周例會(huì )是項目參與各方在項目實(shí)施過(guò)程中進(jìn)行例行溝通的重要手段，只有充分認識到周例會(huì )的作用與形式，明確流程并嚴格執行，才能提高周例會(huì )的效率與質(zhì)量。

　　在IT項目的周例會(huì )上，我們可能會(huì )或多或少的遇到以下描述的場(chǎng)景：

　　1、原定1個(gè)小時(shí)的周例會(huì )，結果開(kāi)到4個(gè)小時(shí)還沒(méi)有結束；

　　2、例會(huì )上只有領(lǐng)導在發(fā)言，其他人都在聽(tīng)。會(huì )議結束后，發(fā)現本子上記滿(mǎn)了領(lǐng)導的講話(huà)內容，根本沒(méi)有涉及項目中的問(wèn)題；

　　3、周例會(huì )上甲方的一個(gè)小組長(cháng)與乙方的一個(gè)小組長(cháng)開(kāi)始了口若懸河的辯論賽，其他的參加人員，不是觀(guān)眾就是評委，一片熱火朝天、欣欣向榮的景象；

　　4、周例會(huì )上有人在練三心二意功法：耳朵在聽(tīng)別人發(fā)言、眼睛看著(zhù)筆記本的屏幕、心里想著(zhù)今天的晚餐，其間還要收發(fā)一兩條短消息，與臨座位的與會(huì )者交頭接耳。

　　5、開(kāi)了兩個(gè)小時(shí)的周例會(huì )，大家都已經(jīng)說(shuō)得口干舌燥，卻仍然不能得到一個(gè)結果。

　　6、定在9點(diǎn)鐘開(kāi)始的例會(huì )，到了9點(diǎn)半時(shí)，人員還沒(méi)有到齊，實(shí)際開(kāi)會(huì )時(shí)間總會(huì )比預定時(shí)間晚上半個(gè)小時(shí)；

　　7、周例會(huì )開(kāi)完了，沒(méi)有參加的人需要四處去詢(xún)問(wèn)開(kāi)會(huì )人，“我說(shuō)哥們，這周例會(huì )都講了些什么？”，結果是問(wèn)一個(gè)人回答一個(gè)版本。

　　8、周例會(huì )上，針對技術(shù)架構是采用實(shí)時(shí)接口還是非實(shí)時(shí)接口，進(jìn)行SWOT討論，懂技術(shù)的人聽(tīng)得津津有味，不懂技術(shù)的人如聽(tīng)天書(shū)。

　　9、周例會(huì )開(kāi)始后，無(wú)人發(fā)言，最后只好草草收場(chǎng)，看起來(lái)項目進(jìn)展很順利，最后卻是難逃項目延期的命運。

　　這些場(chǎng)景往往或促成我們對周例會(huì )機制的抱怨，或使參與者對周例會(huì )的內容漠不關(guān)心，甚至懷疑周例會(huì )本身就是一個(gè)錯誤。究其原因，還是周例會(huì )自身的定位與實(shí)現方式存在著(zhù)認識上的不足，下面將從周例會(huì )的作用、形式、流程上進(jìn)行說(shuō)明，從而使更多的人了解周例會(huì )，盡可能的提高周例會(huì )的效率與質(zhì)量。

　　周例會(huì )的作用與形式

　　IT項目的周例會(huì )是項目管理與項目溝通的重要手段之一。假設項目建設過(guò)程中，全體人員都有把握在即定的范圍、時(shí)間、成本之內完成項目，而項目涉及的資源情況、外部相關(guān)環(huán)境、內部環(huán)境都不發(fā)生變化，項目成員之間信息溝通順暢、理解一致的情況下，項目的周例會(huì )或許是沒(méi)有存在的必要性了�，F實(shí)卻是需要我們尊重這些假設，需要我們隨時(shí)的應對當這些假設不成立時(shí)引起的變更，IT項目的特點(diǎn)之一就是在變化中建設，在變化中更成熟。多數情況下，一期項目的結束，往往伴隨著(zhù)下一期項目的開(kāi)始。這與最近十幾年，信息產(chǎn)業(yè)日新月異的高速發(fā)展密不可分。

　　周例會(huì )是項目參與各方在項目實(shí)施過(guò)程中進(jìn)行例行溝通的重要手段。甲方、乙方、監理方、相關(guān)利益方等通過(guò)周例會(huì )來(lái)交換彼此的問(wèn)題、意見(jiàn)、可能承擔的風(fēng)險等，共同討論項目范圍、時(shí)間、成本的變化情況。周例會(huì )需要對每周的項目實(shí)施狀態(tài)進(jìn)行總結與分析，調整下一周的項目任務(wù)計劃，分析當前的項目實(shí)施情況與項目的整體計劃安排之間的支撐關(guān)系，周例會(huì )需要明確反映、記錄項目各方對項目當前狀態(tài)的意見(jiàn)與決策。

　　一般在項目初始階段，就需要在項目配置文件的溝通管理章節中對周例會(huì )進(jìn)行說(shuō)明，主要有以下幾點(diǎn)內容：周例會(huì )的召開(kāi)時(shí)間、地點(diǎn)、主持人員、參與人員、周例會(huì )的介紹模板、會(huì )議紀要模板、會(huì )議紀要的審核流程、會(huì )議紀要的發(fā)送人員列表、周例會(huì )過(guò)程簡(jiǎn)介、周例會(huì )基本要求、特殊情況處理等內容。這種事先的約定，一旦得到了各方的認可，就需要按規定嚴格執行，這是項目實(shí)施中的“法律”，是項目參與者的游戲規則。溝通管理是貫穿整個(gè)項目生命周期的，其中關(guān)于項目的周例會(huì )的相關(guān)規定，也會(huì )在項目的生命周期中進(jìn)行調整。無(wú)論如何調整周例會(huì )的規定，周例會(huì )應該具有的元素都是必不可缺的。例如：會(huì )議紀要的審核流程可以增加或是簡(jiǎn)化環(huán)節，變更人員，調整審核的約定時(shí)間，審核的手段方式等，但審核本身是必要的，會(huì )議紀要一定需要各方的審核后，才是可以存檔與發(fā)布的版本。通過(guò)對這些要素的理解，制定嚴格的流程，才能減少或避免上述的一些不合適的場(chǎng)景的出現。