一、信息系統項目投標概述

　　企業(yè)針對某個(gè)信息系統項目的投標過(guò)程，是一個(gè)典型的項目過(guò)程。本文探討了如何將項目管理的知識有效應用在這一過(guò)程中，如何對這一過(guò)程進(jìn)行規范化管理，從而提高投標的成功率。

　　信息系統項目的投標過(guò)程，是指從購買(mǎi)標書(shū)開(kāi)始，到投標為止的這一段過(guò)程，它是一個(gè)典型的項目過(guò)程，具有項目的幾個(gè)重要特征：

　　1.臨時(shí)性：投標具有一個(gè)明確的開(kāi)始時(shí)間和結束時(shí)間。

　　2.獨特性：每個(gè)投標項目都是獨一無(wú)二的，業(yè)主，需求，標的都不一樣，因此整個(gè)投標過(guò)程及其輸出都不一樣。

　　3.漸進(jìn)明細：從拿到招標書(shū)開(kāi)始，到最后撰寫(xiě)完投標書(shū)，從對業(yè)主需求的理解，功能的設計，產(chǎn)品的配置都是一個(gè)漸進(jìn)明細的過(guò)程。

　　相對于其它類(lèi)型的項目，投標項目也具有幾個(gè)重要特點(diǎn)：

　　1.時(shí)間較短：一般一個(gè)信息系統項目投標的時(shí)間在三個(gè)星期到兩個(gè)月左右，視項目的大小而定。

　　2.時(shí)間截止點(diǎn)明確：投標的截止日期一般非常明確，投標項目不會(huì )產(chǎn)生工期拖延。

　　3.項目輸出產(chǎn)品為投標書(shū)，有時(shí)還有原型系統。不會(huì )產(chǎn)生后續的服務(wù)。

　　4.需求比較固定，變更較少。

　　投標項目由于有以上特點(diǎn)，它的項目成本一般較低，并且容易控制，因此更注重時(shí)間及質(zhì)量的控制。

　　二、投標項目管理七個(gè)關(guān)注重點(diǎn)

　　對于現在許多軟件公司，投標是獲得項目的主要途徑。信息系統投標項目雖然時(shí)間短，但工作繁雜，競爭性強，對質(zhì)量要求極高。并且中標與否關(guān)系到企業(yè)的利潤得失，同時(shí)投標文件也是中標后開(kāi)展項目的基礎，具有法律效力，因此企業(yè)一般都非常重視。但如果要保證每次投標都有好的，穩定的輸出成果，贏(yíng)得標的，從而幫助企業(yè)不斷成長(cháng)，就必須對投標過(guò)程進(jìn)行規范管理。我們把每次投標過(guò)程當成一個(gè)獨立項目，引入項目管理的知識來(lái)規范投標過(guò)程，可望獲得較好的效果。

　　一個(gè)投標項目管理重點(diǎn)包括七個(gè)部分的管理：項目集成管理，項目范圍管理，項目時(shí)間管理，項目質(zhì)量管理，項目人力資源管理，項目溝通管理，項目風(fēng)險管理。

　　2.1.項目集成管理

　　項目集成管理是對投標項目活動(dòng)進(jìn)行統一，協(xié)調，平衡的處理，它是投標過(guò)程中一項綜合性和全局性的工作，從投標開(kāi)始貫穿到投標結束。俗話(huà)說(shuō)：“上面千條線(xiàn)，下面一根針”，投標工作千頭萬(wàn)緒，項目集成管理就是下面的這一根針，而項目經(jīng)理就是拿針的人。在投標項目中，應主要關(guān)注以下幾個(gè)方面的平衡與集成：

　�。�1）客戶(hù)需求與投標方案的集成與平衡。

　　客戶(hù)的需求一般體現在招標書(shū)里，如何集成現有的軟件，硬件，并提供訂制開(kāi)發(fā)服務(wù)來(lái)制作方案，滿(mǎn)足客戶(hù)需求，這是項目經(jīng)理要首先思考的問(wèn)題。

　�。�2）客戶(hù)預算與成本，利潤的集成與平衡。

　　客戶(hù)對于項目一般有個(gè)整體預算，這個(gè)預算一般體現在項目投標的最高報價(jià)上。項目經(jīng)理要思考如何在這個(gè)價(jià)格內為客戶(hù)配制相應的軟件，硬件及服務(wù)，同時(shí)預留足夠的利潤以便于中標后項目的開(kāi)展。

　�。�3）項目不同專(zhuān)業(yè)和部門(mén)的集成。

　　一個(gè)投標項目根據需求需要組織各方面的人才，商務(wù)，軟件，硬件，采購，業(yè)務(wù)專(zhuān)家，甚至還有外腦。項目經(jīng)理需要思考要組織哪些人，及如何找到并管理這些人。

　�。�4）公司與供應商的集成。

　　一般一個(gè)大型的信息系統集成項目需要集成各方面的產(chǎn)品，投標公司除了提供自有產(chǎn)品外，還要組織各類(lèi)供應商的產(chǎn)品來(lái)共同投標。項目經(jīng)理要思考哪些產(chǎn)品自己可以提供，哪些產(chǎn)品需要外購，及找哪些供應商外購。

　�。�5）項目工作與日常運作的集成。

　　一個(gè)投標項目團隊的成員來(lái)自各個(gè)職能部門(mén)，他們除完成投標工作以外，還要完成自己其它的本職工作。如何處理項目工作與本職工作的矛盾，項目經(jīng)理與職能經(jīng)理之間的矛盾，項目時(shí)間與日常時(shí)間的分配，都是項目經(jīng)理需要解決的問(wèn)題。

　�。�6）項目工期與質(zhì)量的平衡。

　　投標項目一般工作量大，時(shí)間短，并且競爭性強。如何在短時(shí)間內拿出一個(gè)可以?xún)?yōu)于別人的方案，對項目經(jīng)理是個(gè)挑戰。

　�。�7）技術(shù)，商務(wù)及報價(jià)的平衡。

　　現在評標都是從技術(shù)，商務(wù)及報價(jià)三個(gè)方面對標書(shū)進(jìn)行評判并進(jìn)行分別打分，從中選出優(yōu)勝者。這三個(gè)評價(jià)標準在不同的標中所占權重不一樣。項目經(jīng)理需要根據這個(gè)權重平衡投標書(shū)的內容，從而有效的突出自己的優(yōu)勢，規避自己的劣勢，獲取最終的勝利。

　　2.2.項目范圍管理

　　項目范圍即項目的工作范圍，是指項目團隊為了保證投標勝出所要做的全部工作。它以一個(gè)框架的方式指明了團隊需要做的工作，是團隊分工合作及管理的基礎。對于投標項目來(lái)說(shuō)，由于需求相對穩定，因此項目范圍可以相對固定，變更較少。一般來(lái)說(shuō)，一個(gè)投標項目根據標書(shū)要求，它的工作范圍主要包括以下八大項：

　�。�1）技術(shù)文件編寫(xiě)

　�。�2）商務(wù)文件編寫(xiě)

　�。�3）報價(jià)文件編寫(xiě)

　�。�4）原型系統制作

　�。�5）標書(shū)審核

　�。�6）標書(shū)裝訂

　�。�7）講標預演

　�。�8）商務(wù)進(jìn)程項目范圍管理工作最重要的輸出就是工作分解結構（WBS）。

　　制作WBS時(shí)，項目經(jīng)理只需規劃出第一層及第二層結構，余下部分可由項目團隊成員完成。并且在這個(gè)時(shí)候，暫不用關(guān)注人員分工及時(shí)間安排。

　　2.3.項目時(shí)間管理項目時(shí)間管理就是要保證項目團隊在投標截止日之前準備好投標所需的全部資料。對于項目經(jīng)理來(lái)說(shuō)，項目截止日是非常明確并且不容更改的，因此項目經(jīng)理需要綜合協(xié)調各種活動(dòng)，保證按期交出合格的產(chǎn)品。

　　項目時(shí)間管理是在WBS的基礎上進(jìn)行的。主要過(guò)程包括：（1）活動(dòng)排序：確定各個(gè)活動(dòng)之間的依附及先后關(guān)系。

　�。�2）活動(dòng)資源估算：估計完成各種計劃活動(dòng)所需的資源及資源數量。

　�。�3）活動(dòng)工期估算：估算完成各個(gè)活動(dòng)所需的工作時(shí)間。

　�。�4）制訂進(jìn)度表：分析活動(dòng)的順序、活動(dòng)工期和資源需求，創(chuàng )建項目時(shí)間表。

　�。�5）進(jìn)度控制：對整個(gè)項目進(jìn)程的控制。

　　在制訂項目時(shí)間時(shí)，一般要注意以下三點(diǎn)：

　�。�1）由于項目截止日固定，因此一般使用倒推法確定每個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)的工期。

　�。�2）使用倒推法確定每個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)的工期后，讓項目團隊成員自己確定工作時(shí)間。

　�。�3）在每個(gè)質(zhì)量審核點(diǎn)預留一定的修正時(shí)間。

　　2.4.項目質(zhì)量管理投標項目的主要輸出是文檔，對文檔的質(zhì)量管理沒(méi)有一個(gè)客觀(guān)的標準，更多依賴(lài)的是項目經(jīng)理及項目團隊的個(gè)人經(jīng)驗及專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。即便如此，我們還是可以從以下四個(gè)層次來(lái)對投標文檔進(jìn)行質(zhì)量管理。

　�。�1）層次1：投標文件是否響應了的招標文件所要求的必須響應關(guān)鍵點(diǎn)。這是最基本的要求。因為在招標文件中一般對這些響應點(diǎn)進(jìn)行了打星號處理，不響應即做為廢標。因此質(zhì)量管理首先要從這此關(guān)鍵點(diǎn)入手，一般可以通過(guò)制訂一個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)檢查清單來(lái)進(jìn)行檢查。

　�。�2）層次2：文檔是否完整，包含了招標書(shū)要求的全部文件。

　�。�3）層次3：文檔撰寫(xiě)是否規范，無(wú)語(yǔ)法錯誤及錯別字，前后響應一致。

　�。�4）層次4：系統規劃是否完整，條理清晰，撰寫(xiě)是否細致，專(zhuān)業(yè)，圓滿(mǎn)地響應了客戶(hù)的需求。

　　層次1到層次3可由普通員工進(jìn)行質(zhì)量管理，層次4更多依賴(lài)經(jīng)驗及專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，可由較高層次的員工或外腦進(jìn)行質(zhì)量管理。

　　2.5.項目人力資源管理項目人力資源管理包括人力資源規劃，人員招募，團隊建設，團隊管理四個(gè)過(guò)程。

　�。�1）人力資源規劃：項目經(jīng)理需要根據標書(shū)要求規劃出需要哪些角色參與到項目中來(lái)，比如說(shuō)文檔工程師，業(yè)務(wù)專(zhuān)家，采購人員，美工等等。

　�。�2）人員招募：規劃出所需的人力資源后，項目經(jīng)理就要負責組織這些資源，如跟職能經(jīng)理協(xié)商抽調人員，去公司外尋找專(zhuān)家等等。這些需要項目經(jīng)理有很強的組織協(xié)調能力。

　�。�3）團隊建設：培養團隊成員的能力以及促進(jìn)成員之間的溝通交流，以提高項目績(jì)效。

　�。�4）團隊管理：跟蹤團隊成員的績(jì)效，提供反饋，解決問(wèn)題，協(xié)調變更事宜以提高項目績(jì)效。

　　2.6.項目溝通管理在項目投標過(guò)程中，項目經(jīng)理對外需要和業(yè)主，供應商進(jìn)行溝通，對內需要和高層管理者，職能經(jīng)理，項目團隊成員進(jìn)行溝通，團隊成員之間也需要有效溝通。項目溝通管理主要分為以下幾個(gè)過(guò)程：（1）溝通規劃：根據項目團隊的溝通需求規劃溝通方式。例如建立一個(gè)共享目錄來(lái)存放投標項目文檔；確定項目文件編寫(xiě)的簽入簽出規則；采用郵件還是BBS來(lái)進(jìn)行信息交流；項目會(huì )議的召開(kāi)方式等等。

　�。�2）信息發(fā)布：將項目信息及時(shí)通過(guò)到項目團隊成員。

　�。�3）績(jì)效報告：將當前項目的進(jìn)展，狀態(tài)等信息及時(shí)報告給公司管理層。

　�。�4）項目干系人管理：對項目團隊，公司管理層，業(yè)主，供應商等項目干系人進(jìn)行溝通及管理。

　　在投標過(guò)程中，與業(yè)主和供應商進(jìn)行溝通時(shí)，要注意在一些關(guān)鍵事項上要采用正式的溝通方法，如備忘錄等。這些關(guān)鍵事項包括標書(shū)變更，供應商的報價(jià)等等。

　　2.7.項目風(fēng)險管理項目風(fēng)險管理工作主要包括風(fēng)險管理規劃，風(fēng)險識別、分析及應對，風(fēng)險監控三個(gè)過(guò)程。

　�。�1）風(fēng)險管理規劃：決定如何進(jìn)行，規劃和實(shí)施項目風(fēng)險管理活動(dòng)。

　�。�2）風(fēng)險識別、分析及應對：判斷會(huì )出現哪些風(fēng)險可能會(huì )影響項目，這些風(fēng)險出現的概率，影響程度及相應的應對措施，并記錄下來(lái)。

　�。�3）風(fēng)險監控：在整個(gè)投標過(guò)程中，跟蹤已經(jīng)識別出來(lái)的風(fēng)險，識別可能發(fā)生的風(fēng)險，并進(jìn)行有效應對。

　　在投標過(guò)程中，一般會(huì )存在以下幾個(gè)風(fēng)險：

　�。�1）有些需求難以響應，或者在現有的成本下難以響應……

　�。�2）廢標：常常是因為有些關(guān)鍵點(diǎn)沒(méi)做響應造成。

　�。�3）不能按規定投標：通常因為投標人不按時(shí)到達，沒(méi)帶身份證或一些關(guān)鍵文件造成的（4）中標后不能按標書(shū)承諾進(jìn)行服務(wù)：投標文件一旦中標，即具有法律效力。如果在投標文件中出現胡亂承諾，報價(jià)過(guò)低等現象，常常會(huì )造成以后在項目實(shí)施中不能履行而承擔法律風(fēng)險。

　　這些風(fēng)險需要項目經(jīng)理及項目團隊具有相當的經(jīng)驗以進(jìn)行有效識別并盡早應對。

　　三、投標項目的項目生命周期投標項目一般可以劃分為啟動(dòng)，計劃，實(shí)施，控制和收尾五大過(guò)程。

　　這五大過(guò)程的工作重點(diǎn)如下：

　　1.啟動(dòng)公司管理層確認參與投標并購買(mǎi)標書(shū)，并正式指定項目經(jīng)理。項目經(jīng)理根據項目需求確定項目成員。

　　2.計劃對項目工作范圍，工作時(shí)間，溝通方式，質(zhì)量管理，風(fēng)險管理進(jìn)行詳細計劃。

　　3.實(shí)施項目團隊根據工作計劃各自有條不紊地開(kāi)展工作。

　　4.控制項目團隊成員根據計劃對質(zhì)量，時(shí)間，風(fēng)險進(jìn)行控制。

　　5.收尾項目投標結束后，項目團隊總結經(jīng)驗教訓，并形成文檔，進(jìn)入公司知識庫，作為以后投標的經(jīng)驗積累。

　　信息系統的投標過(guò)程是一個(gè)典型的項目過(guò)程，只有有效運用了項目管理的知識框架來(lái)進(jìn)行項目管理，才能保證投標過(guò)程的可控，有效提高投標的質(zhì)量及保證團隊成員每次投標發(fā)揮穩定，進(jìn)而有效提高投標的成功率。