這么些年來(lái)，大大小小經(jīng)歷了一些信息系統的實(shí)施項目，有一部分是協(xié)助別人進(jìn)行項目的實(shí)施工作，有一部分是自己負責管理項目的實(shí)施工作，另外還有一部分是通過(guò)各種渠道了解的別人的項目實(shí)施工作，在這個(gè)過(guò)程中也在不斷地思索一些管理方面的問(wèn)題。信息系統的實(shí)施工作是紛繁復雜的，走過(guò)了這么些年，令自己欣慰的是積累了一些成功的經(jīng)驗，另外一個(gè)感觸就是一次次發(fā)現可改進(jìn)之處的欣喜和感悟，現在就將項目管理過(guò)程中本人關(guān)于文檔管理的一些潛質(zhì)拙見(jiàn)通過(guò)本文進(jìn)行一個(gè)分享。

　　在此前的關(guān)于信息系統的項目實(shí)施管理整個(gè)過(guò)程的文章中也提到過(guò)一些文檔管理的內容，撰寫(xiě)此文的目的在于更加詳實(shí)的表達我對項目管理過(guò)程中的文檔管理的一些理解。

　　文檔管理的重要性

　　一直以來(lái)，有很多的人都在說(shuō)文檔管理的重要性，最耳熟能詳的莫過(guò)于軟件項目中的人員變動(dòng)以后后面的人無(wú)法識別之前的代碼，或者識別的成本較高。事實(shí)情況是，就算人員不變動(dòng)，時(shí)間長(cháng)了，當時(shí)的編寫(xiě)者也不會(huì )記得當時(shí)的思路是什么，因為時(shí)間會(huì )消磨一些東西，另外每個(gè)人的想法和思維方式也在發(fā)生變化。

　　一個(gè)項目組織在進(jìn)行一些想法的溝通時(shí)，由于個(gè)人知識結構的不同、所處的地位立場(chǎng)不同等原因也會(huì )導致對一個(gè)想法的最終實(shí)現方案的認知上存在差異，最終落實(shí)到方案上也會(huì )有所不同，通過(guò)一個(gè)書(shū)面的文檔可以將每個(gè)人的認知形成一個(gè)統一的認知，減少不必要的溝通障礙。同時(shí)明確的文檔也可以給參與者更多思考的空間。

　　為了達到一個(gè)好的溝通交流方式，我們需要各式各樣的文檔，在現實(shí)的項目管理過(guò)程中也確實(shí)存在了大量的文檔，每個(gè)人都認為文檔是重要的，但是當真正文檔到來(lái)的時(shí)候又開(kāi)始困擾了，會(huì )不自覺(jué)的有些厭煩和無(wú)從下手。做文檔的過(guò)程是辛苦的，更是麻煩的，原來(lái)幾句話(huà)的事情在有了文檔以后變得異常麻煩，需要對應好格式，需要不同人員的審核和認可，難免就會(huì )覺(jué)得麻煩；而在自己做完文檔以后發(fā)現可用性并不如想象中的那么高，真正想要的文檔不知道到哪里去找，不同的文檔說(shuō)法不統一，等等諸如此類(lèi)的問(wèn)題讓使用者有點(diǎn)無(wú)從下手。

　　或許是印證了一句話(huà)，叫做事情做的沒(méi)有頭緒的時(shí)候就想到了管理，對于那些各式各樣的文檔同樣不會(huì )例外。

　　文檔管理的方式

　　在文檔管理的過(guò)程中，需要把握住一些重要的原則和方法，這樣可以讓我們的文檔真正達到我們預期的目的。

　　文檔模板的管理

　　面對各類(lèi)紛繁復雜的文檔，如果各式各樣，每個(gè)人一個(gè)風(fēng)格，不論從美觀(guān)性和可讀性上都會(huì )有影響，所以在文檔管理中的過(guò)程中需要建議一套文檔的模板。

　　在建立文檔模板時(shí)，需要對一些格式進(jìn)行要求，需要將一些基本的要素固化到文檔模板中，確保文檔需要的內容能夠在文檔中體現，例如文檔的頁(yè)眉頁(yè)腳、文檔變更歷史、文檔的目錄方式、文檔的字體等。

　　在建立文檔時(shí)，要注意做好文檔的分類(lèi)，各種分類(lèi)有一個(gè)清晰的定義，使用者可以清楚地知道實(shí)際使用時(shí)要采用哪種模板。如果是使用共享目錄方式管理文檔，需要在一個(gè)相對容易找到的文件夾目錄中存放模板，如果是使用信息系統方式進(jìn)行模板管理，最好能夠在首頁(yè)進(jìn)行一個(gè)連接，或者是讓使用者可以快速的搜索到。在建立分類(lèi)時(shí)，需要含有一個(gè)共同類(lèi)，或者叫做公用類(lèi)，因為在實(shí)際的使用過(guò)程中總是會(huì )有一些新的類(lèi)別出現，也會(huì )有一些無(wú)法進(jìn)行分類(lèi)的文檔，這個(gè)時(shí)候就可以通過(guò)共同類(lèi)進(jìn)行管理。

　　對于文檔模板的變更需要能夠做到及時(shí)告知使用者，并做好版本管理。

　　文檔目錄的管理

　　為了能夠在紛繁復雜的文檔中找到需要的文檔，需要在進(jìn)行文檔管理時(shí)建立一套完整的文檔目錄體系，主要包括文檔的索引管理和文檔的分類(lèi)管理。

　　在進(jìn)行文檔管理前，需要對不同的文檔建立一個(gè)分類(lèi)，建議不同的分類(lèi)可以便于文檔的查找，也可以針對不同的分類(lèi)制定不同的管理要求。如果是文件夾方式管理，還需要分別不同的文件夾內容的安排以及權限的控制，因為文件夾管理的特殊性，需要注意其權限管理的簡(jiǎn)潔化；如果是采用信息系統管理，需要注意類(lèi)型的編碼體系的建立。一個(gè)好的文檔分類(lèi)體系可以讓使用者方便地進(jìn)行文檔的歸類(lèi)和查找，文檔的分類(lèi)在一些管理過(guò)程中還需要注意歸檔管理的需求。

　　對于文檔，需要建立一套索引機制，這里之所以特別提出索引機制，是因為在日常的文檔使用中，會(huì )發(fā)現一些很多類(lèi)似的文檔，或者類(lèi)似的內容說(shuō)明，由于不同的撰寫(xiě)者會(huì )對一些基本的概念或者原則的說(shuō)明會(huì )存在一些差異，這個(gè)時(shí)候就需要能夠有一個(gè)索引來(lái)明確什么是最準確的，這一點(diǎn)在項目管理過(guò)程中特別重要，因為一個(gè)項目組往往會(huì )不時(shí)的發(fā)生一些變動(dòng)，后來(lái)人面對多個(gè)說(shuō)法時(shí)很難知道什么是對的，同時(shí)一些實(shí)際情況也會(huì )發(fā)生變動(dòng)，一些說(shuō)法也需要進(jìn)行修正，而之前的一些文檔也無(wú)法進(jìn)行更正，所以這個(gè)時(shí)候也需要有一個(gè)索引來(lái)明確正確的說(shuō)法，這一點(diǎn)問(wèn)題也可以通過(guò)文檔版本的管理加以改善。另外對于那些紛繁復雜的文檔，有些只是事務(wù)性的，通過(guò)一個(gè)索引的方式，可以將一些重點(diǎn)的內容放在一個(gè)突出的位置，便于進(jìn)行檢索和閱覽。

　　不論是文件夾方式還是信息系統方式，都需要注意對文檔的權限管理，特別是對一些歸檔的文檔，避免歸檔的文檔被不正確的修改或者刪除。

　　文檔的命名規范

　　各種文檔，如果名稱(chēng)多樣，或者名稱(chēng)含義模糊將會(huì )造成使用和交流上的不便，需要建立一套有效的命名規范體系。

　　對于文檔的名稱(chēng)，首先需要名稱(chēng)能夠容易識別，有些使用者不是很注意文檔的名稱(chēng)，經(jīng)常直接用文件的默認名稱(chēng)，或者就是一個(gè)自己的姓名、項目的名稱(chēng)等，其他的使用者很難識別是什么類(lèi)型的文檔。

　　在文檔的使用過(guò)程中，可以規定在文檔的某些部位必須放置文檔的類(lèi)型或者某些其他關(guān)鍵字，例如將要求將文檔的類(lèi)別放在文件名的頭部，對于月度性的文檔，規定頭部必須放某年某月，等等。

　　對于一些分不同版本的文檔，可以要求分不同的版本進(jìn)行管理，文件名稱(chēng)中注明版本號，對于終稿等一些標志性的內容可以加一些特殊的標識，這樣可以明確其重要性和權威性。

　　這些方式將有助于文檔的文件名的整潔和清晰，使用者在查找時(shí)也較為方便。在進(jìn)行文檔的交互調整過(guò)程中，也可以增加一些日期或者修改者的標識來(lái)進(jìn)行傳遞，主要的目的在于能夠唯一識別一個(gè)文檔，減少互相溝通的障礙。

　　文檔的變更管理

　　文檔在使用過(guò)程中發(fā)生變更是很常見(jiàn)的現象，對于發(fā)生變更的文檔，需要通過(guò)手段加以約束，最常用的方法就是版本的管理，對于形成的文檔及時(shí)進(jìn)行歸檔保存。

　　文檔發(fā)生變更時(shí)，需要能夠做到兩點(diǎn)：第一，文檔有清晰的變更記錄，主要是針對變化的部分，不能讓每個(gè)使用者在文檔發(fā)生變化后都需要把文件通篇讀一遍；第二，文檔的最終版本要能方便的閱覽，如果出現只能看變更歷史才知道最終版本的話(huà)將大大提高使用成本。

　　在文檔發(fā)生變更時(shí)，需要能夠通過(guò)必要的途徑通知相關(guān)人，例如通過(guò)郵件通知或者公告通知的方式，避免新的文檔產(chǎn)生后還有大量的使用者使用舊的文檔，在實(shí)際操作環(huán)境中，ISO9000管理使用的簽字回收重要文檔的方式很值得借鑒，當然對一些電子文檔需要采用一些其他變通的方式來(lái)處理。

　　文檔的審核制度

　　很多文檔作為一種指導性文件，需要有一定的嚴肅性和權威性，因而對文檔進(jìn)行必要的審核是必須的。

　　文檔的審核時(shí)機一般為文檔建立時(shí)和文檔發(fā)生變更時(shí)，對于文檔的適用范圍的變更也應該進(jìn)行必要的審核。通過(guò)文檔的審核，可以檢查是否存在錯誤的事項或者一些不合理的事項，撰寫(xiě)者和審核者所處的崗位不同、知識結構不同，對于一個(gè)文檔如何撰寫(xiě)的角度和看法也會(huì )不同，在后續的審核過(guò)程中能夠很好的進(jìn)行文檔的校正。同時(shí)，文檔的審核機制也可以明確各自崗位的責任。

　　后記

　　信息系統的實(shí)施是一個(gè)負責的管理過(guò)程，需要方方面面的管理工作配合到位，文檔作為一種日常交流的重要依據和工作成果的總結顯得尤為重要，在文檔管理的過(guò)程中既要注意嚴肅性，又要能兼顧靈活性，要本著(zhù)在達到正常的規范性的基礎上盡可能地方便使用者的使用和交流，提高使用效率。

　　文檔管理工作在其他的一些管理工作中同樣是一個(gè)重要的內容，很多大型企業(yè)都會(huì )有一個(gè)專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)進(jìn)行文檔的歸檔管理，這些都能充分體現文檔管理的重要性之所在。