組織經(jīng)過(guò)采購策劃，編寫(xiě)出擬采購產(chǎn)品的采購文件。采購文件是采購過(guò)程控制的指導性文件。采購部門(mén)根據采購文件的規定，去評價(jià)和選擇供方、編寫(xiě)合格供方名單、設定標書(shū)、簽訂合同、采購產(chǎn)品、對采購產(chǎn)品進(jìn)行驗證，甚至在與供方建立合作關(guān)系時(shí)，也應以采購文件的規定為基礎。
一般來(lái)說(shuō)，采購文件只編寫(xiě)一次。在產(chǎn)品進(jìn)行重新設計或重大改進(jìn)后，才需要重新編寫(xiě)。采購部門(mén)的采購活動(dòng)，不僅受采購文件的指導，而且還要受采購計劃的指導。采購計劃是根據組織的生產(chǎn)計劃編制的，可以分為年度計劃和月度計劃，一般只有采購的數量要求。從廣義上來(lái)說(shuō)，采購計劃的編制過(guò)程也可視為一種采購策劃，但那與質(zhì)量策劃有所不同，而且又較為簡(jiǎn)單。
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