一般來(lái)說(shuō)，招標投標活動(dòng)需經(jīng)過(guò)招標、投標、開(kāi)標、評標與定標等過(guò)程，在政府采購招標采購過(guò)程中，集中采購機構代理采購人實(shí)施招標投標活動(dòng)，還應包括在招標前的準備階段。因此，我們可以把政府采購招標活動(dòng)分成兩個(gè)階段，即準備階段和招標階段。筆者根據多年來(lái)從事政府采購招標采購工作的經(jīng)驗和體會(huì )，對集中采購機構代理采購人實(shí)施政府采購招標采購活動(dòng)的兩個(gè)基本階段以及集中采購機構應完成的主要工作簡(jiǎn)要介紹如下。

    準備階段

    在準備階段，集中采購機構主要應完成以下幾項工作：

    對采購項目進(jìn)行綜合分析。集中采購機構（以下簡(jiǎn)稱(chēng)招標人）接到采購人委托的采購項目后，應根據政府采購計劃或采購單位提出的采購需求（或采購方案），從資金、技術(shù)、生產(chǎn)、市場(chǎng)等幾個(gè)方面對采購項目進(jìn)行全方位綜合分析，為確定科學(xué)的采購清單提供保證。必要時(shí)可邀請有關(guān)方面的政府采購咨詢(xún)專(zhuān)家或技術(shù)人員參加對采購項目進(jìn)行論證、分析，同時(shí)也可以組織有關(guān)人員對采購項目的實(shí)施現場(chǎng)進(jìn)行踏勘，或者對生產(chǎn)、銷(xiāo)售市場(chǎng)進(jìn)行廣泛的調查，以確保綜合分析的準確性和完整性。

    確定招標采購方案。通過(guò)進(jìn)行項目分析會(huì )同采購人及有關(guān)專(zhuān)家確定招標采購方案，具體包括招標采購活動(dòng)的組織安排以及采購項目清單和有關(guān)技術(shù)要求。對有些較大的項目在確定采購方案和清單時(shí)有必要對項目進(jìn)行分包。

    編制招標文件。招標人根據招標項目的要求和招標采購方案編制招標文件。招標文件一般包括招標公告或投標邀請函、招標項目要求、投標人須知、合同格式及主要合同條款、投標文件格式等五個(gè)部分。一是招標公告或投標邀請函。主要是招標人的名稱(chēng)、地址和聯(lián)系人及聯(lián)系方式等；招標項目的性質(zhì)、數量；招標項目的地點(diǎn)和時(shí)間要求；對投標人的資格要求；獲取招標文件的辦法、地點(diǎn)和時(shí)間；招標文件售價(jià)；投標時(shí)間、地點(diǎn)；需要公告的其他事項等。二是招標項目要求。主要是對招標項目進(jìn)行詳細介紹，包括項目的具體方案及要求、技術(shù)標準和規格、合格投標人應具備的資格條件和交貨、竣工或提供服務(wù)的時(shí)間；合同的主要條款以及與項目相關(guān)的其它事項等。三是投標人須知。主要是說(shuō)明招標文件的組成部分、投標文件的編制、密封和標記要求、投標價(jià)格的要求及其計算方式、評標的標準和方法、投標人應當提供的有關(guān)資格和資信證明文件、投標保證金的數額或其他擔保形式、提供投標文件的方式、地點(diǎn)和截止日期以及開(kāi)標、評標、定標的日程安排和需要載明的其他事項等。四是合同格式。主要包括合同的基本條款、工程進(jìn)度、工期要求、合同價(jià)款包含的內容及付款方式、合同雙方的權利和義務(wù)、驗收標準和方式、違約責任、糾紛處理方法、合同生效方法和有效期限及其它商務(wù)要求等。五是投標文件格式。主要是對投標人應提交的投標文件作出格式規定，包括投標函、開(kāi)標一覽表、投標價(jià)格表、主要設備及服務(wù)說(shuō)明、資格證明文件及相關(guān)內容等。

    組建評標委員會(huì )。招標人負責組建評標委員會(huì )。評標委員會(huì )由采購人的代表及其聘請的技術(shù)、經(jīng)濟、法律等方面的專(zhuān)家組成，總人數一般為5人以上單數，其中受聘的專(zhuān)家不得少于三分之二。與投標人有利害關(guān)系的人員不得進(jìn)入評標委員會(huì )。專(zhuān)家資格須符合有關(guān)法律法規規定。

    向有關(guān)方面發(fā)出邀請。主要是邀請有關(guān)方面的領(lǐng)導和來(lái)賓，以及監督機關(guān)（或公證機關(guān)）的代表。

    招標階段

    在招標階段，集中采購機構應做的工作主要有：

    招標。一是發(fā)布招標公告。公開(kāi)招標應當發(fā)布招標公告。招標公告必須在財政部門(mén)指定的報刊或者媒體發(fā)布。招標公告應當載明的事項有：招標人的名稱(chēng)、地址和聯(lián)系人及聯(lián)系方式等；招標項目的性質(zhì)、數量；招標項目的地點(diǎn)和時(shí)間要求；對投標人的資格要求；獲取招標文件的辦法、地點(diǎn)和時(shí)間；招標文件售價(jià)；投標時(shí)間、地點(diǎn)；需要公告的其他事項。二是進(jìn)行資格審查。集中采購機構作為招標人，可以對有興趣投標的供應商進(jìn)行資格審查。資格審查的辦法和程序可以在招標公告中載明，或者通過(guò)指定報刊、媒體發(fā)布資格預審公告。三是發(fā)售招標文件。在招標公告規定的時(shí)間、地點(diǎn)向有興趣投標且經(jīng)過(guò)審查符合資格要求的供應商發(fā)售招標文件。四是招標文件的澄清、修改。對已售出的招標文件需要進(jìn)行澄清或者非實(shí)質(zhì)性修改的，一般應當在提交投標文件截止日期15天前以書(shū)面形式通知所有招標文件的購買(mǎi)者，該澄清或修改內容為招標文件的組成部分。

    投標。一是投標人編制投標文件。投標人應當按照招標文件的規定編制投標文件，投標文件應載明的事項有：投標函；投標人資格、資信證明文件；投標項目方案及說(shuō)明；投標價(jià)格；投標保證金或者其他形式的擔保；招標文件要求具備的其他內容。二是投標文件的密封和標記。投標人對編制完成的投標文件必須按照招標文件的要求進(jìn)行密封、標記，這個(gè)過(guò)程也非常重要，往往因為密封或標記不規范被拒絕接受投標的例子不少。三是投標人送達投標文件。投標文件應在規定的截止時(shí)間前密封送達投標地點(diǎn)。招標人對在提交投標文件截止時(shí)間后收到的投標文件，應不予開(kāi)啟并退還。招標人應當對收到的投標文件簽收備案。投標人有權要求招標人提供簽收證明。四是在開(kāi)標前投標人可以撤回、補充或者修改已提交的投標文件；但是應當在提交投標文件截止日之前書(shū)面通知招標人，撤回、補充或者修改也必須以書(shū)面形式。在投標人編制投標文件以及在投標時(shí)，集中采購機構作為招標人，應注意做好對投標人關(guān)于招標文件和招標采購程序所提出的詢(xún)問(wèn)、質(zhì)疑的解釋和答疑工作，并要做好投標人遞交投標文件的接收工作。值得注意的是，按照《招標投標法》規定，招標公告發(fā)布或投標邀請書(shū)發(fā)出之日到提交投標文件截止之日，一般不得少于20天。