企業(yè)現行文件和檔案管理應用計算機技術(shù)的歷程，不僅記錄著(zhù)企業(yè)現行文件和檔案規范化、系統化管理的軌跡，而且反映著(zhù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理和產(chǎn)品開(kāi)發(fā)信息化的進(jìn)程。根據計算機技術(shù)在企業(yè)現行文件和檔案管理中應用的環(huán)節、功能及運作的不同，可以把其劃分為以下三大階段：

　　一、現行文件和檔案管理分別應用計算機技術(shù)階段

　　現行文件應用計算機技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統（MIS　的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點(diǎn)內涵是共同的，即其一，管理信息系統的建立是依托于企業(yè)管理職能系統，并為之服務(wù)。它一般都先從會(huì )計核算電算化開(kāi)始，應用商品化的會(huì )計軟件管理帳務(wù)、應收和應付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會(huì )計核算電算化的基礎上完成財務(wù)管理電算化，運用計算機輔助完成財務(wù)分析和編制財務(wù)計劃。隨后，把計算機技術(shù)擴展到采購、銷(xiāo)售、庫存及人事管理。運用計算機實(shí)現財務(wù)管理及這些管理在數據上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計算機技術(shù)運用于生產(chǎn)管理，實(shí)現生產(chǎn)計劃編制和生產(chǎn)指揮調度的計算機化①；其二，管理信息系統的職能主要是對正在形成的現行信息進(jìn)行收集、加工及處理。

　　現行文件應用計算機技術(shù)是現代企業(yè)加強各項管理所需要的，是企業(yè)管理運用計算機技術(shù)的直接體現和必然結果。

　　檔案管理應用計算機技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著(zhù)錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動(dòng)編制案卷目錄、專(zhuān)題目錄、分類(lèi)目錄等；其二，用計算機進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著(zhù)錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進(jìn)行登記與統計。

　　總之，在計算機技術(shù)應用于企業(yè)管理之初，現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術(shù)解決原由手工操作的各項文件管理工作。

　　二、現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術(shù)階段

　　由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個(gè)階段，所以任何一階段應用計算機技術(shù)不僅會(huì )對另一階段的工作帶來(lái)影響，而且其系統功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實(shí)現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術(shù)的研究，開(kāi)發(fā)文檔管理一體化系統軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開(kāi)發(fā)或購買(mǎi)了文檔管理一體化系統軟件，進(jìn)行現行文件和檔案管理的綜合化管理。

　　第二階段不同于第一階段的特點(diǎn)和難點(diǎn)在于，現行文件和檔案自動(dòng)化管理子系統之間的接口�，F在各企業(yè)應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同。

　　不管企業(yè)應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術(shù)的應用僅是使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化，并未對現行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。

　　三、電子文件階段

　　電子文件這一概念的出現是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開(kāi)了全國CAD應用工程工作會(huì )議，會(huì )上宋健主任指示：這件工作要請國家技術(shù)監督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問(wèn)題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長(cháng)館長(cháng)會(huì )議的講話(huà)上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤(pán)存儲、歸檔及管理要求》�J試行稿　國家標準的基礎上，在35個(gè)企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn)，為實(shí)現我國電子文件管理規范化和現代化探索辦法和積累經(jīng)驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開(kāi)了電子文件管理研究專(zhuān)家研討會(huì )。該會(huì )的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動(dòng)化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤(pán)存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個(gè)標準的征求意見(jiàn)稿進(jìn)行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設計研究院�J中國兵器工業(yè)第五設計研究院　召開(kāi)了CAD電子文件應用光盤(pán)存儲技術(shù)宣講演示會(huì )。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國際學(xué)術(shù)研討會(huì )”�？梢�(jiàn)，有關(guān)電子文件及其管理問(wèn)題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。

　　關(guān)于什么是電子文件，美國聯(lián)邦管理法規對其解釋為“電子文件包括數字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義。”⑥國際檔案理事會(huì )電子文件委員會(huì )的定義為“電子文件是一種通過(guò)數字電腦進(jìn)行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤(pán)存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999　把電子文件解釋為能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤(pán)或光盤(pán)等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò )上傳送的數字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。

　　機讀文件�J僅指計算機識別的文件　最早產(chǎn)生于本世紀40－50年代。這一概念經(jīng)過(guò)近半個(gè)世紀的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著(zhù)計算機技術(shù)應用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個(gè)階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點(diǎn)。兩者的主要區別在于以下四方面：

　　其一，生成環(huán)境。機讀文件中的關(guān)鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個(gè)存儲區讀到另一個(gè)存儲區；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見(jiàn)，復制和識別是機讀文件的主要特點(diǎn)。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開(kāi)發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應用CIMS的必然結果。

　　其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現代信息技術(shù)的高度結合的基礎上。它要按照現代企業(yè)管理、科技開(kāi)發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據電子文件形成和作用的特點(diǎn)劃分管理程序與方法。

　　其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤(pán)及光盤(pán)等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò )上傳遞的代碼序列。

　　其四，管理者的構成。在機讀文件階段，紙質(zhì)文件管理者是文獻信息管理者構成的主體，而且文獻信息管理者是獨立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開(kāi)發(fā)人員和載體維護人員將是文獻信息管理者的構成主體，但文獻信息管理者將不再是獨立的群體，文獻信息管理者已不能獨立承擔起文獻信息管理職能。文獻信息管理系統功能的發(fā)揮將取決于文獻信息管理者、企業(yè)管理及技術(shù)開(kāi)發(fā)人員的有機結合和共同努力。

　　綜上可見(jiàn)，從機讀文件到電子文件概念的發(fā)展演變，體現著(zhù)管理信息和科技信息、現行信息和歷史信息、動(dòng)態(tài)信息和固態(tài)信息的高度集合。

　　需要指出的是：上三個(gè)階段的劃分，并不是依次替代關(guān)系。由于在任何一個(gè)企業(yè)，尤其是大型企業(yè)或企業(yè)集團，在現代信息技術(shù)的應用上很難一步到位，所以在企業(yè)中，三個(gè)階段，或者其中的兩個(gè)階段往往是長(cháng)期并存的。但可以肯定地說(shuō)：隨著(zhù)以計算機技術(shù)為基礎的現代科技的普及和發(fā)展，以及企業(yè)運用計算機技術(shù)解決生產(chǎn)、管理問(wèn)題的迫切需要，將使得企業(yè)利用計算機技術(shù)輔助各類(lèi)作業(yè)過(guò)程成為必然與可能。據有關(guān)調查，在1998年，500家國有工業(yè)企業(yè)中已有88%的企業(yè)采用了計算機進(jìn)行信息處理，502%企業(yè)的建成了與國家或省級信息中心聯(lián)網(wǎng)的信息系統。⑩顯然，電子文件階段將是21世紀現代企業(yè)文獻信息管理的發(fā)展方向與必然趨勢。筆者將另作文闡述企業(yè)電子文件管理系統運作的有關(guān)問(wèn)題。