2008年6月24日，住房和城鄉建設部辦公廳下發(fā)了《關(guān)于積極防御地震等自然災害充分發(fā)揮城建檔案作用的通知》（建辦檔[2008]39號），通知要求：

　　一、堅持依法治檔，緊緊圍繞災后恢復重建，防御自然災害，確保城市安全運行，全面做好城建檔案的收集、利用、管理和服務(wù)工作。各級建設（規劃）行政主管部門(mén)要認真貫徹落實(shí)《汶川地震災后恢復重建條例》（國務(wù)院令第526號），按照《條例》第七十條“地震災區的各級人民政府及有關(guān)部門(mén)和單位，應當對建設項目以及地震災后恢復重建資金和物資的籌集、分配、撥付、使用情況登記造冊，建立、健全檔案，并在建設工程竣工驗收和地震災后恢復重建結束后，及時(shí)向建設主管部門(mén)或者其他有關(guān)部門(mén)移交檔案”的規定，積極督促有關(guān)部門(mén)和單位建立、健全災后重建工程項目檔案，并要求各單位在工程項目竣工驗收后，及時(shí)向建設（規劃）行政主管部門(mén)移交檔案。各有關(guān)地區城建檔案館（室）要充分利用城建檔案為搶險救災、搶修市政基礎設施、評估檢測和鑒定房屋建筑、防御自然災害、災害調查評估、災后恢復重建規劃及實(shí)施等工作，提供詳實(shí)的資料和依據。

　　二、積極組織開(kāi)展城建檔案異地備份、應急預案等工作，提高應對、處置自然災害和突發(fā)公共事件的能力，確保城建檔案的安全和應急利用。各級建設（規劃）行政主管部門(mén)要高度重視并積極督促城建檔案館（室）開(kāi)展檔案信息化建設，根據工作需要適時(shí)、有序推進(jìn)館藏檔案數字化，并加強與其他省市建設（規劃）行政主管部門(mén)之間的聯(lián)系與協(xié)作，通過(guò)東西結合、南北合作以及省市之間的協(xié)作，積極開(kāi)展本地重要城建檔案的電子化、數字化載體在異地備份的相關(guān)工作。各城建檔案館（室）在開(kāi)展檔案計算機管理的同時(shí)，要定期制作、打印紙質(zhì)的館藏檔案總目錄和分類(lèi)目錄，確保緊急狀態(tài)下對檔案的查找利用。在城建檔案的報送、移交和管理工作中，必須堅持紙質(zhì)檔案與電子檔案并重的原則。各地城建檔案館還應制定針對地震等自然災害以及突發(fā)公共事件的應急預案，并適時(shí)加強平時(shí)的應急演練，不斷提高應對、處置自然災害和突發(fā)公共事件的能力。

　　三、嚴格執行國家檔案館建設標準規范，切實(shí)加強各地城建檔案館（室）的建設，抓緊開(kāi)展城建檔案館抗震安全檢查和改造加固工作。各地要嚴格按照《檔案館建設標準》以及《檔案館建筑設計規范》等的要求，切實(shí)加強城建檔案館館房的建設，保證檔案館建設項目的工程質(zhì)量，提高城建檔案館的抗震設防能力和應對其他自然災害的能力，確保城建檔案安全。對現用的城建檔案館（室）館房，要組織有關(guān)專(zhuān)家和技術(shù)人員，開(kāi)展一次安全隱患、特別是抗震設防能力的檢查，凡存在工程質(zhì)量安全及抗震設防能力隱患的，要上報地方政府并商請有關(guān)部門(mén)，盡早采取措施進(jìn)行加固和改造。

　　四、加強城建檔案執法檢查工作，加大城建檔案收集工作力度，保障搶險救災和災后恢復重建等工作的查閱利用。各級建設（規劃）行政主管部門(mén)要加強城建檔案執法檢查工作，對違反《城鄉規劃法》、《建設工程質(zhì)量管理條例》、《汶川地震災后恢復重建條例》、《城市建設檔案管理規定》、《城市地下管線(xiàn)工程檔案管理辦法》等法律、法規和規章，拒不向城建檔案館（室）移交工程項目檔案的單位和個(gè)人，依法給予處罰。為保證搶險救災和災后重建對城建檔案的查閱利用需要，各級建設（規劃）行政主管部門(mén)要適時(shí)組織開(kāi)展一次對本地重要建筑、重要基礎設施（尤其是地下管線(xiàn)）的檔案資料普查清查工作，凡沒(méi)有向城建檔案館（室）歸檔移交的，要督促其限期移交。各級建設行政主管部門(mén)還要加大對鄉鎮建設檔案的收集管理力度，將鄉鎮建設檔案納入城建檔案館（室）的接收范圍，實(shí)行城鄉建設檔案的統一管理。

　　五、加強對自然災害及災后重建檔案信息資料的收集管理，為日后查考留下寶貴資料。災區各地城建檔案館及有關(guān)地區城建檔案館（室）要積極協(xié)助和配合各級抗震救災工作機構，認真搜集、記錄和保存損毀建筑物、構筑物的文字、聲像及樣品資料，以及在抗震救災、恢復重建過(guò)程中形成的檔案資料（包括紙質(zhì)文件、照片、聲像資料、電子文件等），為今后工作查考、歷史研究、經(jīng)驗借鑒等留下重要參考資料。

　　六、高度重視城建檔案工作，進(jìn)一步加強對城建檔案工作的領(lǐng)導。各級建設（規劃）行政主管部門(mén)要充分認識城建檔案工作的重要性，切實(shí)履行對城建檔案工作的管理職責，進(jìn)一步加強對城建檔案管理機構的領(lǐng)導，把城建檔案工作納入建設事業(yè)的發(fā)展規劃和年度計劃，納入職責考核范圍，及時(shí)研究和解決城建檔案工作發(fā)展中的重大問(wèn)題，特別是在加大經(jīng)費投入、配備高素質(zhì)人才、保持機構人員穩定等方面給予充分關(guān)注，為保證城建檔案事業(yè)的可持續發(fā)展，充分發(fā)揮城建檔案的作用打下堅實(shí)基礎。