文件的價(jià)值文件能夠溝通意圖、統一行動(dòng)，其使用有助于：

　　a）滿(mǎn)足要求和質(zhì)量改進(jìn)；

　　b）提供適宜的培訓；

　　c）重復性和可追溯性；

　　d）提供客觀(guān)證據；

　　e）評價(jià)質(zhì)量管理體系的有效性和持續適宜性。

　　文件的形成本身并不是目的，它應是一項增值的活動(dòng)。

　　質(zhì)量管理體系中使用的文件類(lèi)型在質(zhì)量管理體系中使用下述幾種類(lèi)型的文件：

　　a）向組織內部和外部提供關(guān)于質(zhì)量管理體系的一致信息的文件，這類(lèi)文件稱(chēng)為質(zhì)量手冊；

　　b）表述質(zhì)量管理體系如何應用于特定產(chǎn)品、項目或合同的文件，這類(lèi)文件稱(chēng)為質(zhì)量計劃；

　　c）闡明要求的文件，這類(lèi)文件稱(chēng)為規范；

　　d）闡明推薦的方法或建議的文件，這類(lèi)文件稱(chēng)為指南；

　　e）提供如何一致地完成活動(dòng)和過(guò)程的信息的文件，這類(lèi)文件包括形成文件的程序、作業(yè)指導書(shū)和圖樣；

　　f）為完成的活動(dòng)或達到的結果提供客觀(guān)證據的文件，這類(lèi)文件稱(chēng)為記錄。

　　每個(gè)組織確定其所需文件的多少和詳略程度及使用的媒體。這取決于下列因素，諸如組織的類(lèi)型和規模、過(guò)程的復雜性和相互作用、產(chǎn)品的復雜性、顧客要求、適用的法規要求、經(jīng)證實(shí)的人員能力以及滿(mǎn)足質(zhì)量管理體系要求所需證實(shí)的程度。