閱甚至統計等等實(shí)現電腦化的規范管理，提高檔案的存儲和處理能力，為相關(guān)部門(mén)提供方便、快捷、及時(shí)、準確的參考信息，充分發(fā)揮檔案的信息服務(wù)功能。

　　3．小結 

　　房產(chǎn)檔案管理信息化是先進(jìn)科學(xué)技術(shù)手段和科學(xué)管理方法與傳統的檔案管理方式的有機結合，是新形勢下房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展的必然趨勢。運用現代信息處理技術(shù)手段來(lái)開(kāi)發(fā)房產(chǎn)檔案信息資源，必將極大地提高檔案資源的開(kāi)發(fā)能力和利用效率，必將使房產(chǎn)檔案管理的各個(gè)方面發(fā)生深刻變化，使房產(chǎn)檔案管理的整體水平明顯提高，大大減少了房產(chǎn)管理工作人員的投入。降低了聯(lián)系渠道的費用支出，縮短了大量事務(wù)的處理時(shí)限，使高校房產(chǎn)管理人員在有限的時(shí)間內得到充足的信息，不僅降低了成本，而且極大地提高了效率。